Assistant(e) de bureau

Cadre organisationnel

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) appuie la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.

Le poste est située au Siège dans la représentation de la FAO à Kinshasa, République démocratique du Congo.

Objectif principal

L’assistant(e) de bureau effectue des opérations administratives courantes et des fonctions d’appui administratif et contribue au bon déroulement des activités de l’unité de travail.

Supervision reçue/exercée

L’assistant(e) de bureau rend compte à un ou plusieurs membres du personnel professionnel et reçoit ses directives de la part d’un(e) assistant(e) de bureau d’un grade plus élevé/d’un cadre supérieur. Il ou elle agit en toute indépendance s'agissant des questions courantes et consulte le ou la superviseur(se) sur les questions et les procédures nouvelles et/ou plus complexes. La supervision dont il ou elle fait l'objet consiste en conseils techniques et en instructions concernant les procédures à suivre, ainsi qu’en une formation sur le tas.

Relations de travail

L’assistant(e) de bureau interagit avec un ensemble de collègues au sein de l’unité administrative. Ces interactions consistent en échanges d'informations courantes et en apport de services d'appui administratif standard.

Fonctions et résultats essentiels

• Rédiger, taper à la machine et mettre en forme la correspondance courante ; mettre en forme des tableaux, rapports, présentations, publications et autres documents. • Recevoir, filtrer et rediriger les appels téléphoniques et les visiteurs ; répondre aux demandes courantes, internes et externes, et/ou les renvoyer vers les unités/contacts compétents. • Saisir, extraire, structurer et mettre à jour des informations et données provenant de diverses sources (par exemple Intranet, Internet, archives, etc.); présenter les résultats dans un format standard. • Créer et tenir des archives et des systèmes de référence selon les procédures standards. • Lancer, vérifier et suivre un ensemble d'opérations administratives dans les systèmes informatisés relatifs aux finances, aux voyages et aux ressources humaines. • Apporter un appui à l'organisation et à la gestion de réunions, ateliers et manifestations (par exemple prendre les dispositions voulues concernant les salles de réunion et autres installations). • Aider à l'organisation des voyages : transport, logistique, hébergement et documents. • Assurer la disponibilité des fournitures de bureau et veiller au bon entretien du matériel de bureau. • S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.

Impact du travail

L'assistant(e) de bureau participe au sein d'une équipe à la fourniture de services de bureau et de services d'appui administratif. Ses actions influent sur l'unité de travail dans son ensemble.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR - Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :

Formation : Éducation de niveau de fin d’études secondaires. Expérience : Deux ans d’expérience significative dans le travail d'appui administratif. Connaissances linguistiques : Connaissance pratique (niveau C) du français. Compétences informatiques : Connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.

Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d'affectation ou posséder un visa / permis de travail existant et résider à une distance de trajet du lieu d'affectation au moment de la candidature. "Distance de trajet" désigne la distance à l'intérieur de laquelle les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.

Compétences

• Être axé(e) sur les résultats • Travail d’équipe • Communication • Établir des relations constructives • Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

• Connaissance des normes en matière de communication et de documentation. • Connaissance des systèmes institutionnels informatisés de gestion financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et fonctionnements administratifs.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES - OPTIONNEL

• Connaissance pratique (niveau C) de l’une des autres langues de la FAO (anglais, arabe, chinois, russe, espagnol), de préférence de l’anglais. • Connaissance de la structure de l’Organisation.