Assistant(e) aux Opérations

Contract

This is a UNV International Specialist contract. This kind of contract is known as International UN Volunteer. It is normally internationally recruited only. More about UNV International Specialist contracts.

Sous l’autorité et la supervision directe du Operations Manager, l’Assistant(e) Administratif(ve) appuie les Opérations dans tous les processus administratifs en assurant un travail fiable et de haute qualité. L’Assistant(e) aux Opérations promeut une approche de travail prenant en considération les be-soins des destinataires des services, en conformité avec les règles et procédures du PNUD. Le/La volontaire travaillera en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, des Projets et des Programmes du Bureau, le personnel des Agences du Système des Nations Unies ainsi qu’avec le personnel du siège du PNUD, afin d’échanger des informations et de s’assurer qu’un service cohérent est délivré.

Sous l’autorité et la supervision directe du Operations Manager le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes: • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles. • Appui aux services administratifs et logistiques.

• Appui à la gestion des immobilisations et à l’entretien du bureau. • Participation à l’acquisition et au partage de l’information et des connaissances. • Recouvrement des coûts pour les services rendus. • Gestion du système de gestion du classement. • Gestion effective des emails. • Appui au fonctionnement efficace et efficient de l’Unité Opérations.

1. S’assurer de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles : • Veille à la conformité des activités administratives avec les règles, politiques et stratégies des Nations Unies/ PNUD. • Soutient le développement des processus du bureau et appuie l’élaboration des Procédures Standards des Opérations internes dans le domaine administratif en étroite consultation avec le superviseur direct et la direction du Bureau.

2. Apporter un appui effectif aux services administratifs et logistiques : • Joue un rôle de « Buyer » dans Atlas, établit les PO et lettres de commande et s’assure du recouvrement des coûts. • Appuie l’organisation dans les procédures d’approvisionnement, y compris la préparation des appels d’offres, les demandes de cotations, etc. • Apporte l’appui administratif et logistique nécessaire à l’organisation et la préparation des sé-minaires, conférences et ateliers du bureau. • Appui aux activités de l’Operations Management Team (OMT), notamment la collecte d’informations concernant les enquêtes commanditées par le Siège (enquêtes DSA, hardship survey, etc.) et appuie l’organisation des services communs. • Réceptionne et gère le stock des fournitures de bureau et des consommables informatiques. • Fait le suivi les demandes de renouvellement des cartes jaunes et autres privilèges du staff international du bureau. • Assiste l’unité des finances dans la préparation des budgets et la production des informations pour l’audit.

3. Appuyer à la gestion des immobilisations et à l’entretien du bureau : • Participe en cas de besoin au Comité chargé de l’inventaire physique des immobilisations du bureau et de celles relatives à la gestion des biens. • S’assure de l’entretien effectif des locaux, du matériel et du mobilier de bureau.

4. Participer à l’acquisition et au partage de l’information et des connaissances : • Appuie l’organisation des formations à l’intention du personnel des programmes/projets. • Participe aux formations du personnel chargé des opérations et des projets dans le domaine de l’administration. • Contribue aux réseaux d’échange d’informations et de bonnes pratiques.

5. Recouvrement des coûts pour les services rendus • Assure la répartition et la facturation aux agences pour l’utilisation des services de la valise diplomatique.

6. Assurer la gestion du système de Classement, • Met en place et tient à jour un système de classement des documents du bureau conformément au système de classification global du PNUD. • Assure la gestion et le classement efficient des dossiers. • S’assure que les normes de sécurité sont respectées en matière d’archivage et que les archives sont accessibles. • Prépare les correspondances et rapports relatifs aux activités du registry. • Participe à la création et à l’entretien du registry électronique, du système d’archivage en étroite collaboration avec le ITC.

7. Gestion effective des Emails : • Assure la réception, l’enregistrement, le dispatching et l’archivage électronique du courrier et des messages et e-mail. • Enregistre et prépare pour expédition les valises et les dépouille à leur arrivée.

8. Appuyer le fonctionnement efficace et efficient de l’Unité Opérations : • Réception le courrier ‘’arrivée’’ puis traitement suivant les instructions données par le Chargé des Opérations. • Création de réquisitions dans ATLAS et des vouchers avec ou sans bons de commande pour les Agences résidentes non-ATLAS (UNDSS, UNRCO). • Mise à jour et suivi du Plan de Travail Annuel des Opérations auprès des unités. • Etablissement d’attestations d’hébergement pour les collègues en mission au Burkina Faso. • Appui à l’organisation et la gestion des missions/visites extérieures : réservation d’hôtel et visite des chambres si besoin, secrétariat, les Travel Requests pour le paiement des DSA, l’établissement des ordres de mission, le suivi et traitement des formulaire F10 de remboursement de reliquat ou de clôture de la mission. • Assurer les travaux de secrétariat du département des Opérations en rédigeant et classant régulièrement les correspondances, documents, circulaires, memoranda et dossiers administratifs. • Appuyer la rédaction/mise à jour des délégations d’autorité, conformément à l’argus. • Prendre note et rappeler à l’attention de l’Operations Manager les questions importantes du département, noter les messages téléphoniques et gérer les rendez-vous. • Appuie le développement de relations harmonieuses entre le PNUD et ses principaux interlocuteurs. • Répondre efficacement aux diverses sollicitations du chargé des Opérations et des collègues des autres unités. • S’acquitter de toute autre tâche, dans le cadre de ses compétences et l’intérêt du bureau, qui lui serait assignée par son superviseur et toute autre tâche requise par le management du Bureau.

Compétences Générales : Démontre un engagement envers la mission, la vision et les valeurs du PNUD. Fait preuve d’adaptabilité et d’aptitude à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel. Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ; Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge ; Esprit d’initiative et bonne capacité de jugement et d’analyse.

Compétences Fonctionnelles : Gestion des connaissances et de l’apprentissage Démontre une culture du partage des connaissances et de l’expérience. Travaille activement dans le cadre d’un processus d’autoformation continue, suit un plan de formation personnel et met en pratique les connaissances nouvelles acquises. Développement et Efficacité opérationnelle Capacité à réaliser des tâches de base liées à l’administration telles que la recherche d’informations, le traitement des dossiers, le classement, la mise à disposition d’informations. Capacité à faire une mise à jour des données, à identifier et corriger les anomalies et incohérences. Capacité à identifier et résoudre les problèmes opérationnels. Capacité à assurer la confidentialité et à œuvrer sous la contrainte des délais.

Trois année d'expérience ans le domaine de la gestion administrative; la gestion logistique ou tout autre domaine équivalent. Une expérience dans le SNU sera un atout. Bonne connaissance des règles, réglementations et procédures administratives. Excellentes compétences informatiques et connaissance avérée d’ATLAS.

Les conditions de vie sont globalement bonnes. Le logement et les services de base sont accessibles à tous.