Finance & Economy

Assistant(e) aux Finances, SC5, Contrat de Service, Global Funds, Bangui (RCA) (622171)

Le PAM est pour la diversité. Il s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, de milieu ethnique ou social, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de statut VIH ou de handicap.

TITRE DU POSTE :

Assistant(e) aux Finances

TYPE DE CONTRAT/GRADE :

Contrat de service / SC5

UNITE/DIVISION :

Finance - Global Funds

LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays) :

Bangui, République Centrafricaine

Durée : douze (12) mois avec possibilité de renouvellement

Date de clôture : 27 Mars 2023 à minuit

CONTEXTE :

Le PAM fournit des services logistiques dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement des produits médicaux pour trois programmes de santé (paludisme, tuberculose et VIH) en République centrafricaine. Les trois programmes sont financés par le mécanisme de financement du Fonds mondial avec World Vision International et la Croix-Rouge Française comme récipiendaires principaux (PRs) de la subvention.

Le service du PAM comprend la réception, l’entreposage / stockage et la livraison de produits pharmaceutiques à plus de 830 points de distribution (dont 24 hôpitaux et autres centres / postes de santé) situés dans 80 sous-préfectures en République centrafricaine.

OBJET D’EMPLOI :

Soutenir efficacement la mise en œuvre du projet particulièrement pour les aspects financiers et d'administration afin de faciliter une utilisation transparente et efficace des ressources financières.

RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité globale du Chef de Projet et la supervision directe du Responsable Administratif et Financier pour le projet, l'Assistant (e) financier(e) aidera à la mise en œuvre du processus de la chaîne d'approvisionnement du Projet Fonds Mondial afin de permettre une gestion efficace et efficience de la chaine d’approvisionnement des produits médicaux. Il s’agit entre autres :

• Apporter un soutien en matière de procédures et techniques au personnel du projet dans les domaines des finances et du budget, afin de garantir le respect des procédures du PAM.
• Suivre les prévisions de dépenses mensuelles et fournir des rapports sur les dépenses afin de faciliter la prise de décision par le Management du Projet,
• Contribuer à la production des rapports internes et externes
• Faire le suivi des factures des fournisseurs dans l’outil de suivi de la facturation (ITS) et s’assurer de leur paiement dans les délais
• Traiter les réclamations des fournisseurs et leur fournir une réponse adéquate.
• Traiter les demandes d’avances par les partenaires de mise en œuvre du projet et autres créances, et s’assurer de leur liquidation dans le respect des procédures de gestion financière au PAM.
• Effectuer les transactions relatives aux engagements financiers et au processus de paiement dans l’application WINGS.
• Faire le suivi des factures proforma auprès des Premiers Récipiendaires du Fonds Mondial pour s’assurer de la disponibilité des fonds nécessaires à la mise en œuvre efficace des activités.
• Faire le suivi de tous les actifs du projet (actifs reçus des Récipiendaires Principaux et ceux acquis par le PAM) à travers un inventaire régulier.
• Assurer un bon archivage des documents administratifs et financiers du Projet afin de les rendre facilement accessibles et disponibles notamment pour des fins d’audit.
• Remplacer le point focal financier pour le projet en cas d’absence pour les tâches courantes.
• Autres tâches administratives et fonctions attribuées par le superviseur.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE:

Experience

• Expérience de quatre(4) à cinq(5) ans dans le domaine financier ; une expérience dans le domaine des activités administratives et financières du PAM étant un atout.
• Expérience dans la gestion des contrats de services avec les tiers.
• Expérience dans le suivi du budget et la production des rapports financiers.

Education : Avoir complété les études secondaires. Un certificat post-secondaire dans le domaine relatif à la présente annonce serait un atout.

Langues : Courant (niveau C) en Français. Des connaissances de l’anglais de travail sont un atout.

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:

Compétences

thématiques

MRPP

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Motivation

Comprendre et communiquer les

Objectifs stratégiques

Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM.

Être une force de changement positif

Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique.

Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe

Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires.

Faire connaître la mission du PAM au quotidien

Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM.

Ressources humaines

Rechercher des moyens

de renforcer les

compétences individuelles

Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités.

Créer une culture de l’ouverture d’esprit

Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents.

Accompagner et assurer un retour d’information constructif

Assure l'accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité.

Adopter et prôner une attitude volontariste

Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique.

Performance

Encourager l’innovation et les solutions

créatives

Recherche le moyen de faire preuve de toujours plus d'efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues.

Donner la priorité à l’obtention de résultats

Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience.

Prendre des engagements et s’y

tenir

Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris.

Savoir prendre des décisions

Décide de manière autonome des mesures à prendre lorsqu’il ou elle a un choix difficile à faire sur son lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

Partenariat

Relier et faire travailler

ensemble les unités du

PAM

Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique.

Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs

Recherche des possibilités de collaboration avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.

Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique

Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.

Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats

Adapte ses activités aux priorités de son ou sa responsable hiérarchique pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES:

Compétences

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Contrôles internes et mise en conformité

Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur possible application aux activités essentielles du PAM.

Budgétisation fondée sur la performance, analyse et établissement de rapports

Se montre capable de participer aux initiatives de planification des activités et d'établir à cet effet des budgets et des prévisions élémentaires par projet, en intégrant des informations issues de diverses sources si nécessaire pour effectuer le suivi des indicateurs de performance clés.

Gestion des ressources

Se montre capable de suivre l'évolution des effectifs au Siège et sur le terrain et l'utilisation des ressources par projet et d'établir les rapports y afférents.

Gestion financière et principes comptables

Met en application sa connaissance des principes et usages financiers et comptables pour garantir le respect des politiques du PAM, des procédures applicables et des normes comptables.

Connaissance de la chaîne d'approvisionnement et des opérations

Montre qu'il ou elle a une compréhension élémentaire des principes du PAM relatifs aux programmes, à la mise en œuvre et à la chaîne d'approvisionnement (notamment des modalités et de la structure des projets).

Toutes les décisions en matière d'emploi sont prises sur la base des besoins de l'organisation, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s'engage à offrir un environnement de travail inclusif, exempt d'exploitation et d'abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d'abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l'objet d'une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Aucun engagement, sous quelque forme que ce soit, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) des Nations Unies, de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires du système des Nations Unies ayant des responsabilités de contrôle sur le PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la cessation de ce service.

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Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org