Assistant(e) aux Finances

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

L’Unité des Finances veille à l’utilisation efficace et transparente des ressources financières et à l’intégrité des services financiers. Sous la supervision directe de l’Associée Principale aux Finances, l’Assistant (e) aux Finances fournit des services financiers en s’assurant de la qualité, de l’exactitude et de la consistance du travail effectué. L’Assistant(e) aux Finances promeut une approche basée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles et procédures financières du PNUD.

L’Assistant (e) aux Finances travaille en étroite collaboration avec l’équipe des Opérations, du Programme et des projets du bureau, le siège du PNUD d’autres agences des Nations Unies dans le but d’échanger des informations pertinentes sur les opérations financières du bureau, d’assurer une exécution correcte des services et résoudre certaines questions financières

Sous la supervision directe de l’Associée Principale aux Finances, l’Assistant(e) le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes : • Assurer le suivi et l’application des procédures et réglementations financières du PNUD ; • S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations par le suivi quotidien des bordereaux de paiement (vouchers) du bureau, des projets et Agences au niveau de l’unité des Finances depuis l’initiation des demandes de paiement en passant par la soumission à l’approbation jusqu’au classement ; • Participer à l’établissement des rapports financiers lors de la clôture financière trimestrielle et annuelle • S’occuper de la préparation des transferts bancaires, suivre les signatures et se rassurer de leur dépôt a la banque. • Assurer un système de classement et d’archivage efficace. Participer au classement électronique permettant une recherche rapide des documents. • Préparer, soumettre et suivre les demandes de remboursements de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA)

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste assumera les responsabilités détaillées suivantes : • S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD ; • Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements ; • Vérifier les documents de support des charges du bureau et initier les demandes de paiement à charger sur les budgets de fonctionnement du bureau • Vérifier les documents de support des charges des Agences non-Atlas et initier les demandes de paiement à charger sur les Agences sur base des Autorisations Financières • S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour l’initiation de demandes des paiements avec PO ; • Vérifier les documents de support et codes charges des demandes de paiement initiées dans Atlas et chargées sur les projets des Services Communs • Assurer le suivi des demandes de paiement jusqu’à la finalisation par GSSU et répondre aux questions de GSSC • Initier les écritures de correction des paiements à travers Accounts Payables par APJV (régularisation dans le journal comptable), assurer le nettoyage des vouchers avec exception afin d’éviter un impact négatif sur le dashboard ; • S’assurer de l’envoi journalier en signature de tous vouchers passés par le paycycle après impression des transferts bancaires à joindre aux vouchers et documents de support ; • S’assurer de l’envoi des transferts signés à la banque et s’assurer de la décharge par l’agent de la banque ; • S’assurer de la disponibilité des documents (vouchers, deposits, GL JE etc.) sollicités par les auditeurs dans le cadre des audits du bureau, DIM et NIM/NGO des projets et en assurer le classement après les audits et enfin mettre en œuvre les recommandations des audits ; mettre en place un cadre de contrôle interne efficace ; • Procéder au classement physique par rubriques ou par tout autre mécanisme efficace et facile d’accès par les collègues de l’unité. • L’archivage des dossiers des plus anciens aux plus récents ; • La numérisation des documents essentiels en cas de besoin ; • Le classement électronique des documents essentiels ; • Rechercher dans le classement tous les vouchers sur lesquels la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) et les photocopier pour constituer les documents de support de remboursement auprès de l’Office Burundais des Recettes (OBR) ; • Préparer un tableau qui détaille les transactions mensuelles concernées par la TVA en vue de soumettre la demande de remboursement de la TVA ; • Analyser et resoumettre les transactions rejetées par l’OBR en réunissant les conditions exigées par l’OBR ; • Rechercher dans le classement les vouchers permettant de facturer les services rendus dans le cadre du recouvrement des coûts • Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du superviseur de l’unité

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

• Aptitudes relationnelles, avec respect de la diversité culturelle et capacité d’adaptation à des contextes de travail difficiles et variés • Gestion des connaissances et apprentissage • Développement et efficacité opérationnelle • Leadership et maîtrise de soi • Être capable de travailler sous pression

comptabilité et gestion financière • Une connaissance du logiciel du système de la comptabilité propre au PNUD (ATLAS) constitue un atout ;

Avec une superficie de 27 834 km², une population estimée à 11,2 millions d'habitants et un PIB par habitant de 320 USD en dollars en 2017, le Burundi est l'un des pays les plus pauvres du monde. La croissance démographique est de 3,21%.

La situation sécuritaire s'est améliorée, à l'exception de quelques incidents isolés qui sont régulièrement enregistrés. Le service de sécurité de l'ONU a mis en place certaines mesures de sécurité auxquelles les volontaires et autres membres du personnel doivent adhérer.

Au Burundi, le climat est doux ou chaud, et varie selon l'altitude, alors qu'il y a peu de variations saisonnières de température. Une grande partie du pays est occupée par un plateau, à une altitude d'environ 1500/1800 mètres (5000/6000 pieds), mais à l'ouest il y a aussi une région plus basse, environ 800 mètres (2600 pieds), ainsi qu'une région montagneuse.