Assistant(e) aux Finances

Volunteering Finance & Economy

Overview

Provide quality financial services with accuracy and transparency

You have:

• Minimum 2 years of experience in financial management or related fields.
• Proficiency in Microsoft Office suite, especially Excel.
• Familiarity with UN financial regulations and procedures.
• Ability to work under pressure and adapt to changing environments.
• Excellent interpersonal and communication skills with regard to diverse cultures.

Contract

This is a UNV National Youth contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Youth contracts.

L’Unité des Finances veille à l’utilisation efficace et transparente des ressources financières et à l’intégrité des services financiers. Sous la supervision directe de l’Associée Principale aux Finances, l’Assistant (e) aux Finances fournit des services financiers en s’assurant de la qualité, de l’exactitude et de la consistance du travail effectué. L’Assistant(e) aux Finances promeut une approche basée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles et procédures financières du PNUD.

L’Assistant (e) aux Finances travaille en étroite collaboration avec l’équipe des Opérations, du Programme et des projets du bureau, le siège du PNUD d’autres agences des Nations Unies dans le but d’échanger des informations pertinentes sur les opérations financières du bureau, d’assurer une exécution correcte des services et résoudre certaines questions financières

Sous la supervision directe de l’Associée Principale aux Finances, l’Assistant(e) le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

• Assurer le suivi et l’application des procédures et réglementations financières du PNUD ; • Assurer un système de classement et d’archivage efficace. Participer au classement électronique permettant une recherche rapide des documents. • Préparer, soumettre et suivre les demandes de remboursements de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) • Assurer le suivi des paiements et participer à l’établissement des rapports financiers

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste assumera les responsabilités détaillées suivantes : • S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD ; • S’assurer de la disponibilité des documents (vouchers, deposits, GL JE etc.) sollicités par les auditeurs dans le cadre des audits du bureau, DIM et NIM/NGO des projets et en assurer le classement après les audits et enfin mettre en œuvre les recommandations des audits ; mettre en place un cadre de contrôle interne efficace ; • Procéder au classement physique par rubriques ou par tout autre mécanisme efficace et facile d’accès par les collègues de l’unité. • Le tri et la mise à jour du classement physique de manière chronologique. • L’archivage des dossiers des plus anciens aux plus récents ; • La numérisation des documents essentiels en cas de besoin ; • Le classement électronique des documents essentiels ; • Maintenir un système de classement et d’archivage des documents er rapports financiers au sein de l’unité des Finances ; • Rechercher dans le classement de tous les vouchers sur lesquels la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) et les photocopier pour constituer les documents de support de remboursement auprès de l’Office Burundais des Recettes (OBR) ; • Préparer un tableau qui détaille les transactions mensuelles concernées par la TVA en vue de soumettre la demande de remboursement de la TVA ; • Analyser et resoumettre les transactions rejetées par l’OBR en réunissant les conditions exigées par l’OBR ; • Rechercher dans le classement les vouchers permettant de répondre aux questions des agences • S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations par le suivi quotidien des bordereaux de paiement (vouchers) du bureau, des projets et Agences au niveau de l’unité des Finances depuis l’initiation du voucher en passant par la soumission à l’approbation jusqu’au classement ;

• Maintenir un système de contrôle des dépenses pour s`assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements sont effectués et que les comptes bancaires des bénéficiaires sont crédités ; • Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA avant d’initier les payments requests pour éviter une duplication dans les paiements ; • S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO ; • S’assurer de l’envoi journalier en signature de tous vouchers passés par le paycycle après impression des transferts bancaires à joindre aux vouchers et documents de support ; • S’assurer de l’envoi des transferts signés à la banque et s’assurer de la décharge par l’agent de la banque ; • Initier les écritures de correction des paiements à travers Accounts Payables par APJV (régularisation dans le journal comptable), assurer le nettoyage des vouchers avec exception afin d’éviter un impact négatif sur le dashboard ; • Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du superviseur de l’unité

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

• Aptitudes relationnelles, avec respect de la diversité culturelle et capacité d’adaptation à des contextes de travail difficiles et variés • Gestion des connaissances et apprentissage • Développement et efficacité opérationnelle • Leadership et maîtrise de soi

comptabilité et gestion financière • Une très bonne expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ; • Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain

Avec une superficie de 27 834 km², une population estimée à 11,2 millions d'habitants et un PIB par habitant de 320 USD en dollars en 2017, le Burundi est l'un des pays les plus pauvres du monde. La croissance démographique est de 3,21%.

La situation sécuritaire s'est améliorée, à l'exception de quelques incidents isolés qui sont régulièrement enregistrés. Le service de sécurité de l'ONU a mis en place certaines mesures de sécurité auxquelles les volontaires et autres membres du personnel doivent adhérer.

Au Burundi, le climat est doux ou chaud, et varie selon l'altitude, alors qu'il y a peu de variations saisonnières de température. Une grande partie du pays est occupée par un plateau, à une altitude d'environ 1500/1800 mètres (5000/6000 pieds), mais à l'ouest il y a aussi une région plus basse, environ 800 mètres (2600 pieds), ainsi qu'une région montagneuse.

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Added 4 years ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org