Assistant (e) aux Finances

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

Sous la supervision générale de l’Assistant Représentant Résident/Opérations et la supervision directe de l’Associé aux Finances, l’Assistant(e) aux Finances est chargé de l’exécution effective des services financiers, tout en s’assurant de la qualité, de l’exactitude et de la consistance du travail. L’assistant(e) aux finances est aussi chargé de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client et conforme à l’approche réglementaire du PNUD.

L’Assistant(e) aux Finances collabore étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets au niveau du Bureau Pays et du siège du PNUD en vue d’échanger des informations et de pourvoir des services de façon consistante.

Contribue à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles à travers les actions suivantes :

-Assurer la conformité des processus financiers, des documents et rapports financiers avec les règles, politiques et stratégie du PNUD;

-Assister dans la mise en œuvre des recommandations d’audits du Bureau et/ou des projets ;

-S’assurer du respect scrupuleux des règles, des procédures et politiques du PNUD contenues notamment dans les procédures et politiques du Programme et des Opérations (POPP) et le Cadre de contrôle interne (ICF) du Siège et celui du Bureau dans l’exercice des taches ci-dessous.

Veille sur le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts à travers les actions suivantes :

- Collecter les données de recouvrement de coûts des différentes sources (Services Ressources humaines, Service Achats, Service Finances), compilation, soumission pour approbation, envoi aux Agences, programmes et autres unités et suivre les recouvrements ;

-S’assurer du respect des dispositions liées au recouvrement de coût définies dans le Service Level Agreement (SLA), accord signé avec les Agences.

Fournit un appui comptable et administratif à l’unité des Finances à travers les actions suivantes :

- Procéder aux analyses AAA des dossiers d’avances et éditer les rapports pour alerter les chargés/associés/assistants de programme;

-Suivre les régularisations des avances spécialement les avances âgées de plus de 3 mois en

concertation avec le Programme;

-Analyser les comptes d’avances au personnel (compte 16108) et s’assurer de leur apurement dans les délais prescrits par les règles et procédures du PNUD ;

-S’assurer que les retours de dossiers aux projets ou Agences ou autres unités pour correction sont enregistrées et suivies ;

-Procéder à la revue hebdomadaire des classements des dossiers de vouchers,

-Participer aux travaux préparatoires mensuels du payroll de finalisation notamment les entrées des données dans HCM , les vérifications ainsi que les travaux de finalisation;

-Procéder à l’archivage physique et numérique hebdomadaire des dossiers de paiements (avances, paiements PO, paiements non-PO) et de régularisation (APJV, GLJE),

-Appuyer dans les taches liées à la clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle des comptes notamment l’analyse des comptes, l’apurement des exceptions et l’archivage des comptes analysés et certifiés ;

-Faire des recherches de dossiers physiques ou numérique de vouchers ou autres pièces comptables à la demande ou pour d’autres besoins notamment d’audit;

-S’assurer du respect scrupuleux des règles, des procédures et politiques du PNUD contenues notamment dans les procédures et politiques du Programme et des Opérations (POPP) et le Cadre de contrôle interne (ICF) du Siège et celui du Bureau dans l’exercice des taches ci-dessous.

Contribue au bon fonctionnement de la gestion de la trésorerie à travers les actions suivantes :

-S’assurer que les chèques émis ont été remis de manière diligente aux bénéficiaires et procéder à l’envoi diligent des Bordereaux de Transferts (BT) en banques ;

-En relation avec les banques, faire le suivi diligent du traitement des ordres de virement envoyés ;

- S’assurer que les Bordereaux de Transferts (BT) sont dûment classés.

Supporte l’acquisition et du partage de la connaissance dans le Bureau Pays à travers les actions suivantes:

- Participer aux formations et partages en finances et au besoin sur les projets ;

-Suivre régulièrement les échanges et discussions dans les réseaux de connaissance notamment yammer et les milieux spécialisés et faire éventuellement des contributions;

- Participer aux actions réquises, aux échanges et discussions dans le cadre du Clustering dans tous les domaines liés aux Opérations et en particulier les Finances ;

-S’approprier d’une façon approfondie des règles, politiques et procédures du PNUD contenues notamment dans les procédures et politiques du Programme et des Opérations (POPP) et le Cadre de contrôle interne (ICF) du Siège et celui du Bureau dans l’exercice de toutes les tâches assignées.

Toutes autres taches si nécéssaire aux Opérations

Qualifications/Requirements

Required degree level:

Bachelor degree or equivalent

Education - Additional Comments:

Diplôme universitaire en Gestion financière ou comptable

Required experience:

24 Months

Experience remark:

• 2 ans d’expérience, au niveau national ou international, dans le domaine des finances;

Language skills:

• French(Mandatory), Level - Fluent
• English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Area of expertise:

Finance, accounting and audit, Other finance, economics and administration related experience

Area of expertise details:

Finance, comptabilité, audit.

Driving license:

No

Competencies values:

Accountability, Adaptability and Flexibility, Client Orientation, Commitment to Continuous Learning, Ethics and Values, Integrity, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Working in Teams

Application procedure:

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Ceci est une annonce pour une affectation VNU national. Par conséquence, seuls les citoyens du Togo et les résidents légaux du Togo ayant une carte de résident de ce pays, le statut de réfugié ou d’apatride peuvent postuler à cette annonce. N’oubliez pas de cocher oui pour : « Je voudrais être considéré/e pour le volontariat dans mon pays. »

Date limite pour postuler : 15-11-2020