Assistant(e) aux achats/ logistiques

Contract

This is a LICA-4 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about LICA-4 contracts.

Background Information - Job-specific

Bureau de l'UNOPS en Tunisie fournit une gamme de services d'appui aux projets à des partenaires en Afrique du Nord. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, suivi et évaluation. Il propose également la gestion de fonds, de prêt et de subvention administration, l'approvisionnement, le renforcement des capacités locales, et la formation et l'assistance technique.

Functional Responsibilities

Sous la supervision du spécialiste de passation de marchés et logistique et du responsable de services d’appui, l’assistant(e) assumera les tâches suivantes :

1. Assurer la mise en œuvre du service des achats, en mettant l'accent sur ​​l'atteinte des résultats suivants:

• Assurer le respect intégral des règles et des procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés ;
• Aider le spécialiste de passation de marchés à organiser le processus des achats, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de l’UNOPS, ainsi qu’à la préparation des plans d'achats du bureau et/ou des projets et suivre leur exécution ;
• Créer des bons de commande (POs) sur le système oneUNOPS et vérifier s’ils sont dûment préparés, approuvés et expédiés ; et si cela nécessite prendre des mesures correctives sur les POs, ainsi que vérifier les erreurs de budget et s’il y a lieu d'autres problèmes ;
• Participer à l'élaboration des procédures opérationnelles standards en matière d’acquisition des biens/services/travaux, en consultation avec le superviseur direct ;

2. Soutenir le processus de gestion des contrats et de l'approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Appuyer le spécialiste de passation de marchés et logistique dans le processus d’approvisionnement notamment, la préparation des documents de consultation (RFQ, ITB ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire, demandes d’adjudication, suivant le plan de passation des marchés du bureau et/ ou projets ;
• Développer et mettre à jour une base de données pour les fournisseurs, ainsi que les enregistrer sur le système

3. Fournir au bureau et/ou projet un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d'approvisionnement ;
• Participer à l’assurance de la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l'inventaire a été fait ;
• Veiller à ce que toutes les pièces justificatives qui faciliteront la vérification et le contrôle soient disponibles.

4. Assurer le partage des connaissances au sein du bureau/projets pour atteindre les résultats suivants :

• Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats ;
• Contribution aux réseaux de connaissances et communautés de pratique ;

Réaliser toute autre activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.

L’impact sur les résultats:

• Bon montage de dossiers liés au processus de passation de marché ;
• Bonne gestion des fournisseurs ;
• Service rendu aux équipes du projet sur le terrain concernant l’achat et l’expédition des équipements et biens.

Education/Experience/Language requirements

Formation:

• Diplôme secondaire + minimum de 4 années d'expérience significative,
• Maitrise / Master en achat, logistique, gestion et/ou finance avec expérience souhaitable de préférence dans la gestion financière, administration ou en achat ou tout autre domaine connexe sera un atout

Expérience :

Ayant des responsabilités similaires, dans les marchés, la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la logistique (services de support administratif de financement sera un atout), de préférence dans de l'ONU ou dans d'autres grandes organisations internationales, y compris les ONG.

Langues :

Maitrise de la langue française et arabe lu, parlé, et écrit Niveau intérmediaire en anglais

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Type de contrat: L-ICA (Contrat de Prestataire Individuel local) Niveau du contrat: L-ICA-4 Durée du contrat: Ouverte, sous réserve des exigences organisationnelles, disponibilité des fonds et performance satisfaisante

Pour plus de détails concenrnant la modalité de contrat ICA merci de suivre ce lien: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

• Veuillez noter que la position ne concerne que les candidats tunisiens, ou résidents en Tunisie.
• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires. Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Background Information - Tunisia

Le bureau de l'UNOPS en Tunisie fournit une gamme de services d'appui aux projets à des partenaires en Afrique du Nord. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, suivi et évaluation. Il propose également la gestion de fonds, de prêt et de subvention administration, l'approvisionnement, le renforcement des capacités locales, et la formation et l'assistance technique.