Assistant (e) Administrative, GS-5, FT, Abidjan - Cote d'Ivoire (Republication)

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,636 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un (e) champion (ne) !

Sous la supervision du chef de section Administration (Administrative Officer), le titulaire du poste est chargé(e) d'exécuter une grande variété de tâches administratives normalisées pour le/les service(s) pertinent(s), qui requièrent une profonde connaissance des procédures administratives de l'UNICEF, de ses processus et de ses politiques.

L'assistant(e) administratif(ve) entre autres taches aura a effectuer les fonction suivantes :

1. Le traitement des Factures

• Collecter les factures, les soumettre pour approbation, et procéder ensuite à leur traitement par vision.

• Télécharger des fichiers électroniques et vérifier le système de destination pour s'assurer des résultats.

• Répondre aux demandes formulées par les clients relativement à l'état d'avancement de leurs transactions, et à toute autre demande de renseignements.

2. Gestion des dossiers des consultants ou autres prestataires de services

• Faciliter le traitement des contrats des consultants et des partenaires extérieurs qui fournissent des services à l'Organisation. Cette tâche regroupe la préparation et la soumission des documents, le remplissage des formulaires et canevas requis, le téléchargement des TDR dans vision, et la prise de dispositions logistiques nécessaires.
• Tenir à jour les listes des fournisseurs, des partenaires et des consultants.
• Procéder à l'achat et à la mise disposition ponctuelle des fournitures de bureau.

3. Événement et Conferences

• Prendre en charge la gestion logistique des activités et des conférences sur le développement des capacités, notamment la mobilisation des animateurs, des services traiteurs et des hôtes.
• Effectuer des planifications horaires en fonction de la disponibilité des participants, en étroite collaboration avec ceux-ci.
• Communiquer avec les services et points focaux responsables du budget sur les coûts et les besoins.
• Préparer des documents d'informations pour les participants et télécharger les documents révisés dans l'intranet.
• Préparer et tenir à jour les programmes des réunions et des événements sur la base des engagements des groupes de travail.

4. Gestion des biens immobiliers, du matériel de bureau et des véhicules

• Assurer la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et des véhicules, et tenir à jour l'inventaire des équipements.
• Suivre et superviser l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veiller à ce que l'entretien des locaux et les services soient rendus conformément aux normes internes de l'Organisation.

5.Tâches Administratives Générales

• Assurer la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et des véhicules, et tenir à jour l'inventaire des équipements.
• Suivre et superviser l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veiller à ce que l'entretien des locaux et les services soient rendus conformément aux normes internes de l'Organisation.
• Contrôler l'utilisation de toutes les entrées financières et faire le point au supérieur afin d'effectuer les ajustements nécessaires (surutilisation, pénurie de fonds, etc.) Se familiariser avec les instructions/outils de suivi de programmes et tenir le supérieur informé des principales modifications.

Pour être qualifié comme agent du changement pour chaque enfant, vous devez…

• Etre titulaire au minimum d'un diplome de baccalaureat, de préférence complété par une formation technique ou un cursus universitaire dans une filière liée aux activités de l'Organisation.
• Avoir au minimum 5 années d'expérience avec prise de responsabilités progressive, notamment dans le domaine administratif ou dans des fonctions de secrétariat.
• Avoir une bonne maîtrise du Français et une connaissance de base de l'Anglais.

Compétences Fonctionnelles :

• Exprit d'Analyse (1)
• Communication (1)
• Planification et organisation (1)
• Respect des instructions et des procédures (I)
• Axe sur les résultats significatifs (1)
• Travail en Equipe (2)

Pour chaque enfant, vous devez démontrer…

Les valeurs fondamentales de l'UNICEF - attention, respect, intégrité, confiance et responsabilité (CRITA) - sous-tendent tout ce que nous faisons et la manière dont nous le faisons. Faites connaissance avec notre Charte des valeurs : https://uni.cf/UNICEFValues

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidats en suivant le cadre de compétences. Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux : cadre de compétences ici.

L'UNICEF s'engage à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel et encourage tous les candidats, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leur religion et leur origine ethnique, y compris les personnes vivant avec un handicap, à postuler pour faire partie de l'organisation.

Nous offrons un large éventail d'avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses pour l'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L'UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles.

L'UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'UNICEF adhère également à des principes stricts de protection de l'enfance. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être amenés à fournir des informations supplémentaires afin de procéder à une vérification des antécédents.

Remarques :

Les dossiers incomplets ne seront pas examiné et seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

Il est obligatoire d'être vacciné contre le Covid-19 pour travailler au sein de l'UNICEF, veuillez donc avoir votre carte de vaccination a jour.

Les femmes sont fortement encouragées à postuler, et doivent savoir que plusieurs politiques d'adaptation liées à la grossesse existent pour faciliter et assurer le bien-être du personnel en ce qui concerne la grossesse. Parmi les avantages connexes, citons le congé de maternité qui est de six (6 mois). Il en est de meme pour les hommes disposant d'un congé paternité assez avantageux. UNICEF de par sa politique accorde une place importante au bien etre du staff.

Les nominations à l'UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. La délivrance d'un visa par le pays hôte du lieu d'affectation, qui sera facilitée par l'UNICEF, est requise pour les postes IP. Les nominations sont également soumises à des exigences d'inoculation (vaccination), notamment contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d'accepter une mission avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.