Assistant·e administratif·ve principal·e (logistique) - Le poste est ouvert uniquement aux ressortissants de la RCA

Contract

This is a LICA-5 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about LICA-5 contracts.

Background Information - Job-specific

Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaires, de consolidation de la paix et de développement. Conformément à son mandat, l’UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies qui fournit des services durables en matière de gestion de projets, d’achats et d’infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’entités onusiennes. Fort de plus de 7000 membres du personnel présents dans 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les capacités logistiques, techniques et de gestion selon les besoins identifiés. L’organisation met simultanément en œuvre pour ses partenaires environ 1000 projets par année, contribuant à l’atteinte de résultats sur le terrain, souvent dans des contextes parmi les plus difficiles au monde.

Le Bureau de l’UNOPS en République Centrafricaine a commencé ses activités dans le pays en 2014. Il fait partie du Bureau Multipays de l’UNOPS basé en République Démocratique du Congo.

En République Centrafricaine (RCA), l’UNOPS fournit des services de gestion de projet, d'achats et de gestion de ressources humaines. Ses principaux partenaires sont le Gouvernement de la RCA, la Banque Mondiale ainsi que la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la Stabilisation de la Centrafrique (MINUSCA).

Background information - DR Congo

Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multipays Démocratique Congo (CDMCO) de l'UNOPS couvre onze pays: Angola, Burundi, Cameroun, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du le Congo, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le bureau multipays est opérationnel dans neuf des onze pays à ce jour;

Le Bureau multipays a noué de solides relations de travail avec des partenaires internationaux et des donateurs, des agences des Nations Unies, y compris des missions des Nations Unies, et des gouvernements centrafricains. Il fournit un appui technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement national stratégique, y compris le développement d'infrastructures durables dans les secteurs de la santé, de l'éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l'administration publique, ainsi que dans les achats durables, la gestion de projets, la gestion de fonds et les services de conseil sectoriel les domaines de la paix et de la sécurité, de la préservation et de la protection de l'environnement, de la revitalisation des programmes / projets, entre autres.

Functional Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Adjoint.e à l’Administration l’Assistant·e administratif·ve principal·e aura les tâches et responsabilités suivantes :

1 Gestion efficiente de la flotte automobile et planning des chauffeurs conformément aux manuels de procédures internes.

• Faire un suivi journalier des véhicules pour assurer leur bon état de fonctionnement par une bonne planification des maintenances périodiques et un suivi efficace des réparations auprès de fournisseurs de services dignes de confiance
• Effectuer un suivi rigoureux journalier des carnets de bord, s’assurer qu’ils ont été correctement remplis et vérifier la cohérence des informations rapportées par les chauffeurs et les utilisateurs des véhicules;
• Suivre la mise à jour des outils de de collecte d’informations de la flotte (carnet de bord et d’entretien, fiche de consommation carburant, fiche de suivi de réparation, rapport de vérification, contrôle technique et assurance, etc.) avec les chauffeurs;

• Effectuer le ravitaillement continu en carburant de tous les véhicules de la flotte et préparer tous les rapports mensuels de consommation en carburant du bureau de Bangui en s’assurant de la cohérence des données saisies, interpréter la consommation de chaque véhicule et formuler des recommandations ;

• Maintenir le dossier de chaque véhicule à jour avec les informations relatives à l’utilisation, la consommation en carburant et la maintenance ;

2 Assurer une maintenance des bureaux et une gestion optimale des espaces de travail

• Superviser quotidiennement les équipes de nettoyage et s’assurer que tous les espaces (bureaux, toilettes, cours, etc.) sont entretenus conformément aux contrats de prestation des services de maintenance ;
• Faire une vérification hebdomadaire de la fonctionnalité des bureaux, prendre des mesures anticipatives pour limiter les pannes et procéder aux réparations nécessaires en collaboration avec des prestataires qualifiés ;
• Renseigner le checklist hebdomadaire de suivi des espaces en s’assurant que les besoins exprimés par les utilisateurs sont pris en compte et que les informations rapportées sont cohérentes. Formuler des recommandations sur les améliorations possibles ;
• Mettre en place un classement efficace des rapports de vérification et de réparation ;
• Centraliser les réservations de la salle de réunion et planifier l’utilisation tout en garantissant sa fonctionnalité et la sécurité des équipements qui s’y trouvent.

3 Réception et inspection :

• Inspecter et réceptionner les biens qui sont achetés par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés, sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies ;
• Préparer les rapport d’inspection des biens et services du bureau et certifier leur acceptabilité conformément au bon de commande ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les demandes de paiements sont dûment préparées et respectent les conditions de paiement établies ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin d’assurer le transfert des biens en toute sécurité, jusqu’à leur destination finale, s’il y a lieu ;
• Informer les fournisseurs de toute erreur concernant les biens reçus, y compris de tout dommage, et prendre les dispositions nécessaires afin qu’ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d’autres dispositions comme convenu ;
• Effectuer l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies ;
• Collaborer avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;
• Effectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la réception et l’inspection de biens.

4. Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers :

• Préparer les commandes de fournitures de bureau, de biens de consommation et autres articles divers en tenant compte des besoins périodiques du bureau de l’UNOPS en République démocratique du Congo et des équipes de projets ;
• Élaborer des plans périodiques pour l’achat de biens de consommation pour le bureau de pays (trimestriels ou semestriels) ;
• Maintenir des stocks suffisants dans l’entrepôt afin que les fournitures de bureau et autres articles divers soient toujours disponibles pour les utilisateurs ;
• Maintenir un dossier des accusés de réception et des bons de livraison des fournitures, et s’assurer que le niveau des stocks pour chaque unité de gestion est consigné et mis à jours adéquatement au moins une fois par semaine ;
• Effectuer périodiquement l’inventaire physique, conformément aux politiques et procédures établies, afin de s’assurer que les stocks physiques correspondent à l’inventaire consigné dans les dossiers ;
• Effectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la gestion des stocks de l’entrepôt.

Education/Experience/Language requirements

Education

• Diplôme d’études secondaires exigé.

• Un diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, en administration publique ou dans un autre domaine pertinent est un atout.

Experience professionnelle

• Avoir au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de la logistique, de l’administration, de la gestion d’inventaires ou des achats pour les candidat.es ayant un diplome secondaire;
• La connaissance des procédures et processus liés aux achats est un atout ;
• La connaissance des règles et règlements de l’ONU, particulièrement les procédures d’achats de l’UNOPS, est un atout.

Langues

• Avoir une parfaite maîtrise du français (lu, parlé et écrit) ;
• La connaissance de l’anglais est un atout considérable.

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Contract type: LICA/Local Individual Contractor Agreements Contract level: LICA5/ICS5 Contract duration: Ongoing ICA - Open-ended, subject to organizational Requirements, availability of funds and satisfactory performance

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires. Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.