Assistant(e) Administratif (ve) - Gestionnaire du Parc Automobile (GS-6)

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Sous la supervision générale du chef d’unité, et sous supervision directe du chargé d’administration, le titulaire (Fleet Manager) est responsable de l'exécution efficace et efficiente des activités de gestion administrative du parc automobile au Burkina Faso, en veillant au respect et application des procédures et des politiques en vigueur en matière de transport du personnel (mémorandums, SOPs et toutes autres directives).

DESCRIPTION DU POSTE

Le titulaire du poste est chargé de veiller à la bonne gestion du matériel roulant axée sur l'optimisation des ressources ; la supervision des chauffeurs, en offrant un service de qualité orienté vers le client, avec un minimum de supervision. Le titulaire devra rassembler et traiter les informations liées à la réparation et à la maintenance des véhicules, tenir à jour les dossiers des véhicules afin d'assurer un accès rapide et facile aux données, et produire des rapports de gestion réguliers et de qualité. Il est le point focal pour les bureaux terrain en matière de gestion de véhicules.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Tenir à jour la liste des véhicules (légers et blindés), procéder à des vérifications régulières pour s’assurer de leur état (mécanique, propreté, etc.) et en assurer la répartition en fonction des besoins de service ; 2. Assurer la supervision directe des chauffeurs et élaborer un planning journalier, hebdomadaire et/ou mensuel des activités, en tenant en compte les plans de mission des différentes unités, et les demandes de transport émises sur Humanitarian Booking Hub ; 3. Organiser la logistique des missions de terrain en collaboration avec l’Unité Sécurité en tenant en compte les conditions de sécurité et de l’état des routes dans les zones de déplacement du personnel et dans le respect du plan de rotation des chauffeurs pour les missions sur terrain ; 4. Vérifier de façon régulière et inopinée le remplissage des carnets de bord de tous les véhicules, y compris les véhicules de la Représentation et de la Sécurité, et s’assurer qu’ils sont à jour ; 5. Tenir à jour le programme de gestion des véhicules (FleetWave ou FMS) avec les données des carnets de bord des véhicules, notamment les informations sur les coûts des réparations, de maintenance, de carburant, les données sur les accidents et toutes autres informations utiles ; identifier les disparités et analyser les causes en vue de proposer les mesures correctives ; 6. Organiser l’approvisionnement en carburant et mettre en place un système de suivi de consommation de carburant et lubrifiants des véhicules ; vérifier sur une base mensuelle la concordance entre les consommations de carburant, des distances parcourues et les durées des courses ; 7. Préparer les demandes de services au garage (work orders) et s’assurer que toutes les réparations sont faites conformément aux demandes ; 8. Tenir un registre des réparations et entretiens périodiques des véhicules ; assumer la réalisation efficiente de travaux périodiques et ponctuels d'entretien et de réparation des véhicules et d'autres moyens de transport en respectant les normes du constructeur ainsi que les calendriers fixés ; 9. S’assurer que tous les chauffeurs et véhicules possèdent les documents requis à jour (permis de conduire, attestation d’assurance, carte jaune, carte grise, contrôle technique, carnet d’entretien du véhicule, carnet de bord du véhicule, trousse de premier secours, etc.) 10. Assurer la permanence du transport les weekends et jours fériés.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le poste en question.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l'équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l'équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
• Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l'équipe et la productivité
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l'équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PA

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences sur le tas pour soi-même, ses collègues et ses rapports directs
• Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d'équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
• Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l'association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d'atténuation pour s'assurer que l'équipe atteint les buts et les cibles

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d'être créatif dans son propre travail et aider l'équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l'équipe et fournit une rétroaction pour s'assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
• Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l'équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l'équipe
• Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l'équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu'ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
• Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon d'établir des relations avec des partenaires externe
• Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l'intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d'agence pour atteindre les objectifs du PAM

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

Nom de la capacité

Description du comportement attendu pour le niveau de compétence

Services et rapports de soutien aux entreprises

Applique une forte capacité pour identifier les besoins au niveau des pays et pour développer des solutions et des plans d'action axés sur le client. Communique les résultats fondés sur des données de manière très impactante et adaptée au public.

Contrôles internes et gestion des risques

Utilise la compréhension des approches de gestion des risques et des contrôles internes pour surveiller les projets et les programmes afin de confirmer la conformité réglementaire, d'assurer l'intégrité des données et d'assurer la satisfaction du client.

Gestion des ressources

Surveille les tendances en matière de dotation et d'utilisation des ressources pour anticiper et accroître les problèmes potentiels pour les responsables de programmes et les clients clés Connaissances spécialisées dans les services administratifs

Démontre une connaissance approfondie ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus de l'administration, et une bonne compréhension des normes, des processus et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité; Applique ceci pour assurer la prestation de services administratifs efficaces et efficients.

Objectif du client

Contrôle et supervise le travail administratif en fonction des normes et des protocoles établis pour l'excellence du service. S'assure que les problèmes des clients sont identifiés et résolus.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education:

• Diplôme d'études secondaires en mécanique auto ou équivalent ; • Avoir des connaissances avérées en mécanique auto (BEP ; CAP ; CQP en mécanique automobile) • Avoir le Permis de conduire avec catégories A1, A, B, C, D est souhaitable.

Langue:

Bonne maitrise de la communication, orale et écrite, en Français. La connaissance de l’anglais est un avantage.

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• 4 ans d’expérience en gestion du parc automobile avec supervision des chauffeurs, de préférence dans une organisation internationale, ambassade ou Système des Nations Unies ; • Avoir une expérience dans la conduite des véhicule 4×4 ; des mini-bus…. etc. • L’expérience dans la maintenance des groupes électrogènes serait un atout ;

• Aptitude à travailler en équipe, avec une capacité de résolution des problèmes avec un minimum de supervision. • Aptitude à développer et à maintenir des relations avec les personnes de tous âges et de toutes origines ; • Connaissance informatique (Microsoft Office).

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Durée de contrat: un (01) an renouvelable

Avoir la nationalité Burkinabè ou un permis de travail Burkinabè valide

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

19 mars 2021.

Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.