Assistant(e) Administratif (ve) - Gestion des Equipements et des Voyages (GS-6)

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Sous la supervision générale du chef d’unité, et sous supervision directe du chargé d’administration, le titulaire est responsable de la gestion administrative des équipements et des actifs tangibles et intangibles du Bureau du PAM au Burkina Faso, et à la supervision des activités des voyages et missions de travail en veillant au respect et application des procédures et des politiques en vigueur (mémorandums, SOPs et toutes autres directives).

DESCRIPTION DU POSTE

Le titulaire du poste est chargé de veiller à la bonne gestion des équipements (attractive and fixed assets). Il devra rassembler et traiter les informations liées à la gestion, la réparation et à la maintenance des équipements et produire des rapports sur l’état des actifs du bureau. Le titulaire aura sous sa supervision la section des Voyages pour la préparation des missions sur terrain et à l’étranger. Il est le point focal pour les bureaux terrain en matière de gestion des voyages et des équipements.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

Gestion des équipements, des actifs et des stocks

• Centraliser l’étiquetage et l’enregistrement de nouvelles acquisitions dans la base des données (GEMS) conformément à la taxonomie et après réception des documents et vérification physique des équipements ; • Veiller au bon stockage/conservation des actifs et équipements et expédier à l'emplacement approprié l'actif nouvellement acquis ; • Tenir à jour la base des données de tous les équipements alloués au personnel, stockés ou transférés vers d’autres bureaux ; • Sensibiliser et informer les utilisateurs sur leurs responsabilités financières, en cas de perte ou de détérioration d’équipements mis à leur disposition ; • Assurer l’inspection et la vérification de la conformité technique, de la quantité et de la qualité de nouvelles acquisitions conformément aux détails du bon de commande et bon de livraison ; • Réceptionner les NFI commandés par l’unité des achats, et s’assurer de la quantité et de la qualité des articles reçus conformément au bon de commande ; • Mettre en place un système de contrôle des stocks de fournitures, consommables et biens de l’Organisation, • Planifier les inventaires physiques des équipements conformément aux exigences de l'Organisation ; • Sur la base du plan d'inventaire physique approuvé pour tous les sites du PAM, attribuer les responsabilités et coordonner le comptage physique en conséquence ; • Réconcilier les résultats de comptage physique avec GEMS et identifier les actifs manquants, enquêter et prendre les mesures appropriées ; • Mettre à jour les données dans GEMS et produire des rapports périodiques relatifs aux articles en fin de cycle de vie, obsolètes, perdus, endommagées etc. ; • Soumettre aux Finances des états de rapprochement mensuel des actifs AMR vs EMR dans WINGS ; • Identifier les éléments obsolètes et soumettre une recommandation pour leur cession (don, vente aux enchères, etc.) et leur remplacement, conformément aux règles et procédures du PAM ; • Identifier les actifs nécessitant des réparations et prendre les mesures nécessaires ; s'assurer que les réparations et l'entretien des actifs sont effectués conformément au contrat de réparation et d'entretien des actifs ; • Mettre en place une approche de suivi qui garantira une gestion cohérente et opportune des actifs et un bon suivi de l'état des actifs dans tous les lieux et en temps voulu ;

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

Supervision des Voyages

• Superviser l’administration des missions officielles sur terrain et voyages à l’extérieur du pays par la production des documents officiels de mission en temps et en heure sur base du plan de mission mensuel approuvé et assurer la communication avec les staffs concernés, les équipes sur terrain et avec les bureaux de terrain ; • Disséminer l’information nécessaire aux voyageurs, en particulier les TDYers, et nouveaux staffs et assister sur les réservations d’hôtel, les billets d’avion, et aux formalités de visa ; • Servir de premier(e) interlocuteur/interlocutrice pour les demandes d'information internes concernant l’organisation des missions et faciliter la résolution efficiente et efficace des problèmes rencontrés au quotidien dans le domaine des missions ; • Gérer les relations avec les agences de voyage et les hôtels en contrat avec le PAM, évaluer leurs services et faire le suivi du paiement de leurs factures ; • Participer dans les enquêtes sur DSA en collaboration avec les membres de l’OMT ; • Partager avec les équipes des assistants administratifs des Bureaux de Terrain des éléments susceptibles d'améliorer les méthodes et pratiques couramment utilisées dans le domaine des voyages afin de favoriser la qualité du service orienté vers le client ; • Assurer des formations et communiquer des orientations à l'intention des membres du personnel pour les aider à interpréter les procédures, les politiques et les opérations administratives et à utiliser les systèmes internes, afin de garantir la cohérence et l'efficience des services fournis ;

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l'équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l'équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
• Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l'équipe et la productivité
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l'équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PA

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences sur le tas pour soi-même, ses collègues et ses rapports directs
• Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d'équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
• Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l'association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d'atténuation pour s'assurer que l'équipe atteint les buts et les cibles

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d'être créatif dans son propre travail et aider l'équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l'équipe et fournit une rétroaction pour s'assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
• Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l'équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l'équipe
• Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l'équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu'ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
• Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon d'établir des relations avec des partenaires externe
• Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l'intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d'agence pour atteindre les objectifs du PAM

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

Nom de la capacité

Description du comportement attendu pour le niveau de compétence

Services et rapports de soutien aux entreprises

Applique une forte capacité pour identifier les besoins au niveau des pays et pour développer des solutions et des plans d'action axés sur le client. Communique les résultats fondés sur des données de manière très impactante et adaptée au public.

Contrôles internes et gestion des risques

Utilise la compréhension des approches de gestion des risques et des contrôles internes pour surveiller les projets et les programmes afin de confirmer la conformité réglementaire, d'assurer l'intégrité des données et d'assurer la satisfaction du client.

Gestion des ressources

Surveille les tendances en matière de dotation et d'utilisation des ressources pour anticiper et accroître les problèmes potentiels pour les responsables de programmes et les clients clés Connaissances spécialisées dans les services administratifs

Démontre une connaissance approfondie ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus de l'administration, et une bonne compréhension des normes, des processus et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité; Applique ceci pour assurer la prestation de services administratifs efficaces et efficients.

Objectif du client

Contrôle et supervise le travail administratif en fonction des normes et des protocoles établis pour l'excellence du service. S'assure que les problèmes des clients sont identifiés et résolus.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education:

Diplôme de niveau secondaire ou équivalent. Une formation universitaire en économie, administration des affaires, finances, informatique ou disciplines apparentées est un avantage ;

Langue:

Bonne maitrise de la communication, orale et écrite, en Français. La connaissance de l’anglais est un avantage.

Expérience : Avoir une expérience professionnelle d’au moins quatre ans dans le domaine de l’administration, de préférence au sein du Systèmes des Nations Unies ou dans des ONG internationales, dans le secteur privé ou société de bonne renommée ;

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Avoir une aptitude à instaurer et à maintenir des relations de travail harmonieux avec les collègues, les superviseurs hiérarchiques et les subordonnés ;
• Bonne capacité d’analyse, de communication et aptitudes interpersonnelles ;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels suivants : SAP, MS Word, MS Excel, Powerpoint, Outlook.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Durée de contrat: un (01) an renouvelable

Etre Burkinabè ou avoir un permis de travail Burkinabè valide

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

19 mars 2021.

Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.