Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) - G5

Grade: G5

No. du poste: RB/DAKAR/G/2024/13 Date de publication: 24 juillet 2024 Date de clôture (minuit, l'heure de Dakar): 07 août 2024

Job ID: 12209 Département: BR Afrique Unité: ETD/BP-Dakar Lieu d'affectation: Dakar Type de contrat: durée déterminé

Le BIT lance un appel à manifestation d'intérêt pour la position ci-dessus. Le processus de sélection n'est pas soumis aux règles et procédures définies à l'annexe I du Statut du personnel du BIT.

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
• Les candidats/tes externes.

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

Les candidatures émanant de personnes qualifiées originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement d'après les prévisions relatives aux effectifs retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées

Introduction

La République du Sénégal s’est inscrite ces dernières années, dans une vision nationale du développement et de la lutte contre la pauvreté dans laquelle la protection sociale constitue une priorité. Elle est, en effet, inscrite comme un domaine prioritaire du Plan Sénégal Émergent (PSE) à travers l’axe 2 intitulé « Capital humain, Protection sociale et Développement durable ».

Dans ce cadre et afin d’améliorer l’accès des travailleurs de l’économie informelle à la protection sociale, le Gouvernement, sous le Leadership du Ministère du Travail, du Dialogue Social et des Relations avec les Institutions, a initié un processus pour la mise en place d’un Régime simplifié de sécurité sociale pour les travailleurs de l’économie informelle dénommé « le Régime Simplifié pour les Petits Contribuables (RSPC) ». La mise en place de ce régime s’inscrit dans la reforme phare du PSE « Accès de l'économie informelle à la protection sociale ».

L’architecture institutionnelle du RSPC prévoit la mise en place de mutuelles sociales et des articulations avec les mécanismes nationaux existants notamment l’Agence de la Couverture Maladie Universelle, la Caisse de Sécurité Sociale et l’Institution de Prévoyance Sociale, pour l’organisation et la gestion du régime. Une phase pilote du RSPC a démarré en 2021, avec la mise en place d’une Mutuelle Sociale Nationale des Artisans du Sénégal (MSNAS) qui met en œuvre la branche assurance maladie en synergie avec la CMU.

Le RSPC doit être étendu progressivement à d’autres secteurs d’activités de l’économie informelle et le secteur de l’agriculture a été identifié par le Comité de pilotage de la réforme.

~

C’est dans ce cadre, que le BIT, avec l’appui financier de la Délégation de l’Union Européenne, met en œuvre en République du Sénégal, le projet « Etendre la protection sociale aux travailleurs de l’économie informelle agricole ».

Les domaines d'intervention du projet comprennent :

• La réalisation d’études diagnostiques et de conception du modèle institutionnel et légal pour la protection sociale des acteurs du monde rural.
• La mise en place du cadre institutionnel et légal pour la protection sociale des acteurs du monde rural.
• L’opérationnalisation de la protection sociale des acteurs du monde rural à travers notamment la mise en place d’une mutuelle sociale.

Le projet, d’une durée de trois (03) ans, a démarré en mars 2024, et est mis en œuvre par le bureau de l’OIT à Dakar.

L'OIT cherche à recruter un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et financier(e) pour appuyer la mise en œuvre du projet au Sénégal.

L'OIT est l'institution des Nations Unies qui a pour mission d'améliorer l'accès des hommes et des femmes à un travail décent et productif, dans des conditions de liberté, d'équité, de sécurité et de dignité. Ses principales tâches consistent à promouvoir les droits au travail, encourager la création d'emplois décents, développer la protection sociale et renforcer le dialogue dans la recherche de solutions aux problèmes du monde du travail.

Supervision

Le poste est basé à Dakar, au Sénégal, sous la responsabilité générale du Directeur de l’Equipe d'Appui technique de l'OIT au Travail décent pour l'Afrique occidentale et Bureau de Pays pour le Sénégal, Cabo Verde, Gambie, Guinée et Guinée Bissau et sous la supervision directe du Coordonnateur national de projet, l’Assistant(e) administratif(ve) se chargera du suivi administratif et financier quotidien du projet au Sénégal.

Fonctions et responsabilités essentielles

Tâches administratives

1. Fournir un ensemble de services d’appui administratif et/ou opérationnel. Participer à l'organisation et la préparation des réunions, prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et ateliers ; élaborer des compte-rendu des réunions.
2. Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les contrats de collaboration extérieure ainsi que des contrats avec les fournisseurs de biens et de services et tout type de contrat exigé par le projet.
3. Faire les arrangements de voyage, les réservations d'hôtel, les demandes de visa et préparer les formulaires d'autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel du projet.
4. Préparer les correspondances, les formulaires et les justifications d’ordre administratif, attacher les informations nécessaires. Rechercher et préparer les documents administratifs pour le superviseur pour une utilisation lors des missions officielles, des réunions spéciales et autres. Tenir des registres de contacts importants et des listes d’adresses actualisées.
5. Maintenir un système de suivi et porter à l’attention du superviseur les questions qui nécessitent une attention immédiate. Fournir au supérieur hiérarchique du projet des conseils sur les procédures administratives. Assurer la conservation des documents officiels et fichiers du projet.
6. Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives, et en informer le personnel en lui fournissant de plus amples précisions selon les besoins. Orienter le personnel moins expérimenté, notamment en ce qui concerne les normes applicables et les méthodes de travail si nécessaire.

Tâches financières

1. Exercer un ensemble de fonctions et services spécialisés d’appui financier pour les activités opérationnelles et liées aux paiements du bureau, y compris en préparant et en traitant des transactions financières dans le progiciel de gestion intégré (PGI), et en vérifiant que les informations et la documentation d’appui sont conformes aux règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures financières et aux normes applicables en la matière.
2. Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; Elaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers ;
3. Préparer les achats sur la base des spécifications et les estimations des couts des activités prévues en conformité avec les procédures du BIT ; Préparer et suivre les demandes d’engagement de crédits et de paiements ;
4. Préparer et vérifier les pièces justificatives, assurer le suivi des paiements du projet et préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins ;
5. Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collaborer à l’établissement des états budgétaires du projet, vérifier les allocations budgétaires du projet ; établir les engagements de dépenses et assigner des codes ;
6. Classer et archiver les documents financiers du projet et tenir à jour les dossiers et registres administratifs et financiers du projet ; Conseiller et assister le personnel du projet sur les questions financières ;
7. Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur hiérarchique.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en gestion, comptabilité et/ou finances, ou une autre formation dans le domaine des tertiaires.

Expérience

Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans les projets de Coopération au Développement.

Langues

Excellente maîtrise du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout.

Aptitudes professionnnelles

• projet et d’évaluation, ainsi que du règlement financier et des règles financières du Bureau ;
• Capacité avérée d’utiliser les logiciels de traitement de texte, des feuilles de calculs, power point et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des taches ;
• Aisance dans la communication orale et écrite ;
• Bonnes compétences de rédaction et d’analyse ;
• Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps ;
• Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;

~

• Avoir le sens des responsabilités et du détail ;
• Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
• Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
• Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
• Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
• Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - [email protected] - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.