Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) ( Education)

Overview

Provide comprehensive support for the implementation of CapEd programs.

You have:

• Minimum of three years of relevant work experience in administrative and financial support or in a related field.
• Excellent communication and coordination skills.
• Excellent organizational and planning skills.
• Excellent knowledge (written and oral) of French and good knowledge (written and oral) of English.
• Capable of working under pressure and flexibility to adjust work schedules and priorities.

Contract

This is a G-4 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 4 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,418 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Numéro du poste : 6SNED0051PA Classe : G-4 Secteur de tutelle : Secteur de l'éducation (ED) Lieu d'affectation: Dakar Famille d'emplois: Soutien administratif général Type de contrat : Engagements au titre d’un projet Durée du contrat : 1 année Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 30/04/2025 Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme ***La durée du contrat est de 12 mois avec possibilité de prolongation sous réserve de disponibilité des fonds et de performances satisfaisantes.*** ***Seuls les candidats éligibles pour travailler au Sénégal peuvent postuler à ce poste.*** **RÉSUMÉ DES FONCTIONS DU POSTE** --------------------------------- Sous l'autorité générale du Sous-Directeur général pour l'éducation (ADG/ED), de l'autorité fonctionnelle du Directeur du Bureau régional multisectoriel de l'UNESCO pour l'Afrique de l'Ouest et du Chef du Secteur de l'éducation, et sous la supervision directe du Chef de groupe pour le « Développement des compétences pour la vie et le travail », le titulaire sera chargé d'apporter un appui à l'organisation et à la mise en œuvre des activités du Programme de renforcement des capacités (CapED) de l'UNESCO au Sénégal, au Liberia, au Togo et au Benin. S'acquitter d'une gamme de fonctions administratives et de soutien administratif. INDÉPENDANCE ET RÉSOLUTION DE PROBLÈMES --------------------------------------- L'Assistante Administrative et Financière fonctionnera avec un niveau d'indépendance modéré et recevra des instructions explicites et détaillées de son superviseur. Son rôle consiste principalement à soutenir l'équipe de projet en exécutant les tâches, en tenant à jour la documentation et en coordonnant les aspects logistiques. La nature de leur résolution de problèmes sera axée sur la résolution de défis courants dans le cadre de leurs responsabilités plutôt que sur la résolution de problèmes complexes ou stratégiques qui pourraient nécessiter un niveau plus élevé d'autonomie et de prise de décision. PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS ------------------------------------- Le titulaire du poste doit fournir un soutien spécialisé et complet à la mise en œuvre du programme CapEd au Sénégal, au Liberia, au Togo et au Benin de manière opportune, précise et proactive, conformément aux règles et réglementations RH, administratives et financières de l'Organisation, ainsi qu'aux pratiques, procédures, lignes directrices et protocoles. Le volume et la complexité du travail exigent une grande attention aux détails et à la précision. Le travail typique pour les quatre pays mentionnés précédemment implique : 1\. • Assister à la rédaction, à la révision et à la finalisation de documents, publications et correspondances à partir de projets de textes. • Rechercher, compiler, examiner et mettre à jour l’information et les données nécessaires à l’élaboration de documents, plans de travail et budgets. • Mettre à jour et maintenir les bases de données et systèmes d’information en enregistrant et récupérant les documents et informations requis. • Traiter les demandes de données et de rapports, y compris en assurant la gestion des grandes listes de distribution. 2\. • Initier et suivre les démarches administratives, notamment les paiements, en collaboration avec le Bureau de l'AO. • Suivre les impayés, échéances et blocages, et alerter les membres de l’équipe en conséquence. • Informer et accompagner l’équipe dans l’application des processus administratifs et des procédures connexes pour garantir une coordination efficace des travaux. • Saisir et actualiser les données dans les systèmes automatisés, aider à la génération des rapports pour appuyer les mises à jour budgétaires, le suivi financier et l’exécution des programmes et projets. • Apporter un soutien administratif aux initiatives de mobilisation de ressources. 3\. • Appuier l’organisation des réunions, événements et ateliers en réservant les lieux, en assurant la logistique et en préparant la documentation nécessaire. • Assister à l’organisation des voyages officiels en effectuant les réservations, en préparant les itinéraires et documents requis, et en assurant le suivi des démarches administratives telles que les visas. • Apporter un appui logistique aux événements en diffusant les informations aux participants, en préparant les documents et en collectant les procès-verbaux et comptes rendus. 4\. • Soutenir le superviseur dans la préparation et la clôture des missions en coordination avec l’AO. • Accompagner le personnel temporaire ou à court terme dans l’application des processus et l’utilisation des outils de bureau. • Contribuer à la préparation des documents de présentation en utilisant les logiciels appropriés. • Effectuer toute autre tâche compatible avec les fonctions décrites. **COMPÉTENCES (Fondamentales / Managériales)** ---------------------------------------------- Responsabilité (F) Communication (F) Innovation (F) Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F) Planification et organisation (F) Culture du résultat (F) Travail en équipe (F) Professionnalisme (F) Pour plus d’informations, merci de consulter le [Référentiel des compétences de l’UNESCO.](https://en.unesco.org/sites/default/files/competency_framework_e.pdf) **QUALIFICATIONS REQUISES** --------------------------- **Formation** - Études secondaires et/ou formation technique ou professionnelle dans l'administration, ou dans un domaine équivalent. **Expérience professionnelle** - Minimum de trois (3) années d'expérience de travail pertinente dans le domaine du soutien administratif et financier ou dans un domaine connexe. **Compétences et attitudes** - Excellentes compétences en communication et en coordination. - Excellentes compétences organisationnelles et de planification. - Capacité de précision et souci du détail dans la préparation de la correspondance et des documents. - Bonnes compétences interpersonnelles, discrétion, bon sens du jugement et capacité de traiter efficacement et avec tact avec des personnes d'origines culturelles différentes. - Comportement coopératif et attitude pour travailler en équipe avec succès. - Excellentes compétences en informatique avec maîtrise de l'utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel. PowerPoint, etc.). - Capacité de travailler sous pression et souplesse pour ajuster les horaires de travail et les priorités. **Langues** - Excellente connaissance (écrit et oral) du français et bonne connaissance (écrit et oral) de l’anglais. **SALAIRES ET INDEMNITES** -------------------------- Les salaires de l'UNESCO se composent d'un salaire de base et d'autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc. Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 9 671 000 CFA. Pour plus d'informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre [Guide sur les salaires et indemnités au personnel](https://unesco.sharepoint.com/:b:/s/HRMTeam/ESzDuIMSjEtIqYwVozjc3I8Bb5Kj-P0DrTgbm4BIjD17nQ?e=41cm7D). **PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT** -------------------------------------------- Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO [carrières](https://careers.unesco.org/careersection/2/joblist.ftl). Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise. L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences. L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies. L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d’États membres non et sous-représentés ([veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour](https://www.unesco.org/fr/geo-distribution)) sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux. L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement. Veuillez noter que l'UNESCO est une organisation non-fumeurs.

Potential interview questions