Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Contract

This is a UNV National Youth contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Youth contracts.

Le projet du portefeuille 3 de la région Anosy, a obtenu une extension de six (06) mois (jusqu’au 30 juin 2024) afin de finaliser les travaux en cours et assurer la clôture du projet. C’est dans ce cadre que le projet procède au recrutement d’un(e) volontaire des nations unies Jeune « Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) » qui sera basé(e) à Fort dauphin. Sous l'autorité générale du Coordonnateur Interrégional Grand Sud et du Team Leader en charge du Porfeuille-3, et sous la supervision directe du Chef de Projet Anôsy, le/la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du gouvernorat, les directions et services techniques régionaux, les autorités et les acteurs locaux, les partenaires de mise en oeuvre, les communautés locales… Il/Elle interagira avec l’équipe régionale, l’équipe interrégionale et l’équipe centrale du PNUD et d’autres intervenants dans la région.

Sous la supervision directe du chef de projet Anôsy du Portefeuille-3 de sa région d’affectation, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

Gestion financière : Participer à l’élaboration des plans de travail (annuel, opérationnel etc.) Élaborer et faire le suivi du budget / réalisation du projet Préparer toutes les demandes de paiement, la tenue des dossiers financiers et la préparation des rapports financiers exigés conformément aux règles et procédures financières de mise en oeuvre nationale ; Gérer les trésoreries rattachant aux frais de mission des partenaires (paiement d’indemnités) Préparer et classer les pièces justificatives et documents financiers Préparer et suivre les dossiers d’engagement des dépenses relatives aux activités Établir les états financiers (mission, activités etc.) Assurer la liaison sur la conduite de l'audit du projet et assurer l'accès des auditeurs aux documentations du projet, au personnel et aux institutions impliquées dans le projet ; Faire le suivi des exercices d’audit du projet.

Gestion administrative : Gérer l’archivage des documents administratifs et comptables Suivre les dossiers d’acquisitions des biens et des services Appuyer les services opérationnels du PNUD dans la passation de marché, préparation des voyages et paiement des factures des prestataires Appuyer le chef de projet dans le suivi des activités d’évaluation du programme. Préparer les documents nécessaires pour les missions des staffs du projet Préparer les documents nécessaires au travail d’audit et faire en sorte que les recommandations d’audit soient respectées Prendre les notes lors de réunions de projet et rédiger les correspondances au besoin. Préparer les missions de spotcheck et audit du projet Suivre la gestion administrative et financière des subventions allouées aux ONG et Associations partenaires

Gestion logistique : Appuyer le projet à l’organisation des ateliers- évènements et toutes les réunions. Appuyer le projet à l’organisation des voyages Appuyer le projet à la gestion du parc roulant dans la région et districts d’intervention Appuyer le projet à la gestion des patrimoines et mobiliers Mettre à jour l’inventaire des « assets » ; Soutenir l'achat de biens et services, suivre l'émission des contrats et des paiements ainsi que le maintien, le développement et la mise à jour d’un registre des actifs ; Entreprendre d’autres taches exigées par le projet suivant les compétences de l’AAF.

En plus de ce qui précède, le/la volontaire VNUN est encouragé à : Renforcer ses connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le Programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du Programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée Internationale de Volontaires (JIV), le 5 décembre. Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du Programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. Contribuer au Programme d’accueil des volontaires VNU nouvellement arrivés dans le pays d’affectation. Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations d’utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

a) Gestion des connaissances et de l’apprentissage: Compétence dans le domaine de la gestion financière, administrative et logistique d’un projet ; Connaissance sur les outils de travail bureautique de niveau intermédiaire ou avancé (Word, Excel, Powerpoint, Outlook,…) Prêt à améliorer son développement personnel et ses capacités dans un ou plusieurs des domaines de pratiques adoptés par le PNUD, et agit de manière à acquérir de nouvelles compétences ; Esprit volontariat.

b) Efficacité opérationnelle et développement: Capacité de mener la planification, la gestion des résultats et l’élaboration de rapports ; Capacité à travailler sous pression et à gérer des deadlines ; Excellentes capacités en communication interpersonnelle et en négociation ; Aisance dans la communication écrite et orale ; Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates. Excellente capacité d’analyse et de rédaction de notes de synthèse c) Management and Leadership: Grand sens de l’adaptation, diplomatie, confiance en soi ; Capable de développer de solide relation avec les clients du projet et autres parties prenantes externes ; Démontre une ouverture au changement et une habileté à gérer les situations complexes et/ou urgentes ; Capacité de dialogue et de négociation.

Niveau de fin d’études secondaires avec certification en Gestion, Finance, Comptabilité ou domaine équivalent ;

Expériences professionnelles dans un poste similaire acceptées (les périodes de stage sont considérées)

Une expérience dans le développement et mise en oeuvre du projet du PNUD serait un atout ;

Une expérience au sein d'autres projets de développement serait un atout supplémentaire

La connaissance des dialectes locaux des zones d’intervention et du tissu économique, social et culturel de la région d’affectation sera un atout ;

Apte à vivre en milieu rural dans des conditions difficiles et avec de nombreux déplacements sur le terrain.