Assistant(e) Administratif(ve) au Programme

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,573 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

**OVERVIEW** ------------ Post Number : 6SNIEP0089PA Grade : G-5 Parent Sector : Education Sector (ED) Duty Station: Dakar Job Family: Education Type of contract : Project Appointment Duration of contract : 1 year Recruitment open to : Internal and external candidates Application Deadline (Midnight Paris Time) : 14 - MAR - 2024 UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism **Le poste est à pourvoir pour une durée de 12 mois avec une période probatoire de 6 mois. La possibilité de renouvellement sera en fonction de la performance et disponibilité des fonds.** ============================================================================================================================================================================================ **Seuls les candidats ayant le droit de travailler au Sénégal peuvent présenter leur candidature à ce poste.** **OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST** ----------------------------------------- L’IIPE-UNESCO Dakar est le Bureau Afrique de l'Institut international de planification de l'éducation de l'UNESCO (IIPE-UNESCO). L'IIPE-UNESCO est un institut spécialisé dont le mandat est de renforcer la capacité des États membres de l'UNESCO à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs. L’IIPE-UNESCO Dakar est réputé pour ses analyses du secteur éducatif et aide les pays africains à élaborer des plans crédibles de développement des systèmes éducatifs dans le cadre de l’agenda 2030 pour l’éducation. Par une approche de renforcement des capacités, l’IIPE-UNESCO Dakar contribue à la production d'analyses diagnostiques, de plans sectoriels et d'outils pédagogiques qui contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et durables. L’IIPE-UNESCO Dakar est également activement impliqué dans la création de connaissances pour le secteur de l'éducation en Afrique. Vous trouverez de plus amples informations sur ses activités en cliquant sur le lien suivant [IIPE-UNESCO Dakar](http://www.dakar.iiep.unesco.org/). Sous l'autorité générale du Chef du Bureau de l’IIPE-UNESCO Dakar et sous la supervision directe du Chargé des finances et de l’administration, l'assistant.e administratif.ve appuiera principalement les équipes de Coopération Technique de l'IIPE-UNESCO Dakar. L'assistant.e administratif.ve pourra également être amené.e à apporter un appui aux autres équipes, lorsque cela s'avérera nécessaire pour assurer le bon déroulement des activités de l'équipe IIPE-UNESCO Dakar. **DUTIES AND RESPONSIBILITIES** ------------------------------- Le/a candidat/e devra: **1. Fournir des services de secrétariat pour l'équipe Coopération Technique** - Organiser et participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunion. - Rédiger et préparer les correspondances courantes, les notes de service et les rapports non substantiels (Français et Anglais). - Assurer au besoin la traduction divers textes (correspondances, courriers, documents brefs, présentations PowerPoint) en anglais ou en français. - Maintenir un répertoire des noms et contacts de tous les partenaires. - Appuyer la communication avec les partenaires, participants aux ateliers, etc. - Organiser le système de classement et le tenir à jour régulièrement. **2. Organiser les voyages en mission pour les équipes Coopération Technique en lien avec l'administration :** - Assister les voyageurs dans toutes les démarches nécessaires en lien avec leurs voyages. Cela inclus de manière non exhaustive : Etablir des plans de voyage, réservation des billets d’avion, visas, Security Clearance, d’hôtel, transferts, calcul des DSA, appui à la communication avec l'agence de voyage, etc. - Informe et coopère avec les bureaux de l'UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies pour le bon déroulement des missions. - Faire le suivi de la soumission des rapports de mission et des claims de mission des membres de l'équipe. Long Description ---------------- **3. Organiser les événements (ateliers, regroupements de formation, rencontres, etc.)** - Appuyer la préparation des documents et supports techniques tels que les notes d’information, programmes, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats de prestataires. - Assurer la prise en charge des participants : réservation des fonds, achats des billets d’avions, appui à l'obtention de visa, à l'identification et à la réservation d'hébergement, navette depuis/vers l'aéroport, paiement des perdiems, etc. - En cas d'événement en ligne, gérer les sessions en créant le lien d'invitation, ajouter des interprètes à la réunion, assister les sessions en enregistrant, en réalisant des sondages, en partageant des documents, etc. - Etablir les contrats, appuyer l'organisation de la logistique ainsi que le déroulement de l'événement. **4. Apporter un appui pour les achats des biens et services :** - Assurer la préparation les bons de commande et des contrats, suivre l'état des demandes et maintenir le contact avec les fournisseurs. - Appuyer la préparation des dossiers d’établissement des contrats de consultants, des interprètes, des traducteurs, entreprises en s’assurant de l’exigence et de l’exhaustivité de documents justificatifs. - Fournir un soutien logistique aux consultants le cas échéant. Long Description ---------------- **5 Maintenir l’intégrité financière de l’Unité Administrative et du bureau.** - Faire le suivi de l'exécution des contrats de l'équipe et notifier les membres du personnel concernés des échéances à venir. - Effectuer le traitement des demandes de paiement et suivi de la mise en place rapide des paiements. **6. Apporter un appui aux autres équipes, lorsque cela s'avérera nécessaire pour assurer le bon déroulement des activités de l'équipe IIPE-UNESCO Dakar.** Short Description ----------------- **In the section below, please ensure you include the relevant core (C) competencies** **COMPETENCIES (Core / Managerial)** ------------------------------------ Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) Professionalism (C) **-** ----- For detailed information, please consult the [UNESCO Competency Framework](https://en.unesco.org/sites/default/files/competency_framework_e.pdf). **REQUIRED QUALIFICATIONS** --------------------------- **Education** - Etudes secondaires, générales, techniques ou professionnel complétées. **Work Expérience** - Un minimum de 5 années d'expérience dans le domaine des services administratifs ou dans un domaine équivalent, de préférence au sein d'une organisation internationale. **Skills & Competencies** - Excellent sens de l'organisation et forte volonté d'obtenir des résultats. - Capacité à assurer l'achèvement d'un travail de haute qualité dans les délais impartis. - Capacité à travailler en équipe, dans un esprit de collégialité et de soutien mutuel. - Capacité à travailler avec des personnes issues de milieux culturels différents. - Flexibilité et adaptabilité, la charge de travail pouvant fluctuer. - Excellente connaissance de la suite Microsoft Office et des systèmes de vidéoconférence, tels que Zoom et Microsoft Teams avec une aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes - Excellentes compétences en matière de communication. **Languages** - Excellente maitrise du français ou de l'anglais et bonne connaissance de l'autre langue. **DESIRABLE QUALIFICATIONS** ---------------------------- **Education** - Diplôme universitaire ou certification en administration des affaires est souhaité. **Work Expérience** - Expérience au sein d'une agence des Nations Unies est un atout. - Expérience dans la gestion administrative de projet est un atout. **BENEFITS AND ENTITLEMENTS** ----------------------------- UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc. The approximate annual starting salary for this post is 10 109 000 CFA francs. For full information on benefits and entitlements, please consult our [Guide to Staff Benefits](https://unesco.sharepoint.com/:b:/s/HRMTeam/ESzDuIMSjEtIqYwVozjc3I8Bb5Kj-P0DrTgbm4BIjD17nQ?e=41cm7D). **SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS** ------------------------------------- Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the [UNESCO careers website.](https://careers.unesco.org/careersection/2/joblist.ftl) No modifications can be made to the application submitted. The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview. UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates. Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided. **Footer** ---------- UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States ([last update here](https://en.unesco.org/careers/geographicaldistribution)) are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts. UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.