Assistant(e) Admin Fin RH

Admin

Contract

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Titre de la position Assistant(e) Admin- FIN- RH Supervisée par Responsable service support Répondant à Coordinatrice ressources humaines Lieu d'affectation Maradi Zone d'opération Niger période considérée 6 mois(potentiellement renouvellable) Date de prise de poste souhaitée 15 septembre 2023 Type de contrat contrat de travail national Classification du poste, salaire et avantages Non manageriale NMI: conditions salariales du Niger Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personn.es déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7.000 employés et de 8.000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

DRC est présent en Afrique de l'Ouest depuis 1998, et au Niger depuis 2014. Tout d'abord, DRC au Niger a mis en œuvre un programme transfrontalier visant à améliorer la gestion globale de la sécurité aux frontières dans la région du Liptako-Gourma (région transfrontalière comprenant le Mali, le Burkina-Faso et le Niger). L'un des principaux objectifs de ce programme est de réduire les occurrences de violence armée en renforçant les capacités des communautés et des autorités nationales à gérer conjointement la sécurité aux frontières. Depuis, DRC a élargi son assistance aux communautés affectées par les crises et les chocs sécuritaires et liés aux catastrophes naturelles en réalisant des interventions dans le domaine de la protection, de l’assistance alimentaire et du relèvement économique et des abris et biens non alimentaires.

En 2022 DRC est présent dans les régions de Tillabéri, Maradi et Diffa et la base de coordination est à Niamey.

Objet

L’Assistant(e) Admin-Fin-RH est sous la supervision hiérarchique du Team Leader Service Support et la supervision technique de la Coordinatrice des ressources humaines. Il/elle travaillera aussi à travailler avec le Spécialiste Finance dans le cadre où il assurera la gestion de la trésorerie de la base de Maradi. L’Assistant(e) Admin-Fin-RH est responsable de la gestion des ressources humaines et de l’administration. Il doit s’assurer que la qualité de la documentation du processus de recrutement et de gestion des ressources humaines est conforme aux attentes de DRC. Il/elle doit gérer les correspondances administratives internes et externes avec un bon archivage électronique et physique.

Responsabilités

Les responsabilités pour ce poste sont les suivantes (l’accent pourra être mis sur certains aspects en particulier en fonction des priorités du département et du profil du candidat retenu) :

I. La gestion de la petite caisse :

• Assurer la gestion précise au jour le jour de la petite caisse en exécutant les paiements internes et externes.

• S'assurer de l'existence des documentations requises avant de payer.

• Informer à temps le Chef de Base du faible niveau de la petite caisse afin de le renforcer.

• Clôturer journalièrement la caisse et réconcilier avec le solde comptable.

II. La Gestion de la Comptabilité

• Saisir journalièrement dans Dynamics les opérations comptables passées par Caisse et banque.

• Soumettre tous les jours toutes les transactions de petite caisse enregistrées avec les documents pertinents.

• S'assurer de la justification correcte des avances avant de les comptabiliser.

• Assurer l'archivage correct et le scannage de toutes les transactions financières.

• Fournir l'assistance nécessaire dans les tâches de réconciliation.

• Fournir l'assistance nécessaire dans les missions d'audit

III. Contacts Banque et partenaires

• S’assurer des dépôts et retraits d'espèces ou de chèques auprès des banques et autres agences financières.

• S’assurer des dépôts et retraits de tous documents auprès des partenaires.

• Préparer correctement et à temps les déclarations et paiements des taxes (TVA, ISB, TVL, etc)

IV. Autres tâches

• Fournir l'assistance dans les tâches de copie et de numérisation de documents.

• Rédaction des correspondances à adresser aux banques ou autres partenaires locaux.

• Fournir une assistance à d'autres collègues (logistique et programme) si nécessaire.

• Exécuter d'autres tâches requises par l'équipe de direction.

V . Prévention cas d’abus

• Participer activement à la prévention et à la détection des abus de toute nature (harcèlement, abus de pouvoir, corruption ...)

• Informer le Team Leader Service Support (TLSS) (ou son supérieur si le TLSS est concerné) de tout abus ou soupçon d'abus

1.2.Administration

Responsabilités générales :

• Assurer une exécution honnête, opportune et de qualité des opérations et des services administratifs à tous les niveaux de la hiérarchie de l’organisation, grâce à des contrôles et à des rapports internes stricts, à une coordination solide entre les projets et le personnel.

• S'assurer que les réglementations, procédures et documents administratif sont respectés dans les opérations de DRC.

• Veiller à ce que tous les accords, protocoles, autorisations, permis et licences nécessaires aux activités de DRC (y compris l’exonération de la TVA) soient en place et tenus à jour conformément aux règles et réglementations nationales.

• Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de DRC

• Former et développer le personnel administratif pour développer les capacités dans les bureaux DRC.

Responsabilités spécifiques :

• Faciliter la mise en conformité règlementaire des contrats d’employé, contrat de services, visas des expatrié, protocole… et la mise à jour des données,

• Assurer la mise à jour des documents de suivi administratif relatif au personnel national, au personnel expatrié, aux bâtiments, aux véhicules, …

• Assurer la gestion des contrats de bail au Niger (paiement loyers, résiliation, renouvellement, …).

• En cas d’audit, collecter les documents administratifs demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, participer à l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.

1.3. Ressources humaines

Responsabilités générales :

• S'assurer que les réglementations (Code du Travail, Convention collective, …), procédures et documents RH sont respectés dans les opérations de DRC.

• S’assurer du bon respect des procédures dans tout le cycle de vie de l’employé au sein de DRC (recrutement, absence, évaluation, mesures disciplinaires, fin de contrat, …)

Responsabilités spécifiques :

• S’assurer de l’état de présence des salariés selon le planning existant (départ et retour de mission ou congés, maladies, …)

• Suivre et appuyer les recrutements, les évaluations, et la prise des congés en lien avec les différents managers au sein de DRC

• Tenir à jour les dossiers du personnel conformément aux procédures de DRC et à la législation locale.

• Préparer les rapports mensuels concernant les ressources humaines.

• Veiller aux arrangements nécessaires à la venue de nouveaux staffs incluant l’élaboration du programme d’induction avec les différents services/départements de DRC.

• Appuyer la gestion administrative du personnel international et des visiteurs étrangers ;

• En cas d’audit, collecter les documents RH demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, participer à l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.

En raison de la nature particulière du poste et à cause de l’évolution des programmes de DRC au Niger, la liste des responsabilités ci-dessous n’est pas exhaustive. L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence, pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de son poste.

Qualifications requises

Compétences essentielles

• Minimum 2 années d’expérience en comptabilité/administration/RH avec prise de responsabilité croissante.
• Excellente connaissance de la préparation des rapports des principaux donateurs internationaux et connaissance des principales règles régissant les grands donateurs, notamment le HCR, le PAM, ECHO et le DFID.
• Compétences éprouvées en gestion des personnes.
• Solides compétences en comptabilité et en analyse.
• Expérience de travail dans un système informatique financier et RH (connaissance d’un ERP serait un plus).
• Bonne compréhension orale et écrite du français et la maîtrise des langues locales
• Dynamisme, proactivité et excellente collaboration
• Esprit d’équipe
• Sens de la communication orale et écrite
• Volonté d’apprendre et recherche de l’excellence

Compétences souhaitées

• La maitrise de l’anglais (notions)
• Maitrise des langues locales parlées à Maradi (haoussa, djerma, peul…)

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devrez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
  • Très bonnes aptitudes à la planification et compétences organisationnelles.
  • Compétences avérées en communication (bonne capacité d’écoute, positive, favorable, claire, ouverture d’esprit, constructive et accessible) à la fois écrite et verbale.
  • Aptitudes au leadership, capacités d'apprendre rapidement et très bonnes aptitudes à s'adapter au changement.
  • Volonté de travailler les heures nécessaires pour respecter les délais et capacités à travailler sous pression.
  • Désir de travailler dans un environnement d'équipe collaboratif et proactif, tout en étant capable de travailler de façon autonome.
  • Aptitude avérée à travailler efficacement avec un minimum de supervision, hiérarchiser les tâches et respecter les délais.
  • Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative.
  • D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires.
  • Sens de l’éthique exemplaire.

Réglementation Générale

• L'employé doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire
• L'employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée de son contrat avec le DRC sans recevoir l’autorisation préalable pour le faire
• L'employé ne doit s'engager dans aucune activité qui pourrait nuire au DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat avec le DRC
• L'employé ne doit pas donner d'interviews aux médias ou publier des photos ou d'autres documents liés au projet sans autorisation préalable
• L'employé doit retourner tout l'équipement emprunté pour le projet au DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande

Processus de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne en allant sur ce site : www.drc.dk/about-drc/vacancies/current-vacancies

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou bien anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

CEPENDANT, LES CANDIDATS DOIVENT PRENDRE EN CONSIDERATION QUE LE DRC PEUT UNIQUEMENT EMPLOYER, DANS LE CADRE D’UN CONTRAT NATIONAL, UN(E) RESSORTISSANT(E) DU PAYS DANS LEQUEL ELLE/IL DEVRA TRAVAILLER (EN L’OCCURRENCE, LA REPUBLIQUE DU NIGER)

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées le 30 Août 2023 à 23H59 GMT. Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.

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Added 8 months ago - Updated 7 months ago - Source: drc.ngo