Assistant(e) à l'Administration FT/G5 (Job Req.#159461)

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Le PAM embrasse la diversité. Elle s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, de sexe, d'orientation sexuelle, de religion. ou croyance, séropositivité ou handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande Agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ce poste est essentiel pour remédier aux faiblesses de contrôle interne identifiées lors de l'audit de l'OlGA de 2018 dans plusieurs processus opérationnels de l'Unité d'Administration, notamment, pour n'en citer que quelques-uns : premièrement, le retard dans l'exécution et le suivi des documents d'enregistrement des fournisseurs et leur soumission pour enregistrement dans WINGS (VCMD) au Siège en Inde, a causé d'importantes inefficacités opérationnelles, en raison de la lourde charge de travail du point focal actuel. Ce nouveau poste permettra de s'assurer qu'une ressource y consacrée est formée au remplissage des formulaires VCMD, à la coordination entre l'Unité demandeuse, approvisionnement et fournisseurs et le centre VCMD basé au Siège en Inde pour les procédures d'enregistrement. De plus, le personnel actuel qui gère le VCMD a un niveau de supervision de sous-traitant pour les services récurrents au bureau, ce qui crée un conflit d'intérêts dans la gestion du processus d'enregistrement du VCMD, d'où besoin critique de ce poste comme mesure d’atténuation car un personnel différent sera capable de se concentrer sur l’enregistrement, tandis que l'autre s'occupera de la supervision.

Ce nouveau poste assumera désormais plusieurs responsabilités de niveau inférieur qui étaient auparavant gérées par le G6 sous Administration générale. L'autre justification est que le Bureau de Pays doit améliorer sa gestion du suivi et de la maintenance des équipements et actifs non-food (NFI) du bureau, ce qui était auparavant effectué manuellement, et qui, maintenant avec GEMS mobile, se fait par un mécanisme électronique (GEMS Mobile) nécessitant un appui LPE et FP (Focal Point). En outre, l'appui pour la gestion des infrastructures et l'appui administratif conséquent, seront également sous la responsabilité de ce nouveau poste.

DESCRIPTION DU POSTE

Encourager la prestation et le maintien efficaces des pratiques administratives de qualité orientées vers le client et axées sur l'optimisation des ressources.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

A. General

1. En tant que point focal pour les fournisseurs nationaux, créer, reclasser et modifier les informations sur les fournisseurs.
2. Gestionnaire des éléments d'achats Non-Food (NFI) pour la section Administration, y compris, la création des Réquisitions d'Achats (PR) ; l'enregistrement des réceptions des achats de biens/services (GRN/SES) dans WINGS et ITS et le suivi pour la finalisation des processus des éléments d'achats à la fin de chaque mois avant la clôture financière.
3. S'assurer que les listes de contrôle (checklists) de maintenance du Bureau sont remplies périodiquement sur la base du Manuel d'Administration et que les mesures prises sont mises à jour dans les délais.
4. Faire la supervision de premier niveau du suivi des équipements et actifs du Bureau, gestion des stocks, y compris le maintien d'un mécanisme de suivi des mouvements d'actifs.
5. Enregistrement et vérification physique annuelle des actifs à l'aide de GEMS mobile.

RESPONSABILITÉS CLES (Suite)

1. Faire le suivi de l'état de la plomberie et de la menuiserie dans les infrastructures et recommande, initie le processus d'approvisionnement et fait la supervision des travaux de maintenance, le cas échéant.
2. Faire le suivi de la consommation d'eau potable et assure un réapprovisionnement en temps opportun et un entretien adéquat du stock, prépare un rapport de réconciliation pour approbation par l'Administrateur National,
3. Maintenir le mécanisme de remplissage électronique et manuel général de la Section.
4. Servir de point focal de l'Administration pour toutes les questions relatives aux entrepôts de Bujumbura.
5. Toutes les autres tâches qui peuvent être attribuées.

RESPONSABILITES CLES (Suite)

B. En tant que point focal de la qestion des installations :

Responsable de la gestion des contrats de services publics (eau, électricité, etc.) et de la consommation des équipements. Dans cette mesure, il est chargé des tâches suivantes :

• Obtenir la facture, accéder au site Web du fournisseur/fournisseur (lorsque la facture est numérisée) ou la récupérer dans la boîte aux lettres.
• Vérifier la facture : vérifier que la consommation et la facture sont exonérées de tout montant représentant des taxes, droits ou charges.
• Tamponer le reçu (SERVICE/BIEN REÇU), signer pour reçu et soumettre à l'Agent d'administration pour approbation et paiement.

RESPONSABILITES CLES (Suite)

C. En tant que point local des actifs :

1. Être en charge de la réception des actifs et de l'enregistrement en temps opportun dans GEMS (Global Equipment Management Systems), sur la base des bons de commande et des notes de réception des marchandises. Notez que dans ce contexte, le « temps opportun » est destiné à être exécuté à la même date de réception des actifs en question.
2. Étiqueter tous les équipements reçus et saisir toutes les informations pertinentes dans le system (GEMS.)
3. Mettre à jour GEMS régulièrement pour s'assurer que la base de données reflète l'état réel des actifs, l'emplacement, le cessionnaire et toute autre information pertinente.
4. Veiller à ce que les actifs soient correctement sécurisés et protégés : veiller à ce que les immobilisations non utilisées soient entreposées dans des entrepôts verrouillés et à ce que la surveillance soit assurée dans la gestion des biens, particulièrement ceux qui sont plus susceptibles d'être volés.
5. Être conscient et suivre tout comportement inhabituel ou toute demande importante d'équipement et de papeterie. Voir aussi la section 5.6.5 sur la garde.

RESPONSABILITE CLES (Suite et fin)

1. Réunir tous les documents et documents nécessaires pour l'attribution d'actifs aux employés du PAM, ainsi que pour le transfert d'actifs à d'autres bureaux de pays et le prêt à d'autres Agences des Nations Unies, ONG, etc.
2. Être responsable de réception des biens au Bureau.
3. Aider à mettre en oeuwre la recommandation du LPSB après approbation par l'Autorité déléguée.
4. Pafiiciper activement au processus de dénombrement physique.

5. Fournir des services de protocole qui peuvent se rapporter à l'information soutien et facilitation concernant l'exercice des privilèges de l'ONU relatifs à :

6. Importation d'articles ménagers ;

7. L'importation, l'achat et l'immatriculation de véhicules, et ;
8. Exonération fiscal.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education : Avoir terminé les études secondaires et obtenu le diplôme des Humanités Complètes. Une formation professionnelle dans un domaine relatif à l'Administration serait un plus.

Langue : La maîtrise du Français parlé et écrit est requise. La connaissance de l'Anglais est souhaitable mais pas indispensable.

QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISES POUR L’ENTREE DANS CE ROLE

• Expérience minimum de 4 ans dans le travail administratif général.
• Avoir fait preuve de son aptitude à effectuer au quotidien toutes les tâches courantes conformément aux normes de fonctionnement du PAM. Aider à communiquer des consignes adaptées aux circonstances aux nouveaux membres du personnel.
• Capacité d’utiliser du matériel de bureau standard comme les photocopieurs et les scanners.
• Connaissance des méthodes de travail normalisées d’appui aux entreprises.
• Connaissance des logiciels bureautiques standards, par exemple Microsoft Word, Excel et Power Point.
• User de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations d’une variété d’individus.
• Faire attention aux détails afin d’identifier les incohérences. Capacité à respecter les délais et à suivre des instructions claires.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

• La durée de contrat : 12 mois. Lieu de travail : Bujumbura. Type de contrat : Fixed-Term (FT/G5).
• Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
• Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences te chniques afin de s’assurer que les meilleurs candidat(e)s soient sélectionné(e)s pour le poste.
• Donnez dans votre CV trois (3) personnes de référence professionnelles (donnez l’adresse complète, le nom, le numéro de téléphone et l’E-mail) et les copies certifiées conformes à l’original des diplômes de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création du profile.

DATE LIMITE D'APPLICATION

La date limite de publication est fixée du 29 Mars 2022 au 13 Avril 2022.