Assistant/e à l'Administration et Finances

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

us la supervision générale du Team Leader de l’Unité Croissance Inclusive et Développement durable(CIDD), le (la) VNU national(e) Assistant/e à l’Administration et Finances aura pour tâches :

1. Sur le plan financier :

2. Préparer pro activement dans la planification du budget du Programme et suivre les niveaux autorisés de dépenses,

3. Analyser et présenter les informations pour la planification de ressources financières et pour les rapports d’analyse de la situation financière ;
4. Préparer à temps dans Atlas, les factures de recouvrement des coûts;

5. Elaborer et mettre en œuvre, le système de suivi des revenues, et de recouvrement ;

6. Préparer et soumettre à l’approbation de l’Analyste de Programme de la composante Environnement et du Coordonnateur du programme, les dépenses mensuelles du Programme (honoraires des consultants, voyages des experts, divers frais de fonctionnement, …) ;

7. Enregistrer les opérations financières du Programme dans ATLAS,
8. Rédiger et présenter les rapports financiers obligatoires dans les délais requis,
9. Contrôler l’adéquation des documents de supports des paiements et effectuer la revue des rapports financiers du programme ;
10. Maintenir le système de contrôle des dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comptables qui sont traitées

sont vérifiées de façon contradictoire et sont complètes ; que les pièces comptables sont correctement enregistrées

et validées dans le système ATLAS ; que les états de salaire sont dûment préparés; que les MOPs, demandes de remboursements de frais de voyage et autres allocations sont dûment traités ;

1. Corriger à temps, les transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées.

   1. Mise à jour régulière de l’information sur les procédures et règlements relatifs aux comptes et transactions.
   2. Saisir régulièrement les transferts bancaires dans Atlas (Gestion de la Trésorerie / Paiements),

notification du « Manager Level 2 » pour approbation.

Gestion régulière de la petite caisse mise à la disposition du Projet

2. Sur le plan administratif :

1. Suivre les contrats du personnel afin de s’assurer de leur validité et du versement des salaires ;
2. Suivre les demandes de recrutement ;
3. Appuyer la préparation du plan des achats et assurer le suivi des dossiers d’achats (au niveau du centre des services et

des fournisseurs, s’assurer de la conformité de la livraison avec la commande, régler les problèmes éventuels qui pourraient subvenir ;

1. Suivre avec les services compétents les paiements des fournisseurs ;
2. Contrôler les biens et matériels du programme et tenir un inventaire desdits biens et matériels et le rendre disponible chaque fois que cela s’avère indispensable.
3. Suivre divers baux de location et les paiements en découlant.
4. Collecter, enregistrer et conserver toutes les informations concernant les activités du programme;
5. Contribuer à la préparation et à la mise en œuvre des rapports d’activités;
6. Conseiller les parties prenantes du projet sur les procédures administratives applicables et s’assurer de leur correcte mise en œuvre ;
7. Aider à la préparation des plans de travail annuels (PTA) et d’autres processus de planification financière et opérationnelle ;
8. Appuyer tous les processus des achats et des recrutements ;
9. Préparer des requêtes de paiement pour les dépenses de fonctionnement, les salaires, les assurances etc. ;
10. Suivre les décaissements effectués pour le programme
11. Assurer la correspondance quotidienne pour le programme et contribuer à la communication,
12. Recevoir, tri et distribution de la correspondance pour le programme ;
13. Préparation de la correspondance de routine et des notes soumises du programme,
14. Préparer (avec l’équipe programme), l'organisation logistique des réunions, des formations, des ateliers et des missions;
15. Gérer les agendas et organiser les visites de terrain, les rendez-vous et les réunions en interne comme à l’extérieur et assurer la rédaction des comptes rendus des réunions ;
16. Mettre en place et gérer le système d’archivage du programme;
17. Assurer le suivi et l’inventaire des biens et équipements du programme ;
18. Effectuer toutes les autres activités, même non inscrites dans le plan de travail mais jugées nécessaires pour l’atteinte des objectifs du programme.

Qualifications/Requirements

Required degree level:

Bachelor degree or equivalent

Education - Additional Comments:

Diplôme universitaire (minimum Bac + 3) en Sciences Economiques, Gestion financière, économie, finances, administration, administration des affaires ou toute autre discipline pertinente

Required experience:

48 Months

Experience remark:

minimum 4 ans d’expérience dans le domaine des finances et administration, avec des responsabilités graduelles,

Language skills:

• French(Mandatory), Level - Fluent
• English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Area of expertise:

Administration and administrative assistance, Other finance, economics and administration related experience, Finance, accounting and audit

Area of expertise details:

• Très bonne maîtrise de l’outil informatique, internet (emails et réseaux sociaux) et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, Accès, etc.).
• Connaissance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données,
• Connaissance du système ATLAS est un atout
• Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Réseaux sociaux, Email, etc.
• Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion administrative et financière,
• Expérience démontrée de travail dans les agences de nations unies, les coopérations bilatérales et multilatérales et/ou ONG internationales,
• Très grande capacité d’organisation et preuve d’un très bon sens de la communication,
• Très bonne connaissance en comptabilité, gestion financière et gestion administrative,
• Très capacités de rédaction,
• Bon niveau en langue française. La connaissance de l’anglais parlé et écrit constitue un atout important.

Driving license:

No

Competencies values:

Accountability, Adaptability and Flexibility, Client Orientation, Commitment and Motivation, Commitment to Continuous Learning, Communication, Creativity, Empowering Others, Ethics and Values, Integrity, Knowledge Sharing, Leadership, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Self-Management, Technological Awareness, Vision, Working in Teams

Application procedure:

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! FOR National UN Volunteer assignments ONLY

Ceci est une annonce pour une affectation VNU national. Par conséquence, seuls les citoyens de la République Démocratique du Congo et les résidents légaux de la République du Congo ayant une carte de résident de ce pays, le statut de réfugié ou d’apatride peuvent postuler à cette annonce. N’oubliez pas de cocher oui pour : « Je voudrais être considéré/e pour le volontariat dans mon pays. »

Date limite pour postuler : 21-12-2020

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.