Assistant(e) à la gestion Research Assessment & Monitoring (RAM)

AVIS DE VACANCE DE POSTE

INTITULE DU POSTE :

Assistant.e à la gestion (****RAM)

TYPE DE CONTRAT :

GRADE :

DUREE

Fixed Term

GS-5

12 mois

UNITE/DIVISION :

Research, Assessment and Monitoring (RAM)

Recherche, Evaluation et Suivi

LIEU D’AFFECTATION :

Nouakchott

Les candidatures féminines sont vivement encouragées, le PAM est engagé pour l'égalité des sexes et entend relever le niveau des femmes parmi son personnel.

• Vous êtes passionné(e) par l'entraide humanitaire ?
• Souhaitez-vous rejoindre le PAM, une organisation qui oeuvre pour l’amélioration des conditions de vie des populations les plus vulnérables ?
• Voulez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans le développement de son personnel ? Souhaitez-vous apporter une contribution significative à la réalisation de l'objectif "Zéro faim" ?

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde.

La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

CONTEXTE ADMINISTRATIF : Ce poste est à pourvoir dans le bureau de pays du PAM Mauritanie. Le titulaire doit assurer des fonctions d'appui administratif centralisé et fournir un appui administratif à l’équipe RAM. Le poste sera placé sous la supervision du chef de l’unité RAM.

ATTRIBUTIONS SPECIFIQUES :

Le/la candidat (e) sera très impliqué (e) dans les activités quotidiennes, effectuera un large éventail de taches et d’activités d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services :

1. Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents pour aider d'autres membres du personnel à travailler avec efficacité.
2. Répondre à des questions courantes et donner des orientations précises en temps voulu.
3. Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes y inclus le traitement des pièces justificatifs transmises par les partenaires de mise en œuvre dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
4. Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s'assurer que les informations sont structurées et que le personnel peut y accéder facilement.
5. Entretenir des relations avec les autres unités et avec les partenaires externes en fournissant une aide à la gestion pour faciliter le partage des informations et la prestation de services à l'intention du personnel.
6. Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies.
7. Contribuer à l’évaluation et à l'amélioration des procédures opératoires.
8. Collecter des données et effectuer des analyses simples pour contribuer à une gestion efficace des informations de gestion.
9. Assurer l’organisation et la coordination de réunions internes et avec les partenaires et la préparation des rapports et tableau de suivi des décisions prises à l’issue de ces rencontres.
10. Appuyer la gestion des accords partenaires et contrats avec les prestataires de services de RAM y compris la gestion roster d’enquêteurs RAM en étroite collaboration avec les ressources humaines
11. S’acquitter de toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATION & NIVEAU D’EXPERIENCE REQUIS :

Niveau d’éducation :

Achèvement des études secondaires dans les domaines fonctionnels considéré avec cinq (5) ans d’expérience, en gestion, administration, logistique dans d'autres domaines connexes.

Expériences souhaitées pour le poste :

Avoir une expérience des tâches administratives telles que la gestion des agendas, la préparation de documents, la tenue de dossiers et la gestion des correspondances.

Capacité à organiser des réunions, des événements et des déplacements, et à coordonner les activités logistiques associées.

Excellentes compétences en communication écrite et verbale, notamment la rédaction de courriels professionnels, de rapports et de documents.

Compétences et facteurs de succès :

Maitrise de l'outil Microsoft office.

Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.

Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.

Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

Langues& informatique :

Maîtrise (niveau C) de la communication orale courante du français.

Une connaissance pratique de l'arabe et/ou de l'anglais sera hautement souhaitable.