Assistant(e) à l' Administration et aux Finances G5 | Kabalo | RD Congo

Les personnes en situation d’handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

TITRE DU POSTE:

Assistant(e) à l'Administration et aux Finances

TYPE DE CONTRAT:

Contrat à Durée Déterminée

GRADE:

GS-5

LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays):

Kabalo, République Démocratique du Congo

DUREE:

12 mois (Renouvelables)

NOMBRE DE POSTE :

1

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans nos vies. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Avec 27,3 millions de personnes en situation d'insécurité alimentaire extrême, la RDC est la plus grande crise de sécurité alimentaire au monde en chiffres absolus. La République Démocratique du Congo (RDC) compte le nombre estimé le plus élevé de personnes en situation d'insécurité alimentaire dans le monde, avec 27,3 millions de personnes en situation d'insécurité alimentaire entre février et juillet 2021, soit environ 28 % de la population analysée. Sur ce chiffre, 20,5 millions de personnes sont confrontées à des niveaux « de crise » (IPC Phase 3) et 6,7 millions de personnes sont confrontées à des niveaux « d'urgence » (IPC Phase 4) d'insécurité alimentaire. 41 millions de personnes supplémentaires sont dans un état de « stress » avec un risque élevé de basculer dans l'insécurité alimentaire. Les acteurs humanitaires poursuivent leurs opérations d'assistance malgré les difficultés d'accès et l'insécurité dans plusieurs provinces du pays ; suite à la crise à l'Est, le PAM a intensifié ses opérations en 2022 malgré les difficultés de financement.

OBJET DE LA MISSION :

Coordonner la prestation de services administratifs et financiers de qualité axés sur le client et sur l'optimisation des ressources.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

1. Recevoir, accompagner et accueillir les délégations officielles et les invités du gouvernement.
2. Aider à organiser l'accueil et d'autres dispositions logistiques pour les délégations en visite et les invités du gouvernement
3. Assurer la liaison avec le bureau régional ou le siège social concernant les visiteurs internationaux.
4. Préparer des réunions avec les responsables locaux en coordination avec le Ministère des Affaires Etrangères, d'autres agences des Nations Unies ou d'autres personnes.
5. Coordonner avec les unités de sécurité et de transport pour l'organisation des missions routières et des transferts aéroport pour les visiteurs.
6. Coordonner avec le ministère des Affaires étrangères pour obtenir des visas pour les invités et préparer les documents nécessaires.
7. Coordonner avec le ministère des Affaires étrangères pour les arrangements de protocole.
8. Organiser et coordonner toutes les réunions entre les responsables de la Mission et les autorités locales.
9. Coordonner les exigences logistiques des cérémonies et des tâches protocolaires selon les besoins.
10. Fournir une assistance protocolaire pour les activités du chef du bureau et d'autres hauts représentants du bureau selon les besoins, conformément à leurs programmes quotidiens.
11. Organiser les déplacements extérieurs de la mission en ce qui concerne les rendez-vous, l'hébergement, les formalités d'immigration et de visa.
12. Faciliter la liaison entre le Bureau et les homologues du gouvernement hôte ainsi que la communauté diplomatique.
13. Maintenir la communication avec le Protocole d'Etat.
14. Agir en tant que point focal du PAM pour toutes les communications et la coordination avec le bureau de coordination du gouvernement hôte.
15. Assister et conseiller les contractants internationaux dans l'octroi de visas d'entrée et de prolongation et aider les membres de famille éligibles du personnel international à obtenir des visas d'entrée et de prolongation.
16. Familiarise les membres du personnel avec les lois locales lorsqu'ils interagissent avec les autorités locales.
17. Aide à l'obtention des autorisations de vol par l'intermédiaire d'une mission diplomatique ou de ministères.
18. Superviser la gestion des voyages et des événements pour la RDC.
19. Effectuer d'autres tâches, selon les attributions.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :

Education:

Diplôme d’études secondaires. Certificat d’études post – secondaires en finance, gestion financière, économie ou des domaines connexes serait un atout.

Expérience:

Au moins cinq (5) années d'expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l'administration ou finances.

Expérience de la collecte et du suivi des données financières sur les projets et les programmes, de l'évaluation de la situation financières et administratives.

Connaissances & Compétences :

• Manifeste une connaissance des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi.

  • Connaissance en budgétisation fondée sur la performance, analyse et établissement de rapports.
  • Être capable de participer aux initiatives de planification des activités et d'établir à cet effet des budgets et des prévisions par projet.
  • Capable de convertir des plans d'action en mesures claires que les membres de l'équipe doivent prendre pour appuyer la mise en œuvre du programme.
  • Connaissances spécialisées dans les services d'administratifs, des techniques et des procédures administratives, et une bonne maîtrise des normes, des procédures et des infrastructures.
  • Assurer un service d’excellence par un contrôle et supervision des travaux administratif au regard des normes et conventions.

  Langues:

  Maîtrise (niveau C) de la langue Française, et connaissance intermédiaire (niveau B) de la langue Anglaise.

  NOS VALEURS AU PAM :

  • Intégrité
  • Collaboration
  • Engagement
  • Humanité
  • Inclusion

DATE LIMITE POUR LES CANDIDATURES

26/05/2023

Ref.: VA 826769

Veuillez noter que les seuls documents que vous devez soumettre en ce moment sont votre CV et votre lettre de motivation. Des documents supplémentaires tels que des passeports, des lettres de recommandation, des certificats universitaires, etc. peuvent potentiellement être demandés à l’avenir.

Pour les candidats qui éprouvent des difficultés à accéder à la plateforme de recrutement électronique du PAM et qui nécessite un soutien pour postuler, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : [email protected] en indiquant le numéro de l’avis de vacance en objet.

Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Aucune nomination en vertu d’un contrat quelconque ne sera offerte aux membres du Comité consultatif des Nations Unies sur les questions administratives et budgétaires (ACABQ), de la Commission internationale de la fonction publique (ICSC), du Comité des finances de la FAO, de l’auditeur externe du PAM, du Comité de vérification du PAM, de l’Unité conjointe d’inspection (JIU) et d’autres organismes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service qu’au cours des trois années suivant sa cessation.