Assistant du Coordonnateur Résident

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education. More about G-6 contracts.

Org. Setting and Reporting Depuis le 1er janvier 2019, les fonctions de Coordonnateur Résident du système des Nations Unies sont séparées de celles de Représentant Résident du PNUD dans le but d'assurer un soutien plus cohérent, plus responsable et plus efficace à la réalisation des objectifs de développement durable (SDG). Au niveau mondial, afin d'aider le Coordonnateur résident à assumer la responsabilité globale de la coordination des activités opérationnelles de développement, une équipe multidisciplinaire comprenant un planificateur stratégique, un économiste, un responsable de la gestion des données et des rapports sur les résultats, un responsable de la communication et du plaidoyer et un responsable des partenariats et du financement du développement a été mise en place. Au Togo, cette équipe est renforcée par des conseillers pour la paix et le développement et des conseillers de sécurité et forme avec les autres le Bureau du Coordonnateur Résident (BCR).

Afin de soutenir le BCR avec une variété de soutien administratif exécutif, les Nations Unies recherchent une ou un assistant exécutif dynamique qui travaillera sous la supervision directe du chef du bureau du Coordonnateur résident. Le titulaire du poste devra faciliter la circulation efficace de l'information et de la communication, les actions sur instructions, les agendas au sein du BCR afin d'assurer une diffusion rapide de l'information et une action en temps utile.

Cadre organisationnel et rapports hiérarchiques : Ce poste est situé dans le bureau du Coordonnateur résident. L'assistant exécutif rend compte au chef du bureau du Coordonnateur résident.

Responsibilities Responsabilités : Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'assistant exécutif sera responsable des tâches suivantes

Administration générale •Fournir un soutien administratif pour assurer le fonctionnement harmonieux et efficace du bureau du Coordonnateur résident. •Coordonner la gestion efficace et discrète de l'emploi du temps du Coordonnateur résident. •Coordonner le calendrier et l'horaire des réunions internes, régulières et ad hoc ; préparer les procès-verbaux et les résumés des actions à prendre. •Rédiger la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, financières et de ressources humaines pertinentes. •Assurer une coordination approfondie avec les unités de service et se concerter fréquemment avec les membres de l'équipe aussi bien au niveau local qu’avec le siège. •S'acquitter d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme opérationnel de voyages ; suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux contractants individuels ; aménagement de l'espace physique ; identification des besoins en matière de bureautique et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organisation et coordination de séminaires, conférences et traductions).

Gestion des ressources humaines •Lancer, examiner, traiter et assurer le suivi des actions liées à l'administration des activités du RCO en matière de ressources humaines, par exemple le recrutement de personnel et de consultants, les examens de classement des postes, la séparation des membres du personnel, la formation, etc. •Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils aux membres du personnel concernant leurs droits, les procédures, processus et pratiques administratifs, les conditions d'emploi, les devoirs et responsabilités, et les prestations prévues par le règlement et le statut du personnel. •Superviser la tenue des dossiers d'avis de vacance de poste et suivre l'état d'avancement des avis de vacance de poste. •Surveiller le tableau des effectifs et préparer les données/tableaux statistiques pertinents. Budget et finances •Aider à la préparation et à l'examen des propositions/exigences en matière de ressources financières et humaines. Consolider le budget/le programme de travail en ce qui concerne le budget du siège, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats. •Surveiller les dépenses et les comparer avec le budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires. •Assister les gestionnaires dans l'élaboration des besoins en ressources pour les propositions budgétaires. •Aider à la préparation des soumissions de l'exécution du budget et à la finalisation des rapports d'exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles •Préparer ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par le système IMIS. •Assurer la coordination avec d'autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires. Administration des contrats •Aider à l'administration quotidienne des contrats entre les Nations Unies et les contractants externes pour les services externalisés. •Vérifier les factures des contractants par rapport aux biens et services fournis par le contractant et approuvés par le BCR. •Traiter le paiement des factures des contractants et contrôle les paiements. •Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations des Nations Unies pour le personnel contractuel et de travail de l'unité, de la section ou du service des Nations Unies, y compris : les cartes d'accès aux terrains, les cartes d'accès aux propriétés, les permis de stationnement, les cartes d'accès et les clés de porte.

Le travail implique une interaction fréquente avec : •Le personnel du BCR et les clients du BCR. •Le personnel des ressources humaines, de l'administration, de la comptabilité et du service d'appui général au Togo et au siège. •Les bureaux d’études et cabinets de conseil.

Résultats escomptés : Travailler avec un minimum de supervision ; fournir de manière indépendante des rapports et/ou des dossiers précis dans les domaines de la programmation du travail, de la gestion budgétaire/financière, de l'administration du personnel et d'autres fonctions administratives.

Competencies - Professionalisme: Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; Persévérer face aux obstacles et aux difficultés; Garder son calme dans les situations de crise.

• Aptitude à la Communication: S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit; Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient; Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue; Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse; Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.

• Aptitude à planifier et à organiser: Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins; Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu; Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

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Education Diplôme d'études secondaires ou équivalent. Un BTS est souhaitable mais pas obligatoire.

Work Experience Sept ans d'expérience dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l'audit, les ressources humaines, les services de soutien aux programmes ou dans un domaine connexe est requis. La connaissance de Microsoft Office est souhaitable. Expérience de travail à l'ONU ou dans toute organisation internationale similaire es souhaitable.

Languages L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. La maîtrise du français (oral et écrit) et requisé.

Assessment L'évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien basé sur les compétences.

Special Notice Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes à 50/50 dans son personnel, conformément à la stratégie de parité des sexes du Secrétaire général. Les candidates sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.

À l’Organisation des Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de garantir les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d'emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. Les Nations Unies sont déterminées à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L'Organisation des Nations Unies recrute et emploie du personnel indépendamment de l'identité de genre, de l'orientation sexuelle, de la race, des origines religieuses, culturelles et ethniques ou des handicaps. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la candidature.

United Nations Considerations According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.