Assistant de Gestion SC-5

CONTEXTE

ADMINISTRATIF:

Cet emploi se trouve dans le bureau pays de Cote D'Ivoire.

Les titulaires peuvent soit assurer des fonctions d'appui administratif centralisé et relever de l'Adjoint(e) à la gestion, soit fournir un appui administratif aux équipes dépendant hiérarchiquement du ou de la Responsable de l'unité ou du de la Chef du service, ou de son ou sa suppléant(e). Lorsque ces postes apportent un soutien dans un secteur d'activité précis, ils peuvent relever du ou de la Responsable de l'unité considérée, du de la Chef de service, ou de son ou sa suppléant(e).

À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. On attend des titulaires qu'ils produisent des travaux structurés et précis, et mènent des activités spécifiques d'aide à la gestion. Ils peuvent donner des orientations sur les pratiques courantes à d'autres membres du personnel moins expérimentés travaillant dans leur domaine d'activité.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:

Effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

1. Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents pour aider d'autres membres du personnel à travailler avec efficacité.
2. Répondre à des questions courantes et donner des orientations précises en temps voulu.
3. Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
4. Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s'assurer que les informations sont structurées et que le personnel peut y accéder facilement. 5
5. Entretenir des relations avec diverses personnes en fournissant une aide à la gestion pour faciliter le partage des informations et la prestation de services à l'intention du personnel.
6. Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies.
7. Contribuer à l'amélioration des procédures opératoires.
8. Collecter des données et effectuer des analyses simples pour contribuer à une gestion efficace des informations de gestion.
9. Donner des orientations à des collègues moins expérimentés pour les aider à s'acquitter de leurs tâches

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:

Compé tences

théma

tiques

MRPP

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Motivation

Comprendre et communiquer les

Objectifs stratégiques

Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM.

Être une force de changement positif

Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique.

Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe

Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires.

Faire connaître la mission du PAM au quotidien

Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM.

Ressources humaines

Rechercher des moyens

de renforcer les

compétences individuelles

Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités.

Créer une culture de l’ouverture d’esprit

Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents.

Accompagner et assurer un retour d’information constructif

Assure l'accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité.

Adopter et prôner une attitude volontariste

Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique.

Performance

Encourager l’innovation et les solutions créatives

Recherche le moyen de faire preuve de toujours plus d'efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues.

Donner la priorité à l’obtention de résultats

Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience.

Prendre des

engagements et s’y tenir

Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris.

Savoir prendre des décisions

Décide de manière autonome des mesures à prendre lorsqu’il ou elle a un choix difficile à faire sur son lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

Partenariat

Relier et faire travailler

ensemble les unités du

PAM

Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique.

Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs

Recherche des possibilités de collaboration avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.

Faire preuve de souplesse et

d’adaptabilité sur le plan politique

Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.

Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats

Adapte ses activités aux priorités de son ou sa responsable hiérarchique pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

NIVEAU DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE MINIMAL REQUIS :

Formation:

Baccalaureat. Cependant un diplome de qualification dans le domaine de la gestion, de l’Administration ou des Finances est préférable.

Expérience professionnelle:

Au moins cinq ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif

Connaissances

et compétences:

• Rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.

  • Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
  • Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
  • Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
  • Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

  Connaissances linguistiques:

  Avoir une maîtrise du français et une connaissance pratique (niveau C) ou limitée (niveau B) de l'anglais.

  Date de fin d’affichage:

  Lundi 20 Décembre 2021