Assistant aux Opérations
Assist with operations and administrative tasks effectively.
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Overview
Assist with operations and administrative tasks effectively.
You have:
- Must have a secondary school diploma with knowledge of general administrative procedures.
- At least 5 years of relevant experience is required.
- Excellent knowledge of French is required.
- Functional knowledge of English is required.
- Experience in using Oracle or other operating systems is an asset.
Contract
This is a No grade contract. More about No grade contracts.
TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN ASSISTANT AUX OPERATIONS
Description de Poste
Titre : Assistant aux Opérations
Type de contrat : Accord de Services Spéciaux (SSA)
Grade : GS.05 du barème du système des Nations Unies
Lieu d’affectation : Conakry (Bureau Pays)
Durée : Six (6) mois renouvelables
Unité : Administration/Opérations
Horaires : Plein temps
Contexte et Justification
L'équipe de pays est chargée de promouvoir la coopération technique, de susciter de l'intérêt et de coordonner l'aide au développement de la santé, tenant compte des stratégies mondiales et régionales et des lignes directrices de l'OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l'analyse et à la diffusion d'informations sur la santé.
Les unités d'appui à la gestion des pays (CSU) ont été créées dans la structure organisationnelle pour assurer la mise en œuvre opérationnelle des plans de travail en s’assurant du respect des politiques, procédures, règles et réglementations organisationnelles.
Description des tâches :
Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS en Guinée et la supervision technique de l’Administratrice en charge des Opérations, le titulaire sera chargé d’exécuter les tâches suivantes :
- Participer et Préparer la mise en œuvre du plan d'action mensuel et hebdomadaire du service des Opérations ;
- Superviser et surveiller le flux d'informations des opérations, trie, analyse et identifie les domaines dans lesquels les actions doivent être prises ;
- Tenir le calendrier des réunions d'équipe selon les horaires et les besoins ; rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des points d'action pour assurer une mise en œuvre rapide ;
- Organiser et coordonner les préparatifs administratifs pour les réunions, séminaires et ateliers nationaux et internationaux organisés par l’Administration ;
- Assurer l’accueil et les processus administratifs d’arrivée des missionnaires et des nouveaux staffs ;
- Tenir le tableau de bord des requêtes et des appuis techniques fournis ;
- Gérer toutes les correspondances internes et externes et soumettre tous les eworkflow/Bizagi (Memo) du service des Opérations ;
- Contribuer à la gestion des approvisionnements du service des Opérations ;
- Assurer l'archivage électronique des données et les documents du service des Opérations en collaboration avec toutes les unités de l’Administration ;
- Maintenir les systèmes de classement physique en étroite collaboration avec d'autres membres du personnel de soutien ; examen continu du système de classement pour s'assurer que l'information est à jour et utilisée de façon efficace et efficiente ;
- Effectuer des recherches d'informations (bibliothèque, Internet) à la demande ;
- Préparer et soumettre des rapports périodiques du responsable des Opérations ;
- Tiens le secrétariat et suivi des activités de l’OMT (Operation Management Team) ;
- Effectuer d'autres tâches connexes qui peuvent être attribuées par la responsable des Opérations ou le Représentant de l'OMS-Guinée.
Qualifications/Profil du candidat
Education
- Essentielles : Disposer d’un diplôme de Fin d’études secondaires avec une connaissance des procédures générales en matière d'administration.
- Souhaitables : La formation dans les systèmes de gestion des Nations Unies est un avantage, de même que des compétences avérées en rédaction.
Experiences
- Essentielles : Avoir au moins 5 ans d'expérience pertinente.
- Souhaitables : Une expérience pertinente à l'OMS ou une autre Agence du système des Nations Unies est un atout. De même une expérience dans l’utilisation d’Oracle ou d'autres systèmes d’exploitation est un atout.
Langues:
- Excellente connaissance du français;
- Connaissance fonctionnelle de l’Anglais.
Compétences Fonctionnelles
- Communiquer de manière crédible et efficace ;
- Favoriser l’intégration et le travail en équipe ;
- Respecter et Promouvoir les différences individuelles et culturelles ;
- Produire des résultats;
- Avancer dans un environnement en pleine évolution.
Autres
- Excellentes compétences en informatique (Word, Excel, Power point et le traitement des bases de données).
Potential interview questions
| Can you describe a situation where you had to manage multiple tasks simultaneously? | This question assesses your time management skills and ability to prioritize tasks. | Provide a specific example and explain your approach to managing those tasks. |
| How do you handle disagreements within a team? | The interviewer wants to evaluate your teamwork and conflict-resolution skills. | Pro members can see the explanation. |
| What strategies do you use to ensure effective communication in a team environment? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| Describe a time when you had to prepare a report with a tight deadline. What was your approach? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| Can you share an example of how you have promoted diversity in a workplace? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 3 years ago
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Updated 1 year ago
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Source:
who.int
