Assistant aux achats

Volunteering Admin Finance & Economy

Overview

Assist in procurement processes for FAO projects.

You have:

• Experience of at least 1 year in administration, accounting, and office management.
• Fluent written and spoken knowledge of French.
• Good knowledge of computer tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook and other software).
• Solid judgment capacity, confidentiality, integrity, initiative, and organization skills.
• Ability to communicate clearly and concisely.
• Experience working with UN agencies or international NGOs is an asset.
• Ability to work well under pressure and organize priorities effectively.
• Proven ability to work in a multicultural environment and build harmonious working relationships.

Contract

This is a UNV contract. More about UNV contracts.

L’objectif principal de la FAO en République démocratique du Congo (sous la conduite du Représentant) est d’assister le Gouvernement à développer et mettre en oeuvre des politiques, programmes et projets pour réduire la faim et la malnutrition, assurer la sécurité alimentaire, développer l’agriculture, la pêche, la foresterie, l’environnement, ainsi que la gestion durable des ressources naturelles. Pour y parvenir, la Représentation s’est dotée d’un Cadre de Programmation Pays qui précise les priorités convenues avec le Gouvernement ainsi que les axes stratégiques d’intervention de la FAO dans le pays, les ressources à mobiliser et le cadre de coopération avec les autres partenaires techniques et financiers présents en RDC.

Sous la supervision générale du Représentant et la supervision directe du responsable de l’Unité Local des Achats (ULA), le/ la spécialiste aux achats a pour responsabilité principale l’acquisition des biens, services et travaux nécessaires à la mise en œuvre des activités/ projets de l’organisations dans le respect strict des procédures et politiques d’achats de la FAO, en temps utile, de manière compétitive et transparente- dans le respect des procédures de l’organisation, tout en répondant aux exigences de l’utilisateur et en assurant le meilleur rapport qualité-prix.

Le / La spécialiste est en charge du processus d’achat et effectuera spécifiquement les tâches suivantes :

• Assister les projets désignés dans la planification et le suivi des achats dans l’outil dédié de la division des achats du siège (CSLP) ;
• Vérifier que toutes les demandes d’achats reçues à l’ULA pour exécution sont réalistes, précises, complètes et signées à la main avant l’enregistrement dans le tableau de suivi des achats;
• Maintenir et mettre à jour la base des données pour un bon suivi des demandes d’achats ;
• Définir les stratégies d’achats idoines pour chaque demande d’achat en accord avec les principes des Achats à la FAO, les procédures, le manuel MS 502 et les meilleures pratiques ;
• Formule les demandes de délégation Adhoc, si applicable ; -
• Préparer les Appel d’Offres, en assurer la publication ; le suivi (ex : prépare les demandes de clarifications et assure que les réponses soient publiées à temps à tous les fournisseurs
  potentiels, prépare les offres pour transmission pour évaluations techniques…)
• Réaliser les évaluations financières, élaborer les recommandations d’adjudication ;
• Préparer les notes de synthèses, et les soumissions aux comités de revue des marchés/contrats (Local et Siège) ;
• Mettre à jour les « reportings » pour les dossiers assignés (Tableau de suivi des achats MS 502, suivi du Comité d’ouverture des soumissions, des rapports de performance, des applications
  dommages et intérêts) ;
• Assister dans la préparation et/ou la publication et ou la gestion des appels à manifestation d’intérêts (AMI) (dans le cadre des MS 502, MS 507 et/ou MS 704);
• Assurer l’émission et le suivi de bons de commande et de contrats des fournisseurs des biens, services et travaux ;
• Assurer le suivi des livraisons de biens et l’administration des contrats ; les retards de livraison doivent être documentés et les dommages et intérêts systématiquement appliqués ;
• Rédiger et transmettre les lettres de regrets aux soumissionnaires infructueux pour chaque appel d’offres ;
• Maintenir, organiser et entretenir les dossiers afférents à l’unité locale des achats y compris les documents engageant la responsabilité du service/ de l’Organisation ainsi que les
  correspondances, les dossiers généraux et les dossiers relatifs aux projets ;
• S’assurer de la mise à jour précise et quotidienne du Tableau de Suivi des Achats afin de s’assurer du bon suivi sur la situation des achats, de pouvoir en extraire les informations requises et de répondre aux demandes d’informations à ce sujet
• Contribuer à l’identification de nouveaux fournisseurs pour élargir la liste des fournisseurs potentiels à consulter pour les différents catégories d’achat ;
• S’assurer du suivi de la performance des fournisseurs en ce qui concerne le délai, la qualité, les prix, et la fourniture de biens et de services conformément aux meilleurs intérêts de l’Organisation ;
• Assurer l’enregistrement des nouveaux fournisseurs à temps ainsi que la mise à jour des informations des fournisseurs déjà enregistrés ;
• Utiliser les systèmes/outils informatiques (INTEND, GRMS, DO Dashboard, Share point, UN Partner Portal, UNGM) des achats afin de transformer les informations utiles en base de données pour les sources d’approvisionnement ; vérifier que les informations sont complètes et correctes ;
• Classer les documents liés au processus d’achats sur les plateformes et dossiers dédiées et les tenir à jour ;
• S’assurer que tous les processus sont correctement documentés, et que les approbations de l’autorité d’achats sont systématiquement obtenues ;
• Exécuter toute autre tâche qui lui serait confiée/ demandée par la hiérarchie.

Compétences de base exigées par la FAO

• Attention portée aux résultats • Avoir l’esprit d’équipe • Sens de la communication • Établissement de relations constructives • Partage des connaissances et amélioration continue

Critères de sélection

• Bonne capacité de jugement, confidentialité, intégrité, sens de l’initiative, sens élevé de responsabilité et de l’organisation du travail • Bon esprit analytique, bonne capacité à travailler sous pression, aptitude à organiser des priorités • Aptitude confirmée à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et entretenir régulièrement des relations de travail harmonieuses et effectives aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation • Connaissance du système des Nations Unies • Expérience précédente auprès de l’Organisation des Nation Unies et connaissance des règlements de l’organisation des Nations Unies • Capacité de communiquer de manière claire et concise • Maitrise des outils de communication : Outlook et ses fonctions listes de distribution, rappels, synchronisation etc • Une expérience avec les agences des Nations Unies ou les ONG internationales est un atout

• 1 an d'expérience professionnelle pertinente dans l’administration, la comptabilité et la gestion de bureau • Connaissance courante écrite et orale du français. • Avoir la Bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook et autres logiciels).

Le poste est basé À Kinshasa, la capitale de la RDC avec une population estimée À plus de 10 millions de personnes. Kinshasa a un climat tropical chaud et humide avec une saison sè;che annuelle entre juin et septembre. Kinshasa dispose de plusieurs grands supermarchés où la plupart des produits de consommation peuvent être achetés. Les produits importés, y compris les marques mondiales, sont facilement disponibles mais peuvent être coûteux. Le bureau de la FAO est situé au centre de la rue principale appelée Boulevard 30 Juin. Les Volontaires des Nations Unies sont seuls responsables de trouver un logement, bien que sur leur demande le bureau UNV peut les connecter avec d’autres Volontaires déjÀ déployés sur place pour leur faciliter la tâche. Des options de logement sont disponibles dans les appartements et maisons dans les zones centrales de Kinshasa telle que la colocation entre 2 ou 3 Volontaires des Nations Unies qui peuvent décider de partager un appartement.

La situation sécuritaire À Kinshasa est relativement calme bien qu'imprévisible. Le taux de criminalité est faible. Les risques pour le personnel sont réduits. Mais le personnel est tenu de respecter des directives, instructions et autres mesures d'atténuation en matiè;re de sécurité des Nations Unies.Il est obligatoire pour tout le personnel de recevoir un briefing de sécurité À l'arrivée. La couverture médicale de base est fournie par le systè;me des Nations Unies ainsi que par les cliniques privées et les hôpitaux publics de Kinshasa.

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Potential interview questions

Added 3 months ago - Updated 3 months ago - Source: unv.org