L’équipe de pays est chargée de promouvoir la coopération technique, stimuler l’intérêt et de coordonner l’assistance pour le développement de la santé sur base des stratégies globales et régionales et des directives de l’OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l’analyse et à la diffusion d’informations sanitaires.

* Contexte organisationnel (décrire le rôle de l’individu au sein de l’équipe, l’orientation et la supervision des supérieurs hiérarchiques et la formation ou l’information fournies à d’autres membres du personnel)

Le/ la titulaire du poste s’acquitte des fonctions qui se rapportent à l’appui au programme dans l’environnement GSM. Le /la titulaire du poste travaille sur la base des instructions générales, de sa propre expérience, suivant les politiques, procédures, règles et règlementations de l’Organisation, assure le bon fonctionnement de l’équipe ou département. Le/ la titulaire est invité(e) à demander conseil pour les questions inhabituelles. La plupart du travail est contrôlé pour l’exactitude et la pertinence par le titulaire lui-même et par les administrateurs de programme sur une base ad hoc pour l’atteinte des résultats et qualité en général, les correspondances sont visées par les administrateurs de programme avant soumission au Représentant ;

* Résumé des tâches assignées (décrire ce que le/la titulaire du poste doit faire pour atteindre les principaux objectifs)

1.Initier les projets de correspondances sur orientation des chefs de programmes ; les finaliser conformément aux styles de l’OMS, du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant soumission pour approbation et signature ; 2. Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d’activités dans le GSM/Oracle, les lettres d’invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents ; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ; 3. Analyser les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les chefs de programmes, en attirant leur attention sur des points importants. Planifier les réunions des administrateurs de programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d’action afin d’assurer une réponse rapide aux requêtes de l’OMS ; 4. Obtenir des documents d’information pour les réunions, séminaires, ateliers etc… auxquels prennent part les administrateurs de programmes, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils ont les dossiers d’information et documents appropriés ; 5. Veiller à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes règles, pratiques, procédures et style d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant ; 6. Utiliser les outils de suivi appropriés, faire le suivi et veiller à ce que les dates butoir et les échéances soient respectées et que les correspondances et les requêtes sont analysées et traitées dans les meilleurs détails ; 7. Utiliser GSM pour préparer les demandes des voyages officiels des Administrateurs de programmes. Faire les réservations d’avion et d’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes sur demande ; 8. S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien à l’administration et au Bureau du Représentant ;

3. Profil de recrutement

Compétences : Génériques Décrire les compétences essentielles, gestionnaires et d’encadrement requises – voir le modèle des compétences de l’OMS – en les listant par ordre de priorité, à commencer par les plus importantes.

1. Communiquer de manière crédible et efficace 2. Favoriser l’intégration et le travail d’équipe ; 3. Produire des résultats ; 4. Avancer dans un environnement en pleine évolution ; 5. Gérer les ressources de manière efficace.

Connaissances et compétences fonctionnelles : - Décrire les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste. Le ou la titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise ; actualiser ses connaissances sur l’utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l’auto – formation. Il/elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le bureau pays, le groupe organique et l’OMS, pour être en mesure de biefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.

Éducation (Qualification) •Essentielle : Diplôme fin d’études secondaires suivi d’une formation en administration et gestion.

•Souhaitable : Bac 2 en administration et en gestion

Expérience :

Essentielle :5 ans d’expérience dans une institution publique ou privée reconnue

Souhaitable: Expérience dans les postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes basées sur ORACLE ou un autre système similaire à ERP est un atout

Langues La maitrise de français et une connaissance prtatique de l’anglais sont exigées

Autres considérations (p. ex., conditions physiques du lieu de travail, si différentes de celles d’un environnement de bureau normal ; compétences informatiques ; etc.) Connaissances avancées de MS Office et connexes (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

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Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: who.int