Assistant au Budget et à la Programmation

Overview

Assure la gestion efficace des budgets et des ressources financières

You have:

• Baccalauréat plus un diplôme dans le domaine du budget, des finances, de la comptabilité ou tout domaine connexe.
• Cinq ans ou plus d'expérience de travail progressif à l'appui dans le cadre de travaux administratifs généraux, dont au moins deux ans au budget ou dans un domaine connexe.
• La maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais.
• Capacité à recouper et analyser des données financières provenant de diverses sources afin de produire des rapports périodiques.
• Capacité à travailler aisément avec Excel et Powerpoint.

CONTEXTE

ADMINISTRATIF:

Ce poste est à pourvoir dans le bureau de pays de Cote d’Ivoire. Le/la titulaire relèvera de la Chargée du budget et de la programmation.

Le/la titulaire à ce niveau devra assumer, sous une supervision générale, la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités nécessitant de lui (d’elle) qu'il/elle interprète dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à sa disposition. On attend de lui ou d’elle qu'il/elle fasse preuve d'initiative pour réagir face à des situations non prévues, tout en prenant l'avis de sa responsable hiérarchique. Il/elle aidera à la gestion des ressources financières et peut donner des orientations à d'autres membres du personnel.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:

Assurer une assistance technique permettant de planifier, de suivre et d'analyser la performance financière des projets avec efficience afin d'optimiser l'utilisation des ressources financières.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

1. Participer à l'examen des propositions budgétaires ainsi qu'au suivi et à l'analyse de la performance financière des projets et faire des recommandations conformément aux politiques et procédures financières et aux meilleures pratiques du PAM, afin d'appuyer l'analyse financière et l'optimisation des ressources.
2. Fournir une analyse élémentaire des soldes des fonds et des dons et communiquer les écarts au ou à la responsable hiérarchique, afin de contribuer à l'optimisation des ressources et de faciliter la prise de décisions.
3. Contribuer à la gestion des filières d'approvisionnement pour assurer un suivi efficient permettant d'éviter les ruptures d'approvisionnement, y remédier le cas échéant et maximiser l'efficacité opérationnelle.
4. Vérifier dans les délais impartis que les données figurant dans les systèmes internes sont exactes pour faciliter l'accès aux informations et aider à la planification et à la prise de décisions.
5. Regrouper les données et fournir des analyses élémentaires, gérer les enregistrements et les fichiers avec précision et établir des rapports périodiques et ponctuels pour examen ultérieur, afin de garantir l'exactitude et l'efficience des informations présentées aux parties prenantes internes et externes.
6. Assurer la liaison avec certaines personnes concernant les questions liées à la gestion des fonds des projets et les procédures y afférentes pour clarifier les anomalies éventuelles et optimiser l'utilisation des ressources.
7. Donner des orientations et dispenser des formations en cours d'emploi à l'intention du personnel dans les domaines de la planification budgétaire, de la gestion des fonds et de la planification opérationnelle, pour contribuer à la formation continue et à l'harmonisation des services fournis.
8. Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour vérifier que le PAM est en mesure d'intervenir rapidement et de déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début des crises.

AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE (à définir par le ou la gestionnaire du poste):

La présente rubrique, facultative, permet de décrire les autres responsabilités et connaissances associées au poste considéré.

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:

Compé tences

théma

tiques

MRPP

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Motivation

Comprendre et communiquer les

Objectifs stratégiques

Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM.

Être une force de changement positif

Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique.

Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe

Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires.

Faire connaître la mission du PAM au quotidien

Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM.

Ressources humaines

Rechercher des moyens

de renforcer les

compétences individuelles

Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités.

Créer une culture de l’ouverture d’esprit

Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents.

Accompagner et assurer un retour d’information constructif

Assure l'accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité.

Adopter et prôner une attitude volontariste

Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique.

Performance

Encourager l’innovation et les solutions

créatives

Recherche le moyen de faire preuve de toujours plus d'efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues.

Donner la priorité à l’obtention de résultats

Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience.

Prendre des engagements et s’y

tenir

Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris.

Savoir prendre des décisions

Décide de manière autonome des mesures à prendre lorsqu’il ou elle a un choix difficile à faire sur son lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

Partenariat

Relier et faire travailler

ensemble les unités du

PAM

Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique.

Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs

Recherche des possibilités de collaboration avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.

Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique

Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.

Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats

Adapte ses activités aux priorités de son ou sa responsable hiérarchique pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES:

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Contrôles internes et mise en conformité

Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur possible application aux activités essentielles du PAM.

Budgétisation fondée sur la performance, analyse et établissement de rapports

Analyse les budgets et les prévisions pour contribuer à la formulation de recommandations destinées à l'encadrement supérieur sur les questions relatives à la planification financière et à la planification des activités conformément aux principes d'optimisation de l'utilisation des ressources.

Gestion des ressources

Suit l'évolution des effectifs et de l'utilisation des ressources pour anticiper et faire remonter les problèmes potentiels aux responsables des programmes.

Gestion de la performance

Fait la preuve d'une compréhension suffisante du système utilisé par le PAM en matière de gestion de la performance et est en mesure de recueillir auprès de sources internes et externes des informations pertinentes et fiables susceptibles d'être exploitées dans les opérations de suivi ou d'évaluation.

Connaissance de la chaîne d'approvisionnement et des opérations

Montre qu'il ou elle a une compréhension élémentaire des principes du PAM relatifs aux programmes, à la mise en œuvre et à la chaîne d'approvisionnement (notamment des modalités et de la structure des projets).

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE:

• • A aidé à établir des documents financiers complexes.
  • A contribué aux analyses portant sur la performance budgétaire.
  • A contribué à la collecte de données sur les filières d'approvisionnement.

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS:

Formation:

Baccalauréat plus un diplôme dans le domaine du budget, des finances, de la comptabilité ou tout domaine connexe.

Connaissances linguistiques:

La maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

Expérience : Cinq ans ou plus d'expérience de travail progressif à l'appui dans le cadre de travaux administratifs généraux, dont au moins deux ans au budget ou dans un domaine connexe.

Connaissances et compétences :

· Capacité à recouper et analyser des données financières provenant de diverses sources afin de produire des rapports périodiques pour aider à la prise de décisions.

· Capacité à travailler aisément avec Excel et Powerpoint

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

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Added 3 years ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org