Assistant Archiviste Finance

Job Description

Sous la supervision directe du Budget and Reporting Finance Manager, l’Assistant Archiviste Finance sera responsable de l’archivage (physique et électronique) des documents Finances selon la politique de rétention des documents de IRC. L’assistant archiviste sera responsable de la qualité du classement, référencement des pièces comptables, retrait et remise des documents selon les besoins de consultation.

Responsabilités principales :

- Réceptionner les classeurs des pièces comptables venant des différents bureaux de terrain et s’assurer des bons référencements ; - Collecter tous les classeurs des pièces comptables du bureau de Bujumbura et s’assurer des bons référencements ; - Organiser régulièrement le classeur des correspondances du département des finances ; - Mettre en place un système/outils de gestion documentaire afin d’assurer la traçabilité des pièces sorties des archives et leur reclassement ; - Réorganiser le local servant à l’entrepôt des documents comptables ; - Travailler sur la réorganisation des archives finances historiques s’appuyant sur les procédures globales de rétention des documents de IRC ; - Mettre en place une base de données de tous les documents archivés ; - Suivre l’effectivité des estampillages sur les documents réceptionnés et faire un retour en cas de besoin ; - Mettre à disposition du département Finance tous les documents nécessaires pour les audits des différents projets ; - Procéder au reclassement des documents dès la finalisation des audits ; - Produire un rapport mensuel sur l'état de la documentation à recevoir et à classer de tous les bureaux de terrain, y compris Bujumbura et ce qui est réellement reçue et classée ; - Suivre tous les documents manquants chaque mois et informer le superviseur en conséquence ; - scanner les différents documents du département de Finances selon les besoins ; - Effectuer toutes autres tâches à la demande du superviseur en rapport avec les missions assignées.

Sécurité/Communication

- Signaler sans délai à la Directrice Adjointe en charge des finances ou au Manager Senior des Finances toute irrégularité constatée au sein du bureau, du personnel et des sites de l'IRC concernant la politique et les procédures financières.

Qualifications

- Bac + 3 sciences de l’information ou tout diplôme equivalent - Expérience professionnelle de trois (3) années dans la gestion des archives dans les grandes structures étatiques et privées ou ONGs Locales ou internationales ou experience equivalente ; - Connaissance de l'outil informatique Excel et Word; capacite de tirer de l’information de bases de données complexes; - Très grande attention aux details; - Capacité à travailler en équipe ; - Bonne probité morale; - Très bon sens de l’organisation; - Aisance relationnelle ; - Courtoisie et bonne communication écrite et orale ; - Disponible.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 21 Avril 2022 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.