Assistant Administratif

Volunteering Admin

Overview

Provide technical and operational support for travel management activities.

You have:

• Have at least one (1) year of relevant professional experience in the field of administration.
• Have a good mastery of IT tools, particularly Microsoft Word, Excel, Access, and email management.
• Demonstrate integrity and respect the values, principles, and ethical standards of the United Nations.
• Adhere to the vision, mission, and values of UNDP.
• Show sensitivity to cultural diversity and promote an inclusive and respectful work environment.

Contract

This is a UNV contract. More about UNV contracts.

Sous la supervision directe de l’Analyste aux Opérations, le/la Volontaire des Nations Unies (VNU) en Administration apporte un appui technique et opérationnel à la gestion des activités administratives de l’Unité Travel.

À ce titre, il/elle contribue à l’amélioration de l’efficacité des processus de gestion des voyages officiels en veillant au traitement diligent des transactions, au suivi rigoureux des dossiers de voyage et à l’application des procédures en vigueur. Le/la VNU Admin joue un rôle clé dans l’accélération des paiements liés aux voyages, la réduction des transactions en suspens et le traitement rapide des exceptions identifiées dans les systèmes de gestion des voyages, notamment à travers le suivi régulier du Travel Dashboard.

Par son action, il/elle contribue à renforcer la qualité du service fourni aux clients internes, à améliorer la conformité des opérations de voyage et à garantir la disponibilité d’informations fiables pour le suivi de la performance de l’Unité Travel.

NB: cette affectation est exclusivement ouverte aux personnes avec statut de réfugiés en RDC

Assurer le suivi hebdomadaire et le traitement des exceptions liées aux voyages dans les systèmes UNALL et QUANTUM, notamment les Travel Requests (TRs) et les claims en attente, les missions sans liquidation (No Claim), les recouvrements en suspens (Pending Recovery), les factures impayées (Unpaid Invoices) et les factures en attente de traitement (Pending Invoices). Veiller au paiement et à la réconciliation des factures de voyage émises par UNHAS et la MONUSCO, assurer la liquidation des avances de voyage (Prepayments) liées à UNHAS, suivre le niveau de consommation de la caution PNUD auprès d’UNHAS, alerter en cas de risque d’épuisement et coordonner son renouvellement en temps opportun. Assurer, sur une base quotidienne, l’enregistrement et le suivi des demandes de voyage reçues via l’adresse [email protected] dans le SharePoint Travel, ainsi que la mise à jour régulière de leur statut en fonction des actions entreprises par l’Unité Travel ou l’agence de voyages. Suivre la mise en œuvre du Plan des missions du Bureau en veillant à la transmission, dans les délais prescrits par les procédures opérationnelles standard (SOP), des mémos et ordres de mission par les différentes unités. Produire les rapports mensuels relatifs aux indicateurs de performance de la gestion des voyages, notamment les transactions incomplètes, les ajustements de DSA et DSA spéciaux, les achats anticipés de billets (Advance Purchase) et l’utilisation du Plan de voyage (Travel Plan). Préparer et finaliser les tableaux comparatifs des offres de vols internationaux devant être annexés aux demandes de voyage (Travel Requests), conformément aux procédures en vigueur. Contribuer activement à la collecte, à l’analyse et à la production des statistiques relatives aux activités de l’Unité Travel, notamment celles liées à l’empreinte carbone dans le cadre de l’initiative Moonshot, ainsi qu’au suivi des dépenses de voyage et de la consommation des accords à long terme (LTAs) avec les prestataires de services de voyage. Résultats attendus Assurer une gestion efficace, rigoureuse et conforme des opérations liées aux voyages du Bureau. Garantir la disponibilité de données fiables, complètes et actualisées pour faciliter la prise de décision et le suivi des activités. Contribuer à l’amélioration de la qualité des services administratifs grâce à une gestion proactive des demandes et des dossiers de voyage. Renforcer l’efficacité opérationnelle du Bureau à travers un suivi performant des indicateurs, une meilleure maîtrise des coûts et une approche centrée sur les besoins des clients internes. Veiller au respect des procédures organisationnelles et à la production d’informations pertinentes pour les besoins de reporting et d’audit.

Compétences fondamentales Faire preuve d’intégrité et respecter les valeurs, principes et normes éthiques des Nations Unies. Adhérer à la vision, à la mission et aux valeurs du PNUD. Démontrer une sensibilité à la diversité culturelle et promouvoir un environnement de travail inclusif et respectueux. Compétences fonctionnelles

Planification et organisation

Capacité à planifier, organiser et prioriser efficacement les activités afin de respecter les délais établis.

Communication

Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec la capacité de rédiger des documents clairs et concis.

Travail d’équipe

Aptitude à collaborer efficacement avec des collègues et partenaires de divers horizons culturels et professionnels.

Gestion opérationnelle

Capacité à exécuter des tâches administratives avec rigueur, à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler efficacement sous pression tout en respectant les échéances.

Avoir au minimum Un (1) an d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l’administration. Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Word, Excel, Access et la gestion du courrier électronique.

Kinshasa, capitale de la République Démocratique du Congo, est une ville dynamique et multiculturelle offrant un environnement de travail enrichissant ainsi que de nombreuses opportunités d’apprentissage et de développement professionnel. La ville dispose d’infrastructures de base, de services bancaires, de télécommunications, de structures de santé, ainsi que d’une offre variée de logements, de commerces et de loisirs.

Toutefois, la vie à Kinshasa peut présenter certains défis liés notamment à la circulation routière, aux variations de l’approvisionnement en eau et en électricité, ainsi qu’aux conditions climatiques. Une bonne capacité d’adaptation, une sensibilité aux réalités culturelles locales et une attitude flexible sont importantes pour une intégration réussie.

Les candidats doivent être disposés à évoluer dans un environnement en constante évolution, à faire preuve d’autonomie et à s’adapter à des conditions de travail parfois exigeantes, tout en respectant les règles de sécurité et les procédures des Nations Unies.

Apply now

Potential interview questions

Added 4 days ago - Updated 4 hours ago - Source: unv.org