Assistant Administratif

Volunteering Admin

Overview

Provide comprehensive administrative support to the country office.

You have:

• Minimum 6 months of professional experience in Administration or related field (Operations).
• Good knowledge of PNUD procedures would be an asset.
• Good computer skills and proficiency in data management software.
• Strong organizational skills and ability to work in a team.
• Fluency in French.

Contract

This is a UNV National Youth contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Youth contracts.

Sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration, et celle plus générale du Chargé des Opérations du PNUD, l’Assistant(e) Administratif(ve) fournit un appui transversal aux fonc-tions administratives, logistiques et opérationnelles du bureau pays. Il/elle contribue notamment à la gestion des missions, au paiement des factures, ainsi qu’au suivi des locaux et des fourni-tures. Il/elle veille à la qualité du travail, à l’exactitude des processus et à la bonne documentation des opérations.

L’Assistant(e) Administratif(ve) favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets afin d’assurer une coordination fluide et une prestation de services cohérente. Dans un environnement dynamique, il/elle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du bureau et dans l’amélioration continue des services administratifs.

Sous la direction et la supervision du Chargé/e de l’Administration, le volontaire, assurera les fonctions d’appui administratif du bureau Pays. Dans ce cadre, il (elle) sera responsable des tâches suivantes :

· Appuyer le bureau Mauritanie pour les Missions de terrains et les voyages ;

· Appui à l’Administration du bureau Mauritanie pour les achats de biens et services

· Payement de factures

· Fournir un soutien à la gestion des locaux PNUD et du Compound SNU, à la gestion des actifs, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants

· Gestion du magasin des fournitures (gestion des demandes des fournitures, inventaires, etc.)

· Soutien aux services administratifs et logistiques

· Développement de capacités

· Accomplir les tâches additionnelles demandées par le superviseur entre autres, dans le cadre de la gestion du bâtiment ;

1- Appuyer le bureau Mauritanie pour les Missions de terrains et les voyages:

• Initiation des ordres de mission après réception du mémo
• Voyages internationaux : Demander à l’agence des réservations pour comparaisons et validation de l’itinéraire, ensuite partage aux collègues pour initiation des requêtes des voyages (TR)
• Voyages nationaux : Vérification de toutes les requêtes des voyages (TR) initiées par les collègues avant Processing par les finances et Initiation des TRs pour la partie nationale ou autres agences (UNDSS ou agences non représentées en Mauritanie)
• Appui aux collègues si besoin / Initiation des claims pour la partie nationale et autres agences au retour de la mission.
• Claims Initiation des claims pour la partie nationale et autres agences au retour de la mission.
• Remboursement DSA et Billet retour des Consultants

2- Appui à l’Administration du bureau Mauritanie pour les achats de biens et services:

• Appui pour l’élaboration du plan d’achat annuel et la mise à jour périodique.
• Elaboration des réquisitions dans quantum pour les achats de biens et services ainsi que les consultants individuels.
• Suivi Administratif et Renouvellement des contrats d’achat de biens et service ainsi que les contrats des consultant Individuels (IC).

3- Payement de factures:

• Appui à l’administration du bureau pour le payement des factures de biens et services
• Appui pour le payement des factures de consultants individuels

4- Fournir un soutien à la gestion des locaux PNUD et du Compound SNU, à la gestion des actifs, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

5- Gestion du magasin des fournitures (gestion des demandes des fournitures, inventaires, etc.)

6- Soutien aux services administratifs et logistiques: Préparation des correspondance : NV, exo, enlèvement D, lettre,….

7- Développement de capacités: Appui aux collègues chauffeurs pour les formations dans le domaine du genre (Gender and Transportation traduction en français)

8- Accomplir les tâches additionnelles demandées par le superviseur entre autres, dans le cadre de la gestion du bâtiment ;

Autres responsabilités

9- Appuyer la clôture administrative et financière ;

10- Effectuer des services de secrétariat pendant les réunions

En plus de ce qui précède, les Jeunes Volontaires des Nations Unies sont encouragés à :

· Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.

· Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.

· Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.

· Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/site web, bulletin et notes de presse, etc.

· Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation.

· Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible

Avoir au minimum une petite expérience professionnelle de 6 mois dans l’Administration ou domaine connexe (Opérations) ;

· Une bonne connaissance des procédures du PNUD serait un atout, · Bonne connaissance en informatique et maîtrise des logiciels de gestion des données. · Sens de l’organisation et capacité de travailler en équipe. · Maîtrise du Français

Le/la VNU sera basé(e) à Nouakchott, capitale de la République Islamique de Mauritanie. La Mauritanie est un pays qui bénéficie d’un grand espace désertique, de magnifiques plages et d’une diversité culturelle notable. La Mauritanie offre un environnement intéres-sant et enrichissant, mais nécessite également d’observer une certaine retenue (notam-ment dans la manière de se vêtir) et d’avoir une maturité culturelle afin de s’intégrer au mieux au pays. Le situation sécuritaire à Nouakchott est relativement calme mais de-meure fragile en raison de l’instabilité des pays voisins. La ville est relativement bien des-servie : elle est accessible par voie aérienne (Air-France, Mauritania Airlines, Royal Air Maroc, Air Algérie …) et par la voie terrestre. Le climat est chaud et sec la plupart de l'année, avec un rafraichissement léger des températures entre décembre et mars, et ce surtout en soirée. Il faut garder à l’esprit que la Mauritanie est une république islamique dès lors les produits comme l'alcool et le porc sont interdits.

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 11 months ago - Source: unv.org