Assistant Administratif

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Description of task

Sous la supervision du Gestionnaire du Projet d’Appui à la Décentralisation, l’Assistant (e) Administratif (ve) a un rôle prépondérant dans l’exécution des tâches administratives et logistiques du projet. Il (Elle) est chargé (e) de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures du PNUD. Il (Elle) sera chargé (e) de :

Contribuer à la mise en œuvre du projet conformément aux règles et procédures du PNUD :

• Veiller à la conformité des activités à mener avec le plan de travail du projet ;
• Contribuer à l’élaboration des plans de travail, plans d’achat et du recrutement du projet et à leur mise en œuvre ;
• En collaboration avec l’expert financier du projet, faire un suivi budgétaire des activités ;
• En collaboration avec l’expert financier, mise en place d’un système de suivi des décaissements et des dépenses du projet.

Fournir un appui administratif au programme avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Contrôle adéquat et archivage des documents de support des paiements et des diverses correspondances ;
• Appui administratif et logistique des activités du projet ;
• Participation aux différentes réunions et rédaction des comptes rendus ;
• Rédaction des diverses correspondances (lettres, mémos, requêtes de paiement…) ;
• Appui logistique à l’équipe du projet pour organiser des évènements de formations, des ateliers et des réunions ;
• Appui administratif aux consultants internationaux et nationaux et aux experts du projet ;
• Archivage des documents en version papier et électronique ;
• Préparation des missions de l’équipe du projet ;
• Reprographie et assistance à la préparation des ateliers et digitalisation des documents de différentes sources ;
• Gestion de l’inventaire du projet.

Participer au renforcement des capacités et au partage des connaissances

• Participation aux formations pour le staff des opérations/programme dans le domaine de l'administration et des finances ;
• Contribution aux différents réseaux de connaissance du PNUD notamment au partage des bonnes pratiques et expériences ;
• Appui à l'équipe du programme dans la mise en œuvre du plan de renforcement des capacités dans le domaine de son intervention.

Educational additional comments

• Diplôme de graduat en administration, sociologie, droit, relations internationales ou sciences sociales

Experience remark

• 3 ans d’expérience dans le domaine de l’administration et de gestion ;
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), la connais-sance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données sera considérée comme un atout ;
• L’expérience de travail avec des systèmes de gestion intégré (ex ATLAS) sera considérée comme un avantage.
• Expérience professionnelle avec le système des Nations Unies et/ou une ONG internationale

Language skills

• French(Mandatory), Level - Fluent
• English(Optional), Level - Working Knowledge

Area of expertise details

l’administration et gestion ;

Competencies values

Client Orientation, Commitment and Motivation, Commitment to Continuous Learning, Communication, Ethics and Values, Integrity, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Working in Teams

Application procedure

• Pas encore enregistré/e dans la banque de candidats VNU ? Veuillez d’abord enregistrer votre profil sur le site : https://vmam.unv.org/candidate/signup. Important : Une fois votre compte crée, veillez à compléter toutes les sections de votre profil et le soumettre. Puis, connectez-vous à ‘Ma Page’ sur https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur le lien ‘Recrutement spécial’. Enfin, sélectionnez l’annonce de recrutement spécial à laquelle vous souhaitez postuler. * Vous avez déjà un profil dans la banque de candidats VNU ? Veuillez d’abord mettre à jour votre profil sur le site : https://vmam.unv.org/candidate/profile. Puis, connectez-vous à ‘Ma Page’ sur https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur le lien ‘Recrutement spécial’ pour sélectionner l’annonce de recrutement spécial à laquelle vous souhaitez postuler. Ceci est une annonce pour une affectation VNU national. Par conséquence, seuls les citoyens de la RD Congo et les résidents légaux de la RD Congo ayant une carte de résident de ce pays, le statut de réfugié ou d’apatride peuvent postuler à cette annonce. N’oubliez pas de cocher oui pour : « Je voudrais être considéré/e pour le volontariat dans mon pays. » Date limite pour postuler : 04/08/2021