Assistant à l'administration

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 7,340 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Org. Setting and Reporting Ce poste est situé au sein de l'Association des Mutuelles des Fonctionnaires Internationaux (AMFI) à Genève pour l'entité La Mutuelle. Le titulaire est sous la supervision du Chief Finance Officer.

Responsibilities Sous la supervision du Chief Finance Officer, le titulaire effectue les tâches suivantes :

LISTES MENSUELLES DES RETENUES SUR LE SALAIRE : - Etablir la liste mensuelle de retenues sur les salaires par organisation affiliée concernant le remboursement des prêts ainsi que l'épargne. - Contrôler la concordance avec les contrats de prêts signés par les membres, vérifier les changements de mensualités qui résultent d'un changement de taux d'intérêt, d'une modification de la durée ou du montant des mensualités, de départs à la retraite anticipée de membres, de remboursements anticipés partiels ou totaux, de démissions, de prêts sans paiement. - Contrôler la concordance entre les montants demandés aux organisations affiliées et les montants reçus avec le Service des paies et/ou le Service du Personnel. - Saisir dans le système informatique le versement des mensualités reçues par les organisations affiliées, procéder aux ajustements nécessaires en fonction des différences par rapport aux montants demandés. - Comptabiliser les montants reçus et effectuer une sauvegarde du système informatique.

SECRETARIAT : - Correspondance du bureau : Préparation et envoi de lettres, de contrats, de demandes d'admissions et autres documents aux membres, aux Organisations. - Classement : Classement et apurement de dossiers, de documents dans les dossiers physiques ou électroniques. - Saisie : Saisie de données dans le logiciel de La Mutuelle (enregistrer des documents tels que procurations, désignations de bénéficiaires, pièce d'identité). - Gestion des documents marketing : Vérifier que les documents sont à disposition des membres, gérer le stock, effectuer les commandes de fournitures. - Traitement de la réception des demandes de prêts : Demander les documents manquants aux membres, enregistrer les demandes sur l'ordinateur. - Traitement des appels téléphoniques, emails, envoi de documents aux membres, etc.

PLAN DE MOBILITE : - Gestion des abonnements (CFF, TPG, Mobility, P+R) : - Réception des demandes d'abonnements. Commandes des abonnements auprès des prestataires. - Envoi des abonnements aux membres. Gestion des achats et des ventes d'abonnements (débiter les comptes des membres) et suivi marketing. - Renseigner les membres sur le Plan de Mobilité, les conditions d'octroi ainsi que les documents requis.

EN REMPLACEMENT : Travail lié aux opérations bancaires : - Pour toutes les opérations bancaires effectuées (plus de 20'000 mouvements par an), examiner les pièces comptables reçues, vérifier que les renseignements soient complets et conformes aux règles en vigueur y compris la conformité fiscale, créditer les comptes des membres en conséquence, contacter les membres ou la banque en cas de besoin, classer toutes les opérations effectuées ainsi que les pièces comptables reçues. - En fin de mois, effectuer la réconciliation entre la comptabilité de La Mutuelle et les comptes bancaires. Vérifier !'exactitude des données (montant, valeur, bénéficiaire).

Competencies Professionnalisme : - Bonne connaissance des règles et procédures de l'AMFI. - Très bonnes connaissances de Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Outlook). - Tire fierté de son travail et de ses réalisations. - Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. - Apporte à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés. - Agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels. - Persévère face aux obstacles et aux difficultés. - Garde son calme dans les situations de crise. - S'attache à atteindre l'objectif de l'égalité des sexes en assurant la pleine participation des hommes et des femmes, sur un pied d'égalité, à toutes les activités.

Esprit d'équipe : - Collaborer avec ses collègues afin d'atteindre les objectifs de l'Organisation. - Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui. - Faire passer l'intérêt de l'équipe avant son avantage personnel. - Accepter les décisions finales du groupe et s'y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. - Partager les réussites de l'équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à la communication : - S'exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. - Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. - Poser les questions voulues afin d'obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. - Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s'adresse. - Partager l'information avec tous ceux qu'elle intéresse et tenir chacun au courant.

Education Diplôme d'études secondaires accomplies ou équivalent.

Work Experience Au minimum cinq (5) ans d'expérience professionnelle dans le domaine de l'administration ou dans un domaine connexe sont requis. Sur ces 5 ans d'expérience, trois (3) ans au sein du Système des Nations Unies sont souhaitables. Sur ces 5 ans d'expérience, trois (3) de service à la clientèle sont souhaitables. Une expérience professionnelle dans le domaine des réconciliations comptables est souhaitable. Une expérience professionnelle dans le domaine bancaire est souhaitable.

Languages L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour le poste faisant l'objet du présent avis, la maîtrise (écrite et orale) de l'anglais et du français est requise.

Assessment Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à prendre part à une épreuve d'évaluation et à un entretien axé sur les compétences.

Special Notice Le poste est financé sur une base annuelle par La Mutuelle, entité de l'AMFI. Le service est limité à La Mutuelle.

Le recrutement pour ce poste est soumis à la règle 4.4 du Règlement du personnel de l'Organisation des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et catégories apparentées sont recrutés dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu'ils ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le fonctionnaire nommé à un poste visé par la présente disposition n'a pas droit aux indemnités et prestations réservées exclusivement au recrutement international.

Seuls les lauréats du test d’aptitude standardisé pour les services généraux peuvent être nommés aux postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Les candidats n’ayant pas réussi ce test au moment où ils font acte de candidature peuvent être invités à le passer ultérieurement.

Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

United Nations Considerations According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.