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WFP busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios. La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género.

Plazo para postular: 1 de febrero

Título del Puesto:

País y ciudad:

Fecha de inicio:

Asociado/a Superior de

Administración GS7

Guatemala, Ciudad de Guatemala

01 de marzo de 2022

Puesto Número:

Tipo de Contrato:

Duración:

24142736

Plazo Fijo

Un año

Contexto Organizacional:

Este puesto se encuentra en la Oficina de País y rinde cuentas al/la Oficial de Finanzas y Administración. Supervisa la Unidad de Administración.

El/la titular del puesto se encargará autónomamente de tareas técnicas y especializadas, incluidas la planificación, organización y coordinación, y del establecimiento de objetivos. Se ocupará asimismo de cuestione que a menudo no están definidas con precisión e implican un cierto margen de incertidumbre e interrelaciones complejas. Las instrucciones recibidas son de orden general y el/la titular debe demostrar sistemáticamente un alto grado de responsabilidad e iniciativa para responder autónomamente a las consultas que se le plantee. El/la titular debe tener un grado de especialización y conocimientos que le permita adaptar y desarrollar sistemas y procesos con el fin de mejorar continuamente el nivel de apoyo prestado. Se espera que motive y desarrolle un equipo de funcionarios de apoyo y/o que sean responsables de servicios de apoyo especializados en los que el trabajo se lleve a cabo con la ayuda de técnicas, métodos y procesos especialmente diseñados para ese fin.

Propósito del Puesto:

Coordinar la prestación de servicios administrativos de calidad, centrados en el cliente y tendentes a conseguir la mejor relación calidad-precio.

Responsabilidades Principales:

1. Sostener la gestión de los recursos del PMA en la propia esfera de responsabilidad (instalaciones, flota de vehículos ligeros, etc.), verificar las necesidades y contribuir a estimar las nuevas necesidades para facilitar la eficiencia y la eficacia en función de los costos de las operaciones y los servicios.
2. Coordinar la prestación de diversos servicios, como los relacionados con la gestión de instalaciones, los viajes, el protocolo o la gestión de vehículos ligeros, entre otros, informando de cualquier problema importante y recomendando soluciones para rectificarlos, con el fin de garantizar un entorno de trabajo seguro y cómodo para el personal del PMA a nivel de oficinas y sub-oficinas.
3. Realizar análisis minuciosos de datos de diverso tipo y compilar y preparar informes exhaustivos para contribuir al suministro de información precisa destinada a la adopción de decisiones informadas y para apoyar la gestión eficaz y oportuna de los recursos del PMA.
4. Encargarse de la coordinación, el seguimiento y la tramitación de las medidas administrativas relacionadas, entre otras cosas, con las adquisiciones, las finanzas y los recursos humanos, incluidos los contratos con proveedores externos, a fin de garantizar que todos los datos se registren de manera precisa y oportuna y se procesen en los sistemas institucionales del PMA, y que se resuelvan los problemas operacionales.
5. Contribuir a revisar y actualizar los procesos y planes administrativos, para garantizar la mejora continua de los servicios de administración y una ejecución sin tropiezos en la propia esfera de responsabilidad.

6. Responder a una gran variedad de consultas complejas y contribuir a solucionar diversos problemas cotidianos, para facilitar el mantenimiento de los contactos adecuados y respaldar las asociaciones y actividades con las autoridades locales y los diversos proveedores en la propia esfera de responsabilidad.

7. Supervisar y orientar un equipo de miembros del personal, sirviendo de punto de referencia para ellos y ayudándolos a desempeñar sus funciones, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se alcancen de conformidad con las disposiciones, políticas y procedimientos, y con los planes de actuación profesional.

8. Proporcionar capacitación y orientación al personal en la interpretación de los procedimientos, políticas y procesos administrativos, y en el uso de los sistemas institucionales para garantizar la coherencia y la eficiencia de los servicios prestados a todos los clientes.
9. Contribuir a la estimación de nuevas necesidades para facilitar la eficiencia y la rentabilidad de las operaciones y los servicios en la oficina de país y sub-oficinas.
10. Coordinar con las sub-oficinas, la prestación de una serie de servicios administrativos, reportando y recomendando soluciones para solucionar cualquier dificultad relacionada.

Otras Funciones y Requisitos del Puesto:

1. Experiencia en implementación de estrategias y planes de trabajo de administración.
2. Excelentes habilidades interpersonales, incluyendo comunicación verbal y escrita y resolución de conflictos.
3. Excelentes habilidades para planificar y organizar su trabajo.
4. Demuestra habilidad para trabajar con equipos multi disciplinarios.
5. Alta orientación al servicio al cliente.

Capacidades Funcionales:

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Servicios de apoyo operativo y elaboración de informes

Da muestras de gran capacidad para determinar las necesidades a nivel de país y desarrollar soluciones y planes de acción centrados en el cliente. Comunica conclusiones basadas en datos de una manera muy impactante y adaptada al público destinatario.

Controles internos y gestión de riesgos

Utiliza su comprensión de los enfoques de gestión de riesgos y los controles internos para seguir de cerca los proyectos y programas con el fin de confirmar el cumplimiento de las normas y garantizar la integridad de los datos y la satisfacción del cliente.

Gestión de recursos

Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de los recursos para anticipar y remitir las cuestiones que podrían resultar problemáticas al personal directivo del programa y a los clientes principales.

Conocimientos especializados en servicios administrativos

Pone en la práctica una comprensión teórica avanzada de las mejores prácticas, conceptos y principios de administración y un conocimiento profundo de las normas, los procesos y la infraestructura del PMA para garantizar una mejora continua en la prestación de servicios de administración eficientes y eficaces, resolviendo cuestiones

complejas a medida que surgen.

Atención prioritaria al cliente

Hace un seguimiento activo del desempeño y ofrece un servicio de alta calidad para satisfacer las necesidades de los clientes, solicitando su opinión y asumiendo la responsabilidad de los problemas que puedan surjan. Consigue anticipar las necesidades de los clientes gracias a su experiencia.

Las cuatro capacidades organizativas fundamentales:

Tema

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Comprender y comunicar los objetivos estratégicos

Instruye al equipo la manera más eficaz para dar a conocer los Objetivos Estratégicos a los equipos y los asociados del PMA sobre el terreno.

Ser un motor de cambio positivo

Pone en práctica nuevos métodos o herramientas para mejorar los procesos de trabajo y la productividad del equipo.

Hacer que el cometido del PMA sea fuente de inspiración para su equipo

Enlaza las actividades y tareas del equipo con buenos resultados concretos obtenidos en las comunidades beneficiarias para mostrar el impacto positivo de la labor realizada.

Hacer que el cometido del PMA sea visible en la labor cotidiana

Explica a sus compañeros de equipo cómo contribuye cada dependencia al cometido general del PMA.

Buscar maneras de reforzar las competencias individuales

Busca oportunidades de perfeccionamiento de las competencias, como

módulos de capacitación o experiencias en el trabajo, para sí mismo/misma, sus colegas y sus subordinados directos.

Crear una cultura de inclusión

Promueve actividades de consolidación del espíritu de equipo para favorecer la interrelación dentro de la propia dependencia.

Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación

constructiva

Poner en contacto a sus colegas menos experimentados con instructores dentro del propio equipo.

Crear y fomentar un espíritu voluntarioso

Prevé de forma proactiva los posibles retos y elabora planes de mitigación para asegurarse de que el equipo alcance los objetivos y metas establecidos

Alentar la innovación y las soluciones creativas

Busca oportunidades de ser creativo/creativa en su propio trabajo y de

ayudar a los otros miembros del equipo a ser más innovadores y esmerados en sus respectivas tareas y esferas de trabajo.

Centrarse en la obtención de resultados

Hace un seguimiento de los resultados del equipo y facilita retroinformación para asegurarse de que los resultados previstos se alcancen de manera sistemática y precisa

Adoptar compromisos y respetarlos

Imparte orientaciones precisas al equipo sobre las responsabilidades y tareas esperadas a la vez que mantiene el propio compromiso con el equipo.

Ser resolutivo

Da ejemplo e imparte orientación a las y los miembros del equipo menos experimentados sobre cuándo remitir cuestiones a las instancias superiores

al enfrentarse a problemas difíciles en el lugar de trabajo o sobre el terreno.

Asociaciones

Conectar y hacer trabajar juntas a las dependencias del PMA

Facilita la asociación con otras dependencias del PMA para realizar misiones sobre el terreno

Establecer asociaciones sólidas con actores externos

Da ejemplo y orienta al equipo sobre cómo fomentar las relaciones con asociados externos

Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político.

Explica con claridad a sus compañeros o subordinados directos la importancia de contribuir a otros equipos del PMA y a las asociaciones con otros organismos para alcanzar las metas y los objetivos del Programa.

Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones

Organiza, supervisa y prioriza su propia labor y la de su equipo para asegurarse de que se atiendan las necesidades de los asociados internos y externos.

Cualificaciones Académicas Estándar Mínimias:

Educación:

Finalización del ciclo de educación secundaria. Certificado de educación postsecundaria.

Idiomas:

Dominio, hablado y escrito, de español e inglés.

Experiencia:

Mínimo seis años de experiencia en el área de Administración. Deseable experiencia en el área de Administración en organizaciones nacionales o internacionales de asistencia humanitaria.

Experiencia deseable para desempeñar esta función:

• Ha demostrado una sólida comprensión de las normas de funcionamiento administrativo en general o en particular del PMA a través de su trabajo diario.
• Ha proporcionado orientación personalizada o capacitación a nuevos miembros del personal que trabajan en su esfera de especialización.

Información Adicional:

Las aplicaciones recibidas fuera de la plataforma no serán consideradas. Solo los candidatos calificados serán invitados a continuar en el proceso.

Plazo para postular: 1 de febrero

Se estimula una amplia participación en las candidaturas a esta posición.

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con el cumplimiento y la promoción de la igualdad de oportunidades para todas las personas desde las perspectivas de género y discapacidad, así como mantener una política de respeto a la diversidad y multiculturalidad.

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Added 2 years ago - Updated 2 years ago - Source: wfp.org