La posición vacante está abierta a ciudadanas y ciudadanos ecuatorianos, y personas extranjeras con permiso de trabajo en Ecuador, quienes pueden aplicar hasta el 15 de octubre de 2023 a las 23h59 (hora de Ecuador)

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con la igualdad de oportunidades y en lograr la diversidad de su fuerza de trabajo en términos de género, etnia y cultura. Valoramos la inclusión y animamos a que mujeres, personas pertenecientes a grupos minoritarios y personas con discapacidad puedan ser parte de nuestra organización.

Todas las solicitudes serán tratadas de manera confidencial. Contactaremos únicamente a las personas que sean preseleccionadas luego del análisis y ponderación de hojas de vida.

ANTECEDENTES

Sobre el WFP

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (WFP, por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria líder que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición y crear resiliencia. Por sus esfuerzos por luchar contra el hambre, por su contribución a mejorar las condiciones de paz en las zonas afectadas por conflictos y por actuar como motor de los esfuerzos para prevenir el uso del hambre como arma de guerra y conflicto, el WFP fue galardonado con el Premio Nobel de la Paz en 2020.

Cada día, el WFP trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, especialmente las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan. En situaciones de emergencia, el WFP lleva alimentos allí donde se necesitan, salvando las vidas de las víctimas de guerras, conflictos civiles y catástrofes naturales. Después de una emergencia, el WFP utiliza los alimentos para ayudar a las comunidades a reconstruir sus vidas.

En 2022 el WFP prestó asistencia a 160 millones de personas en más de 120 países y territorios.

Breve descripción del WFP en Ecuador

El WFP está presente en Ecuador desde 1964, siendo un socio innovador que apoya las políticas gubernamentales con el fin de promover la seguridad alimentaria y nutricional, igualdad de género y soberanía alimentaria; dirigiendo sus acciones en apoyo de las poblaciones más vulnerables.

El Plan Estratégico de País del WFP 2023-2027 se centra en garantizar el acceso a alimentos antes, durante e inmediatamente después de emergencias, desastres y crisis prolongadas; poner fin a la malnutrición, en especial la desnutrición crónica infantil; lograr la seguridad alimentaria y avanzar hacia la consolidación de sistemas alimentarios sostenibles, equitativos e integradores, a la vez que mejoren la resiliencia frente a los efectos del cambio climático; y proporcionar servicios que apoyen las operaciones de instituciones gubernamentales y socios humanitarios (Más información en https://es.wfp.org/paises/ecuador).

La capacidad del WFP de alcanzar sus Objetivos Estratégicos depende de que sus actividades atiendan a las diferentes necesidades y prioridades de las mujeres, los hombres, las niñas y los niños a quienes están destinadas. Un mundo sin hambre solo puede lograrse si todas las personas tienen igualdad de oportunidades, igualdad de acceso a los recursos y las mismas posibilidades de hacer oír su voz en las decisiones que repercuten en sus hogares, comunidades y sociedades.

La Oficina de País en Ecuador cuenta con un staff de 80 personas y, junto con sus socios implementadores, brinda asistencia en 21 provincias.

La Oficina de País requiere fortalecer su base de datos y roster de personas precalificadas para roles de asistencia, quienes podrán brindar apoyo en áreas de Programa, Administración, Adquisiciones, Logística, Recursos Humanos, Finanzas u otras, dependiendo del perfil y de las necesidades organizacionales. El roster tendrá una vigencia de hasta dos años, dentro de la cual las personas podrán ser contactadas para cubrir las vacantes de nivel asistencial que se vayan requiriendo.

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

Las y los Asistentes de Soporte Operativo prestan funciones de asistencia en oficina, a uno o varios equipos, reportando a la cabeza de cada unidad, con el fin de facilitar la prestación eficaz de servicios y apoyar en la ejecución y seguimiento de los planes y proyectos del área asignada.

En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encargándose de actividades específicas de apoyo operativo. Cabe también la posibilidad de que proporcionen orientación sobre prácticas estándar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.

RESPONSABILIDADES

Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas, de adquisiciones y financieras ordinarias requeridas para la implementación de actividades en su área, tales como llamadas, viajes, inventarios, requisiciones y órdenes de compra, recepción de servicios, revisión de gastos y liquidaciones, solicitudes de pago, control de convenios y contratos, entre otras, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
En áreas programáticas, apoyar en el seguimiento y reporte del avance físico y financiero de los planes de trabajo y proyectos implementados, así como en el control de saldos, fondos y presupuesto.
Recopilar información que contribuya a la redacción de documentos y la preparación de propuestas e informes por parte de otros miembros de su área.
Prestar servicios de preparación, revisión y corrección de reportes, indicadores, correspondencia, contratos y otros documentos estándar de su área, contribuyendo a documentar la implementación de las actividades, y facilitar el análisis y toma de decisiones.
Recibir, clasificar y distribuir correspondencia, informes y otra documentación de acuerdo con las normas establecidas.
Encargarse del mantenimiento de los archivos físicos y/o digitales de documentos, registros, estudios, reportes, etc. de su área, de acuerdo con los sistemas y procedimientos establecidos, para garantizar que la información esté organizada, actualizada y fácilmente disponible.
Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.
Realizar registros y transacciones en los sistemas institucionales, dentro de los accesos aplicables a su área y cargo, y encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa y oportuna.
Proporcionar orientación y apoyo sobre métodos y prácticas ordinarios de gestión operativa a colegas menos experimentados; responder a consultas y/o remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.
Prestar apoyo en las actividades de comunicación y coordinación con proveedores de servicios, contrapartes y otros actores con el fin de que las actividades y servicios se ejecuten de manera oportuna y eficiente, realizando las evaluaciones necesarias y advirtiendo sobre novedades a su línea de supervisión.
Brindar soporte en la gestión con autoridades internas y/o externas para el cumplimiento de regulaciones y controles, tales como Cancillería, instituciones gubernamentales, embajadas, protocolo, Oficina Regional o HQ, entre otras.
Apoyar en la preparación de presentaciones y en la organización y logística de reuniones, talleres y otros eventos de trabajo que sean requeridos por su área o la oficina.
Llevar el inventario, control y distribución de los materiales y proveeduría manejados por su unidad.
Apoyar en la toma de minutas de reuniones, y en el seguimiento de compromisos cuando se requiera.
Apoyar en la atención telefónica y en oficinas a clientes internos/ externos, así como en el manejo de citas y agenda de los funcionarios de nivel ejecutivo, de ser requerido.
Trabajar con una gran variedad de personas, intercambiar información con su equipo y otras áreas, tomando en cuenta la retroalimentación cuando sea pertinente, para prestar un soporte efectivo a su unidad.
Contribuir a la mejora de los procesos internos, la mejora de los sistemas corporativos y el diseño de herramientas para facilitar la planificación general.
Realizar cualquier otra actividad que se le solicite dentro de su ámbito de responsabilidad.

PERFIL REQUERIDO

Educación

Se valorará positivamente a las personas que acrediten estudios superiores en Administración, Ciencias Sociales, Economía, Finanzas, u otras relacionadas a las áreas de interés.

Experiencia

Al menos 4 años de experiencia en trabajos de asistencia o soporte, con responsabilidad progresiva, en la esfera operativa correspondiente.
Se valorará positivamente a quienes acrediten experiencia en actividades relacionadas con programas sociales, proyectos de seguridad alimentaria y nutricional.
Deseable experiencia en el sistema de Naciones Unidas u Organismos Internacionales.

Idiomas

Fluidez en español (oral y escrito) o español como lengua materna
Se valorará positivamente a quienes acrediten nivel intermedio o más de inglés (oral y escrito); capacidad para, a menos, leer y comprender documentos escritos en inglés.

Habilidades y conocimientos requeridos

Competencia en el empleo de equipo de oficina y paquetes informáticos, como Microsoft Office 365, y habilidad para aprender nuevos sistemas.
Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima.
Atención al detalle, capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.
Capacidad de comunicación escrita y redacción para generar documentos con prolijidad y calidad.
Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo a otras personas/ clientes/ usuarios.
Capacidad de organización y seguimiento.
Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas; actitud de servicio y trabajo en equipo.

MARCO DE LIDERAZGO DE WFP

Establece normas comunes de comportamiento que orientan cómo debemos trabajar juntos para cumplir nuestra misión y contribuir a una óptima cultura, incorporando los valores del WFP.

Lidera con el ejemplo y con integridad: Incorpora los valores del WFP en la vida diaria y muestra humanidad e integridad siendo ejemplo del cuidado de los demás.
Genera resultados y cumple con los compromisos: Cumple los compromisos y se adapta fácilmente a los cambios
Fomenta el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo: Practica la inclusión y la colaboración, y contribuye a una cultura de aprendizaje y crecimiento personal.
Aplica pensamiento estratégico: Demuestra compromiso para recopilar opiniones, analizar opciones y riesgos, y proponer nuevos métodos de trabajo.
Establece y mantiene asociaciones sostenibles: Establece y nutre asociaciones externas, y colabora con socios para lograr objetivos comunes