Asistente Técnico Logística (Cali, Colombia)

Logistics & Procurement

Overview

Support daily logistics management operations

You have:

• Technical education or last semester student in Business Administration, Logistics Administration, International Business or similar.
• Minimum two (2) years of proven experience in a similar responsibility.
• Experience working in logistics functions in humanitarian aid contexts.
• Proficiency in MS Office utilities (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and experience with ERP software.
• Knowledge in Supply Chain Management.
• Some knowledge of the English language and interest in improving.

Contract

This is a Professional contract (NRC) contract. More about Professional contract (NRC) contracts.

The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.

Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.

At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.

Together, we save lives and rebuild futures.

Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:

• treat everyone with respect and dignity

• contribute to building a safe environment for all

• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)

• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH

El propósito de un asistente técnico de logística es apoyar la implementación diaria de la gestión de actividades relacionadas con la logística.

Qualifications

Educación:

Técnico, Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de Administración de Empresas, Administración Logística, Negocios Internacionales, o similares.

Competencias genéricas para este cargo

• Experiencia de trabajo en funciones de logística en contextos de ayuda humanitaria.
• Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
• Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.
• Algún conocimiento en el uso del idioma inglés e interés por su perfeccionamiento.

Competencias destrezas, conocimientos y experiencia específicos

• Mínimo dos (2) años de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.
• Conocimientos sólidos en Gestión de Abastecimientos - Cadenas de Suministro.
• Experiencia en Manejo de Bodegas y almacenes.
• Experiencia en Gestión de Activos Fijos.
• Conocimientos en Gestión de flota.
• Conocimientos en Gestión de transporte de mercaderías a nivel nacional e internacional.
• Conocimiento de proficiente de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) y experiencia en manejo de software ERP.

Si tienes dudas o inquietudes sobre la convocatoria por favor enviar un correo a [email protected], no se aceptará postulaciones por correo.

Responsibilities

Responsabilidades Generales:

1. Adherirse a las políticas, manuales, directrices y requisitos de los donantes del NRC
2. Ayudar con la implementación del portafolio de la función logística de acuerdo con el Plan de Acción.
3. Proporcionar administración logística y soporte básico.
4. Preparar y desarrollar informes de estado según lo requerido por la gerencia
5. Asegurar la correcta presentación de todos los documentos de soporte
6. Asistir en la planificación y entrega de la actividad logística.
7. Mantener registros logísticos, proveedores y equipos.
8. Promover y compartir ideas para la mejora de la función logística.
9. Realizar otras tareas, según lo asignado por el Gerente de Línea

Responsabilidades Específicas:

Compras

1. Consultar y apoyar en estudios de mercado y proporcionar precios estimados.
2. Participar en la planificación compras del proyecto PPP.
3. Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentación de procedimientos de compras de acuerdo a los requerimientos de Gestión Documental (documentos de ofertas, actas de reuniones y notas generales de recibo).
4. Hacer gestión y seguimiento de toda la documentación de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotizaciones, análisis de ofertas, actas y contratos / acuerdos / órdenes de compra, debidamente firmados/autorizados por el personal pertinente antes de establecer un compromiso contractual con los proveedores.
5. Preparar una copia impresa del archivo de compras junto con los documentos de pago y asegurar el envío a Finanzas
6. Verificar la exactitud de las facturas contra pedidos / contratos / acuerdos y hacer un seguimiento de entregas parciales.
7. Garantizar la documentación adecuada para los bienes pedidos y recibidos del extranjero.
8. Responsable de la marcación de todos los activos de NRC recién comprados y de su registro en AR y UNIT4.
9. Ingresar todos los datos requeridos en todas las etapas de la compra en el sistema de compras de UNIT4
10. Preparar borradores de excepciones (waiver) y notas de archivo si es necesario
11. Realizar compras de menor cuantía de acuerdo a las necesidades del programa
12. Realizar la gestión logística que se requieran para lograr las transferencias de efectivo solicitadas por el programa.
13. Participar en la evaluación de proveedores y asistir al responsable local de compras del área con la actualización de la Base de Datos de Proveedores

Bodegas / Activos

1. Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de las existencias, así como el mantenimiento estructural adecuado de la bodega con el fin de mantener todas las existencias en buenas condiciones.
2. Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almacén y recibir suministros o materiales
3. Supervisar el embalaje, carga y descarga de materiales.
4. Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulación en los almacenes.
5. Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia en inventarios o existencias de bodega.
6. Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías.
7. Mantener registros de existencias y controles precisos
8. Organizar la mano de obra local para afectar la recepción y el envío oportuno y eficiente de los bienes.
9. Asistir al responsable de la logística de la oficina o área para preparar y presentar los documentos de soporte apropiados.
10. Apoyar y capacitar a los auxiliares de Bodega y empleados locales, según sea necesario.
11. Contar físicamente todas las existencias, activos en inventario al menos dos veces al año y documentar los resultados en el Reporte de Existencias (SR) y el Registro de Activos (AR) con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas.
12. Mantener el registro de Notas de Generales de Recibo y Listados de Distribución y gestionar a partir de esto la gestión de pago a proveedores y justificación de salidas de almacén.
13. Preparar documentos para el pago de contratos.

Gestión de Flota

1. Asegurar que los vehículos se usen y mantengan de acuerdo con el Manual de Logística, el Plan Estratégico de Seguridad Vial y las políticas de NRC.
2. Asegurar que los vehículos de NRC estén equipados con los documentos y equipos necesarios
3. Planificar, programar y monitorear el transporte de personal y material / equipo de acuerdo con las solicitudes y procedimientos.
4. Asegurar que todos los vehículos de NRC estén en condiciones de funcionamiento adecuadas y con un plan adecuado de mantenimientos.
5. Gestionar solicitudes de repuestos para vehículos.
6. Coordinar y facilitar la notificación oportuna de eventualidades como accidentes y averías.
7. Garantizar el correcto archivo de todos los registros e informes del vehículo.
8. Apoyar al Líder de Equipo de Logística en la gestión, evaluación y presentación de informes sobre la actividad / desempeño de la gestión de la flota.
9. Brindar apoyo en pruebas, capacitación de conductores y personal autorizado.
10. Garantizar el archivo de las hojas de registro del movimiento diario del vehículo y mantenerse atento a la comunicación con los conductores cuando esté en el terreno.
11. Garantizar el archivo de informes diarios, semanales y mensuales del uso del vehículo / combustible; preparar informes estadísticos sobre el uso / distribución de vehículos

Apply now

Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: nrc.no