Asistente Superior de Administración (Cobertura de licencia parental)

Contract

This is a LICA-5 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about LICA-5 contracts.

Background Information - Job-specific

***ESTE ES UN PUESTO LOCAL PARA EL CUAL SÓLO SON ELEGIBLES PARA CONSIDERACIÓN LOS/LAS CANDIDATOS/AS QUE POSEAN LA NACIONALIDAD O UN PERMISO DE RESIDENCIA Y TRABAJO VIGENTE EN COLOMBIA***

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es una entidad de las Naciones Unidas responsable de infraestructura, adquisiciones y gestión de proyectos (Resolución de la Asamblea General 65/176 de 2010). Nuestra misión es ayudar a las personas a construir una vida mejor y a los países a lograr un desarrollo sostenible. UNOPS es un proveedor de servicios, un asesor técnico y un implementador de proyectos para apoyar a nuestros asociados.

El enfoque estratégico de UNOPS pone mayor énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional y los enfoques sostenibles para la gestión de proyectos, adquisiciones y servicios de infraestructura. Un objetivo clave es ser reconocido como una organización que ofrece infraestructura y gestión de proyectos de clase mundial, que es económica y socialmente sostenible, incluso en los entornos más desafiantes.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad ambiental, social y económica, que contribuya al progreso de la equidad y el bien común de los países en los que opera, promoviendo así la mejora de las condiciones de vida de las personas más necesitadas.

La Oficina de la Cartera de Nueva York (NYPO) presta apoyo a la Secretaría de las Naciones Unidas, así como a otras organizaciones de las Naciones Unidas con sede en Nueva York y a socios bilaterales y multilaterales en la ejecución del mandato de UNOPS en materia de gestión de proyectos, gestión de infraestructuras y gestión de adquisiciones.

El Sustainable Development Cluster (SDC) (Grupo de Desarrollo Sostenible) apoya a diversos socios en sus operaciones de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo. Se formó combinando las siguientes carteras: Servicios de Gestión de Subvenciones (GMS), Servicios de Apoyo Tecnológico de las Naciones Unidas (UNTSS), Cartera de Desarrollo e Iniciativas Especiales (DSIP) y presta servicios a los programas de sus socios diseñados, estructurados y gestionados con una perspectiva global y atendiendo principalmente a los socios que tienen su sede en Nueva York. La COSUDE está presente en 125 países.

UNOPS ha firmado un acuerdo para la implementación del Programa de Pequeñas Donaciones (PPD) en Colombia.

El Programa de Pequeñas Donaciones tiene como objetivo mejorar la calidad de vida de las comunidades locales por medio de la implementación de proyectos de conservación medio ambiental. El PPD otorga donaciones a organizaciones locales y ONGs en las líneas estratégicas del FMAM a nivel mundial que se centran en la conservación de la biodiversidad, cambio climático, degradación de tierras, protección de aguas internacionales y reducción de contaminantes orgánicos persistentes. El programa busca sensibilizar y concientizar a las comunidades sobre la importancia de la conservación medioambiental como parte clave de su desarrollo sostenible y sobre la importancia del enfoque de género y derechos humanos en la toma de decisiones y oportunidades de desarrollo.

Responsabilidad Organizacional del Puesto:

• Apoyo técnico, administrativo, financiero y de gestión del conocimiento diario efectivo al programa país del SGP para asegurar el funcionamiento y la gestión efectiva y eficiente del portafolio del programa país del GEF-SGP con los socios.
• El/la titular de este puesto será personal supervisado/a por UNOPS.

Functional Responsibilities

Bajo la supervisión directa de la Coordinadora Nacional, el/la asistente administrativo (apoyo al proyecto) llevará a cabo las siguientes actividades/responsabilidades: Apoyo a la Implementación del Programa

• Contribuir al apoyo diario a la implementación de programas/proyectos asegurando la conformidad con los resultados esperados, productos, objetivos y planes de trabajo;
• Asistir al Coordinador Nacional (CN) en la preselección de conceptos de proyectos y propuestas de proyectos, y evaluar la parte financiera de las propuestas de proyectos;
• Ayudar al CN en el desarrollo y revisión de formularios de solicitud de subvenciones y otras herramientas de gestión, requisitos del programa y otros documentos del SGP;
• Asesorar a los posibles beneficiarios sobre los procesos de preparación de proyectos y directrices, y reportar al CN y al Comité Nacional de Selección (CNS) sobre las actividades de desarrollo de proyectos, según sea necesario;
• Brindar apoyo y orientación diarios a proyectos nuevos y en curso y a sus beneficiarios, según sea necesario;
• Asistir al CN en la implementación, monitoreo y evaluación de proyectos, incluida la participación en visitas de campo;
• Apoyar en la organización y preparación de actas de las reuniones del CNS y otros eventos del SGP;
• Mantener contactos y relaciones profesionales de trabajo con ONG, instituciones gubernamentales, donantes y otros actores del SGP;
• Asistir al CN en la presentación regular de informes al Equipo de Gestión Central del Programa (CPMT), UNOPS y la Oficina del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (UNDP CO), y ayudar al CN en la preparación oportuna de encuestas de monitoreo anual y otros informes y encuestas del CPMT/UNOPS según sea necesario;
• Redactar memorandos y otros documentos operativos en nombre del CN, y responder a consultas sobre asuntos del programa SGP;
• Actualizar y mantener regularmente la base de datos de proyectos del SGP y la base de datos de partes interesadas;

Gestión Financiera

• Proporcionar orientación, revisar y controlar la precisión de la documentación de respaldo de los informes financieros provisionales y finales de los proyectos, como facturas, y asesorar al CN según sea necesario;
• Procesar las solicitudes de pago de beneficiarios y proveedores obteniendo las autorizaciones y aprobaciones necesarias y asegurando que los pagos se efectúen puntualmente y de acuerdo con los Procedimientos Operativos Estándar del SGP;
• Mantener contacto cercano con el Punto Focal Regional respectivo de UNOPS y buscar su apoyo, consejo y orientación sobre cómo operar mejor OneUNOPS de acuerdo con los SOP del SGP, si es necesario;
• En colaboración con el CN, mantener la integridad financiera del programa, implementar y monitorear el sistema contable y las bases de datos del presupuesto operativo del país del SGP;
• Preparar y mantener la tabla de desembolsos de subvenciones y el calendario, así como realizar un seguimiento del Presupuesto Operativo del País para garantizar el cumplimiento con el presupuesto anual aprobado;
• Redactar propuestas presupuestarias administrativas y de proyectos anuales para la oficina del país del SGP;
• Gestionar la cuenta de Caja Menor con la debida documentación y registros adecuados y rastreables;
• Ingresar, extraer y transferir datos de OneUNOPS y la base de datos del SGP y producir informes según sea necesario;
• Seguir los arreglos de viaje y los pagos de DSA para los miembros del CN y CNS;

• Proporcionar otros informes financieros según sea necesario.

  Funciones Administrativas

• Adquirir suministros de oficina, equipos y muebles cumpliendo con las reglas y regulaciones de adquisiciones del SOP del SGP;

• Administrar y organizar el trabajo de oficina diario;
• Establecer un sistema de archivo adecuado, mantener los archivos administrativos, financieros y de gestión de la oficina del país del SGP y actualizarlos con la documentación original o copia de la documentación original según sea necesario. Enfoque especial en:
• Establecer y mantener una carpeta separada con todas las actas firmadas de las reuniones del CNS que aprueban nuevos proyectos concedidos por el SGP;
• Establecer y mantener un sistema de archivo de proyectos que contenga MOAs originales y enmiendas, informes provisionales y finales con todos los documentos de respaldo, y informes de misiones o documentos de evaluación.
• Establecer y mantener una carpeta financiera para todas las transacciones financieras de la oficina del país del SGP;
• Mantener archivos de personal, informes de evaluación de desempeño, registros de licencia y otros registros pertinentes de personal/consultores;
• Redactar correspondencia y comunicaciones de rutina y establecer un sistema de archivo para registrar las comunicaciones con partes interesadas locales;
• Preparar información de antecedentes y documentación, actualizar datos relevantes para las áreas del programa y compilar material de referencia para el CN y CNS;
• Asegurar el flujo de información y la difusión de materiales con todas las partes interesadas pertinentes;
• Mantener un inventario actualizado de todos los activos físicos y registrar todo el inventario en la hoja de inventario de activos;
• Brindar apoyo logístico y administrativo a misiones de visita, arreglos de viaje y reuniones para el CN, CNS, siguiendo las reglas y regulaciones de adquisiciones del SOP del SGP;

Gestión del Conocimiento y Comunicación

• Apoyar activamente a la oficina del país del SGP en los esfuerzos de gestión del conocimiento, redes de conocimiento y visibilidad del SGP;
• De acuerdo con las directrices de marca del SGP, apoyar al CN y al CNS en los esfuerzos para el reconocimiento adecuado del SGP en cualquier material de gestión del conocimiento y comunicación producido por beneficiarios o partes interesadas del SGP;
• Facilitar la organización de eventos de promoción del SGP, talleres, diálogos con partes interesadas y mesas redondas;
• Ayudar en la redacción de artículos y publicaciones con el reconocimiento adecuado del SGP;
• Participar en eventos para la divulgación de información del SGP;
• Mantener, actualizar o proporcionar información válida del SGP para el sitio web del SGP, la base de datos global del SGP y el sitio web de UNDP CO.

Monitoreo y Controles de Progreso

• Informe de Evaluación de Desempeño

Education/Experience/Language requirements

*UNOPS ANIMA A LAS CANDIDATAS MUJERES CUALIFICADAS A POSTULARSE******UNOPS ANIMA A LOS/AS CANDIDATOS/AS CUALIFICADOS/AS SIN EXPERIENCIA EN LAS NACIONES UNIDAS O EN UNOPS A POSTULARES*

Requisitos Académicos - Se requiere un diploma de escuela secundaria como requisito académico mínimo para este puesto. - Título universitario a nivel de licenciatura, preferiblemente en Administración de Empresas o en un campo relacionado con ciencias ambientales es deseable.

Experiência Laboral Experiencia mínima - Se requieren al menos cinco (5) años de experiencia relevante en gestión de oficinas, incluida la presentación de informes financieros. - Se requiere competencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office, Google platform)

Experiencia Deseable - La experiencia y el conocimiento demostrado de las normas y procedimientos de la ONU/UNOPS en adquisiciones, finanzas, gestión de proyectos y normativas administrativas serán una ventaja. - Experiencia en el sector ambiental. - Experiencia trabajando con iniciativas lideradas por comunidades. - Experiencia en la organización de talleres en contextos multiculturales.

Requisitos de Idioma - Habilidades de Idioma Requeridas: Fluidez en español. - Fluidez intermedia en inglés es requerido

Otros

Habilidades generales

• Buenas habilidades de comunicación e interpersonales son esenciales;
• Excelentes habilidades de redacción y análisis son requeridas.
• Buen conocimiento en control de presupuestos y gestión financiera.

Habilidades en TI

• Excelente conocimiento de MS Office, Google platform, bases de datos y uso de Internet.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo de Contratista Individual (ICA) Nivel de contrato: Acuerdo de Contratista Individual Local (L-ICA 5) Duración del contrato: Esta es una posición temporal para cubrir una licencia parental durante 7 meses, comenzando aproximadamente el 13 de septiembre de 2024 y terminando el 2 de mayo de 2025.

Para más detalles sobre la modalidad contractual del ICA, siga este enlace: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.