Asistente Financiero y Administrativo

Contract

This is a LICA-5 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about LICA-5 contracts.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

Background Information - Job-specific

Antecedentes e Información - Centro de Paz y Seguridad

El Centro de Paz y Seguridad (PSC por sus siglas en ingles) de UNOPS, es el principal proveedor de servicios en el campo de acción contra las minas antipersonal, con el Servicio de Acción contra las Minas de las Naciones Unidas (UNMAS), PNUD, UNICEF, los gobiernos de los países afectados por las minas y otros asociados. El PSC es responsable de administrar, proporcionar apoyo y supervisar la gestión del día a día de las oficinas de campo del Proyecto, verificando tanto los requisitos de los socios, como las normas y reglamentos de UNOPS. Está dirigida por el director del Centro que tiene la autoridad y responsabilidad general de la ejecución del Centro para la Paz y Seguridad en nombre de sus socios.

Programa en Colombia

En Colombia, UNOPS ejecuta el programa UNMAS con el objetivo de brindar asistencia técnica a la Oficina del Alto Comisionado para la Paz (OACP)/Descontamina Colombia, y al sector de acción contra minas más amplio en Colombia. Este apoyo tiene el fin de mejorar la capacidad de coordinación, gestión operacional y la eficiencia del sector de acción contra las minas en Colombia para responder de forma integral a las necesidades de las comunidades afectadas y contribuir a objetivos más amplios de protección, seguridad, desarrollo, y de consolidación de la paz.

Functional Responsibilities

Bajo la supervisión general del Director de Programa (PM, por sus siglas en inglés) y la supervisión directa del Asociado de Servicios de Apoyo de UNMAS, el Asistente Financiero y Administrativo será responsable de apoyar financiera y administrativamente a los proyectos del programa de UNMAS, con enfoque orientado al cliente, compatibles con las normas y reglamentos vigentes en Colombia y de UNOPS. El cargo se centrará en las funciones que se describen a continuación:

• Apoyar la gestión administrativa y financiera general del programa
• Apoyar la creación de suppliers en el sistema OneUnops
• Coordinar la administración de gestión de viajes (procesamiento de autorizaciones de viaje, reserva de tiquetes aéreos, reservas de hoteles, etc.)
• Elaborar solicitudes de pago de DSA - Daily Subsistence Allowance y terminals en oneUnops e informar oportunamente al personal sobre las transferencias de pago
• Registrar los pagos de DSA y terminals en la plantilla correspondiente
• Apoyar la adquisición de suministros de oficina necesarios para el funcionamiento de la misma
• Apoyar la solicitud de cotizaciones, comparación de precios de mercado, la solicitud de ofertas, la recepción y apertura de ofertas, la evaluación de presupuestas a proveedores, redacción de informes de evaluación y contratación de proveedores
• Preparar los informes de recepción e inspección de activos adquiridos por el programa.
• Verificar el uso y mantenimiento de los activos de la oficina y activos adquiridos por subvencionados.
• Apoyar en el registro de los activos en el sistema oneUNOPS
• Apoyar en la creación y registro de los activos en el sistema WASP
• Solicitar a las diferentes áreas los insumos correspondientes al reporte de activos
• Hacer seguimiento a la entrega de verificación de activos AM
• Apoyar la preparación de documentos para realizar las transacciones en el sistema oneUNOPS, esto incluye: recepción y archivo de facturas, monitorear fechas de pago y enviar soportes de transferencias a los interesados
• Realizar los pagos pertinentes a proveedores y socios implementadores en oneUNOPS de acuerdo con las reglas, regulaciones y políticas de UNOPS
• Mantener la documentación y registros organizados, para apoyar el procesamiento eficiente de los pagos y cumplir con los requisitos de auditoría
• Completar el registro de pago de proveedores y procesos de compra y mantenerlo actualizado
• Asistir a la preparación de nómina y pago de salarios
• Dar seguimiento a los trámites de pagos al personal de programa, a proveedores y socios implementadores en tiempo y forma de acuerdo con las reglas, regulaciones y políticas de UNOPS.
• Apoyar la administración de la caja menor interna y de otras áreas del programa de acuerdo con las políticas de UNOPS.
• Suministrar insumos para la generación de los Cash-Flow.
• Apoyar en la solicitud de reabastecimiento de la cuenta de UNOPS en Colombia para el programa.
• Proponer proactivamente ideas, sugerencias y recomendaciones para hacer que la administración de la oficina sea más eficiente
• Apoyar en la redacción de los procedimientos e informes solicitados por el Asociado de Servicios de Apoyo
• Asistir en la gestión de los contratos, preparando enmiendas de contratos, asistir en la firma, y en la administración de los contratos
• Asistir en la preparación de informes de según sea necesario
• Asistencia en el mantenimiento de los archivos de los contratos
• Apoyar las labores de monitoreo de actividades relacionadas con servicios de apoyo administrativo y financiero (recopilación y procesamiento de datos, adquisiciones y GHG)
• Recibir, clasificar, archivar y dar seguimiento a las comunicaciones recibidas y/o generadas por el programa
• Preparar cartas y comunicaciones oficiales del área de servicios de apoyo al programa, minutas de reuniones y resúmenes de acciones a tomar; seguimiento de progreso en asuntos planificados según sea necesario y asignado
• Preparar borradores de notas, contratos, planes y otros instrumentos requeridos para la implementación del programa
• Mantener un archivo completo de todas las operaciones del programa
• Apoyar en la preparación de la documentación para las auditorías
• Cualquiera otra tarea asignada por el Oficial Asociado de Servicios de Apoyo

Education/Experience/Language requirements

Educación - Título universitario - profesional/pregrado con un (1) año de experiencia relevante es requerido o - Título de bachiller con cinco (5) años de experiencia relevante es requerido

Experiencia - La definición de experiencia relevante se entiende como la experiencia profesional en finanzas y administración (requerida) - Experiencia en apoyo administrativo a proyectos y / o a la gestión de subvenciones - Experiencia en adquisiciones, logística o recursos humanos es deseable - Experiencia en trabajar con las Naciones Unidas es deseable - Experiencia laboral en entornos de trabajo en equipo es deseable.

Idioma

• Fluido Español (hablado, leído y escrito) es requerido
• Intermedio Inglés (hablado, leído y escrito) es requerido

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Información adicional

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos(as) que sean seleccionados(as) para la fase de entrevistas serán notificados(as).
• Animamos las candidatas cualificadas a participar.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un(a) candidato(a) para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de aproximadamente 4 horas.
• El/la candidato(a) seleccionado(a) será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y de UNOPS.
• Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS esta supedita a los resultados de dichos controles.
• Se anima a participar a candidatos/as que no cuenten aún con experiencia en UN

Contract type, level and duration

Typo de Contrato: Acuerdo de Contratista Individual Local Nivel de Contrato: LICA-5 (ICS-5) Duración de Contrato: On going

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Armonización trabajo-vida Valoramos a nuestro personal y reconocemos la importancia de equilibrar las demandas profesionales y personales. UNOPS tiene una política progresiva sobre la armonización del trabajo y la vida y ofrece opciones de trabajo flexibles. Esto se aplica al personal de UNOPS en todos los tipos de contratos en todo el mundo.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados. Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.