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Key Responsibilities:

Título del puesto

Asistente Ejecutiva de la Dirección Programa País /

Coordinación del Consejo de Asesor

Grado HAY

13

Área

Dirección de Programa País

Job Family

13N01020

División

Dirección de Programa País

Fecha de revisión

Mayo 2022

PROPÓSITO DEL PUESTO

La Asistente Ejecutiva de la Dirección Programa País y Coordinadora del Consejo Asesora lidera la información altamente sensible y confidencial de la Dirección de Programa País. Además, organiza las actividades del Director de Programa de País, el Consejo Asesor, Club de Amigos, Senior Leadership Team y Senior Management Team. Realiza tareas administrativas y logísticas a través de una efectiva organización, coordinación, comunicación, planeación y gestión reportando a la Dirección de Programa País.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

Responsabilidades principales

Asistente Ejecutiva de Dirección de Programa País

Resultados finales esperados

% de tiempo

60%

Organizar la agenda de la Dirección de Programa País y las implicancias que esto conlleva diariamente, semanalmente y a mediano plazo.

• El Director Programa País está debidamente informado de sus actividades y compromisos.
• La agenda está actualizada y revisada cada vez que se requiera.
• El Director Programa País cuenta con toda la información y documentación de pre-lectura con suficiente anticipación antes de cada reunión.

Manejar la correspondencia y documentos para la firma del Director Programa País en forma profesional y confidencial.

• La correspondencia recibida interna y externa, es manejada adecuadamente y se da respuesta a todos los asuntos con puntualidad.
• Buen manejo y distribución de todos los documentos recibidos para la firma del Director Programa País.

Manejar el presupuesto de la Dirección Programa País.

• El presupuesto es revisado y monitoreado con el área de Finanzas.

Coordinar todos los aspectos de viajes del Director Programa País incluyendo itinerarios de vuelos, obtención de visas, coordinación de transporte terrestre, alojamiento, medidas de seguridad, y conforme sea necesario tramitar el seguro de viaje y requerimientos médicos para destinos específicos.

• Los viajes del Director Programa País son planeados, coordinados y organizados a tiempo.

Apoyar en la coordinación de eventos nacionales e internacionales acordados con la Dirección del Programa País asegurándose su implementación y desarrollo.

• Los eventos aprobados por el Director Programa País son manejados con buena logística y mayordomía
• Demuestra espíritu de colaboración en los arreglos y administración de las reuniones y eventos.

Proveer apoyo logístico a visitantes de la Dirección de Programa País (por ejemplo, otros Directores Nacionales / Directores Programa País, Líderes Regionales y del Centro Global)

• Centraliza la coordinación asegurando un flujo de información adecuado con los visitantes.
• Organiza la recepción, alojamiento y logística de las visitas.

Mantener el control y archivo de los documentos, registros y expedientes confidenciales de la Dirección Programa País.

• El archivo está organizado y actualizado.

Solicitar y garantizar el permiso de ingreso al país de las visitas internacionales.

• Solicitar permiso y visas ante MIGOB y MINREX.

Ingresar y monitorear los programas, proyectos grants y PNS en la plataforma de MINREX – SYSONG.

Administrar Tarjeta de Crédito Corporativa del Director Programa País.

• Rendir en tiempo y forma los gastos incurridos de forma mensual en la plataforma CONCUR

Coordinar citas, conferencias telefónicas vía zoom Skype, Microsft Teams a nivel nacional e internacional.

• Se coordina eficazmente con antelación.

Solicitar servicios profesionales para garantizar las actividades de la Dirección Programa País.

• Solicitar servicios profesionales y proveedores a través de PROVISION

Administrar la herramienta de Riesgos Organizacional de la Dirección Programa País

• Ingresar los riesgos de Gobernanza y dar seguimientos los riesgos de las áreas que reportan a la Dirección Programa País trimestralmente.

Coordinadora del Consejo Asesor y sus Comités de Trabajo

30%

Coordinar y preparar la logística y los materiales para las reuniones del Consejo Asesor (CA) y los Comités de Trabajo

• Coordina la agenda de reuniones del CA con la Dirección de Programa País y el Presidente (a) del CA.
• Distribuye la agenda y materiales de pre-lectura con un mínimo de 7 días antes de la reunión
• Mantiene actualizado un calendario de reuniones y actividades del CA
• Toma notas durante las reuniones del CA y los Comités
• Apoya al Presidente (a) del CA en la preparación de Presentaciones (PPT) y reportes relevantes

Asegurar que todos los informes gerenciales estén a tiempo para reportar al CA

• Recopila informes, minutas de las reuniones, documentos registrados y otros donde se reporta el seguimiento a las recomendaciones del CA

Organizar actividades del CA tales como reuniones ordinarias y extraordinarias, visitas a proyectos, y viajes internacionales para asistencia a eventos de la Confraternidad.

• Coordina la logística de las reuniones asegurando el apoyo necesario de otras áreas (por ejemplo: Compras, Tecnología de la Información, Comunicaciones, etc.)
• Gestiona la logística de los viajes: reserva de pasajes, alojamiento y transporte local de los participantes
• Coordina con las áreas respectivas de programas (Incluyendo seguridad), para organizar visitas de campo de los miembros del CA como parte de su desarrollo y conocimiento del ministerio
• Asegura invitaciones a los miembros del CA a eventos claves de la organización tales como: Día de Oración, Celebración de Navidad, Retiro anual del CA, y otros
• Asegura registro de miembros electos del CA para asistir a los foros regionales y Concilios Trienales

Organizar las actividades de orientación de nuevos miembros del CA

• Coordina el programa de orientación y monitorea su cumplimiento manteniendo un control de los temas abordados y participación en cursos de gobierno E-learning del Centro Global

Manejar el presupuesto del Consejo Asesor

El presupuesto es revisado y monitoreado con el área de Finanzas.

Mantener la base de datos de Gobierno del Centro Global con los documentos del CA

• Subir a la base de datos los documentos relacionados al Consejo Asesor: Cartas de Entendimiento firmadas, actas firmadas, agendas, documentos legales de constitución de la oficina nacional, documentos del Peer review, reglamento interno ( ToR, Manual del CA, etc.) y otros relevantes al CA

Apoyar al desarrollo continuo del Consejo Asesor y colaborar con el Asesor de Gobernanza de LAC

• Trabaja con el Presidente del CA y del Comité de Gobierno en la elaboración del plan de desarrollo del CA
• Coordina con el CA para que completen su auto-evaluación cada dos años y apoya al CA para que los resultados se usen en el plan de desarrollo de mediano plazo (2 a 3 años).
• Coordina y apoya la organización de reuniones de retiro y capacitación para el CA

Mantener los archivos físicos y digitales, así como registros y documentos firmados por los miembros del Consejo Asesor actualizados y organizados

• Cartas de Entendimiento, Record Policíaco, Currículo Vitae, Declaración de Conflicto de Interés.
• Agendas, actas y reportes debidamente archivados en forma digital y física

Apoyar en la coordinación de las actividades relativas a la Revisión de Pares (Pre, durante y post) revisión de Pares.

• Apoya al Presidente del CA y el Director Nacional en el plan de preparación de la auto-revisión
• Facilita el proceso y organiza al equipo timón de la auto-revisión
• Puede servir de enlace con el departamento de Revisión de Pares del Centro Global (una vez cada cinco años)
• Documenta y facilita el plan de seguimiento e implementación de la Revisión de Pares en apoyo al Comité de Gobierno

Apoyo al Equipo Ejecutivo

10%

Apoyar las reuniones del Senior Management Team y Senior Leadership Team a cargo de la Dirección Programa País

• Apoyar en la preparación de la agenda
• Organizar la logística de las reuniones
• Tomar notas y elaborar las minutas/actas de reuniones
• Distribuir información de pre-lectura antes de las reuniones
• Distribuir las minutas después de las reuniones

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only

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Added 3 months ago - Updated 1 month ago - Source: wvi.org