Asistente Ejecutiva

Provide executive administrative support to the UN Women Representative in Ecuador.

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Application deadline 1 month ago: Friday 19 Jun 2026 at 00:00 UTC

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Overview

Provide executive administrative support to the UN Women Representative in Ecuador.

You have:

Al menos 5 años de experiencia progresivamente responsable en funciones administrativas, secretariales o de apoyo a programas.
Se requiere experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina, como MS Word, Excel, entre otros.
Es deseable contar con experiencia en el uso de un sistema ERP moderno basado en web, preferiblemente Oracle Cloud.
La experiencia en el Sistema de las Naciones Unidas será considerada una ventaja.

Contract

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Details

ONU Mujeres, fundamentada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja por la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de las mujeres; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria, la paz y la seguridad. Bajo la supervisión de la Representante de ONU Mujeres en Ecuador, la/el Asociada/o Ejecutiva/o es responsable de brindar una variedad de apoyo administrativo ejecutivo a la Representante de ONU Mujeres, manteniendo plena confidencialidad en todos los aspectos de la asignación y, en estrecha coordinación con el área de operaciones y el personal, de gestionar el flujo eficiente de información y comunicaciones para garantizar la difusión expedita de la información, la acción oportuna y el cumplimiento de los plazos establecidos.

Brindar apoyo general administrativo y operativo a la Representante de ONU Mujeres, en cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas y procedimientos de ONU Mujeres:

• Organizar y mantener actualizada la agenda de la Representante de ONU Mujeres.

• Gestionar reservas de viajes y hoteles, preparar autorizaciones de viaje, procesar solicitudes de visas y de dietas diarias de subsistencia (DSA), tarjetas de identificación y otros documentos; actuar como responsable de la gestión de viajes en el sistema.

• Organizar envíos, gestionar trámites de despacho aduanero y preparar la documentación correspondiente para los envíos de ONU Mujeres, tanto recibidos como enviados.

• Realizar los arreglos logísticos, administrativos y financieros necesarios para la organización de reuniones, eventos y talleres.

• Organizar y asistir a reuniones y eventos, así como preparar actas, minutas y resúmenes.

• Preparar y compilar materiales informativos y presentaciones en PowerPoint para reuniones, misiones y otros eventos clave.

• Organizar y dar seguimiento al sistema de archivo de la oficina; mantener actualizado el listado de contactos de la oficina de Ecuador; actualizar las listas electrónicas de distribución.

• Dar seguimiento a plazos, compromisos y tareas pendientes.

• Gestionar los archivos administrativos relacionados con los viajes de misión y los informes de misión de la Representante.

• Monitorear la gestión logística del transporte, en coordinación con el conductor de la oficina.

Brindar apoyo efectivo en comunicación y gestión de información a la Oficina de Ecuador:

• Facilitar el flujo de información y comunicación entre la Oficina de la Representante de ONU Mujeres y otras unidades dentro o fuera de ONU Mujeres.

• Revisar, priorizar y canalizar la correspondencia dirigida a la Oficina de la Representante de ONU Mujeres y enviada desde esta; realizar seguimiento proactivo y mantener informado al personal correspondiente; contestar y filtrar llamadas para la Representante con tacto y discreción.

• Responder consultas o derivarlas a las unidades correspondientes para asegurar una acción o respuesta oportuna.

• Preparar correspondencia rutinaria y circulares internas; revisar documentos e informes para asegurar la corrección de ortografía, puntuación y formato.

• Mantener y organizar archivos físicos y electrónicos actualizados para facilitar su acceso y recuperación; garantizar la custodia segura de materiales confidenciales.

• Apoyar en la preparación y finalización de traducciones informales; actuar como intérprete cuando sea requerido.

Brindar apoyo a las actividades de relaciones externas de la Oficina de Ecuador:

• Facilitar la interacción de la Representante con diversos socios externos mediante comunicación escrita, verbal y electrónica, así como mediante relaciones colaborativas y proactivas con contrapartes y colegas de oficinas asociadas.

• Verificar la numeración actualizada de la correspondencia y asegurar que los archivos se mantengan al día.

• Recibir y dar la bienvenida a altas autoridades, funcionarios/as de alto nivel y visitantes.

• Atender asuntos de protocolo, recibir a visitantes y autoridades de alto nivel, y coordinar los arreglos logísticos relacionados con sus visitas.

Desempeñar otras funciones dentro de su perfil funcional, según se considere necesario para el funcionamiento eficiente de la Oficina y de la Organización.

· Rendición de cuentas

· Adaptabilidad y flexibilidad

· Creatividad

· Juicio y toma de decisiones

· Planificación y organización

· Profesionalidad

· Autogestión

• Al menos 5 años de experiencia progresivamente responsable en funciones administrativas, secretariales o de apoyo a programas.

• Se requiere experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina, como MS Word, Excel, entre otros.

• Es deseable contar con experiencia en el uso de un sistema ERP moderno basado en web, preferiblemente Oracle Cloud.

• La experiencia en el Sistema de las Naciones Unidas será considerada una ventaja.

La ciudad de Quito, capital del Ecuador, cuenta con una temperatura promedio de 16 grados y una altitud promedio de 2.800 msnm. Cuenta con el Aeropuerto Internacional Mariscal Sucre, ubicado en Tababela, a 45 minutos del centro de Quito, y posee varias terminales de buses interparroquiales e interprovinciales en el norte, sur y los Valles.

En cuanto a la seguridad, es necesario tomar precauciones de seguridad estándar, especialmente en zonas no muy transitadas y en el transporte público municipal. Quito cuenta con varias opciones de alojamiento con todas las condiciones generales (agua, electricidad, conectividad); y a su vez, opciones de alimentación muy variadas, tanto de comida local como de comida rápida e internacional.

Hay hospitales públicos en el norte, centro y sur de la ciudad, así como proveedores privados de salud. También existen varias entidades bancarias ubicadas en toda la ciudad, especialmente en la zona comercial de Quito, que va desde El Labrador hasta San Blas, donde comienza el Centro Histórico.

Los/as Voluntarios/as Nacionales Especialistas reciben los siguientes beneficios:

Subsidio mensual de $1149.84 para cubrir sus necesidades esenciales,
Seguro de vida
Oportunidades de capacitación en UNV eCampus

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Potential interview questions

Describe a situation where you had to manage multiple tasks simultaneously under a tight deadline.	This assesses your time management and organizational skills in a high-pressure environment.	Highlight how you prioritized tasks and met all deadlines while maintaining quality.
How do you ensure confidentiality in your work as an executive assistant?	Understanding confidentiality is crucial in administrative roles, especially in sensitive environments.	Pro members can see the explanation.
Can you discuss a time you helped organize an event and what your role was?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
How do you handle communication across teams or departments?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What strategies do you use to stay organized and manage your workload?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
Describe a challenging situation involving a customer or colleague and how you resolved it.	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
Have you ever had to adapt quickly to changes in a workplace? How did you manage?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What role do you think an executive assistant plays in facilitating effective communication?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.