Asistente De Servicios De Viajes-Eventos Y Recepcion (800557)

Manage travel services efficiently, coordinating national and international trips, events, and reception services.

ICRC - International Committee of the Red Cross

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Overview

Manage travel services efficiently, coordinating national and international trips, events, and reception services.

You have:

Manejo avanzado de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint).
Excelente redacción y ortografía en español.
Inglés intermedio o avanzado (oral y escrito).
Conocimiento de procesos migratorios y gestión de visas.
Deseable experiencia en plataformas de gestión de viajes y reservas.
Capacidad para elaborar reportes y administrar bases de datos.
De Dos a tres años de experiencia en posiciones similares.
Experiencia en coordinación de viajes corporativos o institucionales.
Experiencia en organización y coordinación integral de eventos.
Experiencia en atención al cliente interno y coordinación con proveedores.

Contract

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Details

Objetivo del puesto:

Gestionar de manera eficiente los servicios de viaje de la Misión mediante la coordinación integral de viajes nacionales e internacionales, eventos institucionales, alojamiento, trámites migratorios y servicios de recepción, asegurando el cumplimiento de las políticas y procedimientos del CICR, la optimización de los recursos institucionales y una atención oportuna y de calidad a colaboradores, visitantes e interlocutores.

Gestión de viajes (Welcome Services)

Gestionar las reservas de viajes nacionales e internacionales, verificando el cumplimiento de la Política Global de Viajes del CICR.
Brindar acompañamiento y asesoría a los colaboradores en el uso de las herramientas de reserva de viajes y en la planificación de sus desplazamientos oficiales.
Analizar itinerarios y proponer alternativas que optimicen tiempos, rutas y costos, promoviendo el uso eficiente de los recursos institucionales.
Coordinar la logística de viajes, incluyendo boletos aéreos, alojamiento, transporte terrestre y traslados desde y hacia aeropuertos.
Proporcionar información que soporte el proceso de comprobación de gastos asociados a viajes oficiales, cuando se requiera.
Brindar apoyo oportuno a los viajeros ante cambios de itinerario, cancelaciones, emergencias u otras situaciones imprevistas, coordinando con la agencia de viajes y las áreas correspondientes.
Brindar orientación sobre requisitos migratorios, documentación de viaje, medidas de seguridad y otros aspectos relevantes para los destinos oficiales.
Preparar y entregar el paquete de bienvenida y reglas de seguridad para los visitantes.
Mantener actualizada la documentación, bases de datos y materiales informativos relacionados con Welcome Services y la gestión de viajes.
Gestionar negociación de tarifas y créditos con los hoteles en diferentes sitios de Honduras

Gestión Migratoria

Coordinar y dar seguimiento a los procesos de obtención, renovación y cancelación de visas, permisos de residencia y demás documentos migratorios del personal móvil y sus familiares, antes las distintas instituciones relacionadas.
Realizar trámites de altas, renovaciones y bajas de documentos diplomáticos.
Brindar orientación sobre requisitos migratorios y documentación necesaria para viajes oficiales.
Mantener comunicación con las autoridades competentes para facilitar los procesos migratorios.
Garantizar el adecuado resguardo y la confidencialidad de la documentación oficial.

Organización de eventos y logística

Gestionar, coordinar y dar seguimiento integral a reuniones, talleres, seminarios y demás eventos institucionales, asegurando su ejecución en tiempo y forma, de conformidad con las políticas y procedimientos del CICR.
Gestionar el proceso administrativo y logístico de los eventos, incluyendo la coordinación con proveedores, la obtención y evaluación de cotizaciones, la contratación de servicios, la logística de participantes, la elaboración de órdenes de compra y el seguimiento de facturas y pagos correspondientes.
Coordinar los servicios requeridos para cada evento, tales como alojamiento, alimentación, transporte, salones y equipos, garantizando una comunicación efectiva con usuarios internos y proveedores para asegurar la calidad y oportunidad de los servicios.

Atención institucional y recepción

Brindar una atención profesional, cordial y oportuna a visitantes, interlocutores, proveedores y personal del CICR.
Administrar la recepción y distribución de correspondencia y mensajería.

Gestión administrativa

Elaborar órdenes de compra y recopilar la documentación de respaldo requerida para los procesos administrativos y financieros.
Revisar, validar y gestionar facturas relacionadas con viajes, alojamiento, transporte, eventos y otros servicios, asegurando el cumplimiento de los procedimientos institucionales para su pago.
Gestionar el registro, actualización y mantenimiento de la base de datos de proveedores, verificando que la documentación requerida se encuentre completa y vigente de conformidad con los procedimientos institucionales.
Mantener archivos físicos y digitales actualizados, garantizando la correcta organización, trazabilidad y confidencialidad de la información.
Mantener actualizados los directorios institucionales y la información de contacto relevante de proveedores.
Elaborar reportes, estadísticas e indicadores relacionados con las actividades del área.
Gestionar solicitud de materiales de oficina según necesidades de la misión.
Apoyar la revision y seguimiento de la administración de las lineas telefonicas institucionales, verificando su correcta asignación, uso y facturación, e identificando oportunidades de optimización en coordinación con el asistente de ICT.
Asumir actividades administrativas, delegadas por la Gerencia de Finanzas y Administración, siempre que sean compatibles con la naturaleza, responsabilidades y nivel del puesto.

Requisitos

Manejo avanzado de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint).
Excelente redacción y ortografía en español.
Inglés intermedio o avanzado (oral y escrito).
Conocimiento de procesos migratorios y gestión de visas.
Deseable experiencia en plataformas de gestión de viajes y reservas.
Capacidad para elaborar reportes y administrar bases de datos.

Experiencia Profesional Requerida

De Dos a tres años de experiencia en posiciones similares.
Experiencia en coordinación de viajes corporativos o institucionales.
Experiencia en organización y coordinación integral de eventos.
Experiencia en atención al cliente interno y coordinación con proveedores.
Se valorará experiencia en organizaciones internacionales, organismos humanitarios o de cooperación.

Educación

Licenciatura en Administración de Empresas, Turismo, Relaciones Internacionales, Hotelería, Administración Hotelera o carreras afines.

Roles a los que reporta

Gerente de Administración y Finanzas

Relacionamiento

Internally, interacts with ICRC mobile and resident staff.
Externally, interacts with the Ministry of Foreign Affairs/Ministry of the Interior, airport and immigration authorities, travel agencies, airlines and transport companies.

Languaje

Ingles intermedio o avanzado (Indispensable)

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Potential interview questions

What strategies would you employ to ensure efficient travel arrangements for staff?	The interviewer wants to assess your approach and organization skills in managing travel logistics.	Outline your methodology, focusing on efficiency, cost-effectiveness, and communication.
How do you prioritize your tasks when managing multiple events at once?	The interviewer is interested in your time management and organizational skills.	Pro members can see the explanation.
Can you describe a time you had to handle an unexpected travel change?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What is your experience with travel management platforms?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
How would you handle a situation where a colleague is unhappy with travel arrangements?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What steps do you take to ensure compliance with travel policies?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
Describe how you manage documentation and data related to travel and events.	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What makes you a good candidate for this position?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.