Asistente de Servicios de Soporte

Overview

Support administrative activities in logistics, finance, and human resources for the organization.

You have:

• At least 1 year of work experience in administration, preferably with an international NGO in a similar role.
• Technical training or a degree in administrative topics or related fields.
• Spanish proficiency.
• English knowledge is considered an advantage.

Contract

This is a DRC - National contract. More about DRC - National contracts.

El Consejo Danés para Refugiados (DRC por sus siglas en inglés) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. DRC ha estado presente en Colombia desde 2011, pero 2018 amplía sus operaciones en respuesta a la crisis venezolana. Actualmente DRC Colombia implementa una respuesta humanitaria centrada protección para refugiados y migrantes venezolanos y colombianos retornados en ciudades de Colombia como Riohacha, Barranquilla y Bogotá, actualmente también incorpora actividades en el municipio de Barbacoas y en Norte de Santander.

Bajo la supervisión directa del Gerente de Base de La Guajira, es responsable de apoyar las actividades diarias en cuanto a la logística necesaria para la realización de las compras, la organización de archivos y materiales para las actividades de los programas.

El o la asistente de Servicios de Soporte, bajo la supervisión del Gerente de Base de La Guajira, tiene como función principal, apoyar a las 3 áreas de Soporte en La Guajira en las tareas administrativas propias del área de Finanzas, Logistica/compras y Recursos Humanos, siguiendo los lineamientos y procedimientos de la organización.

RESPONSABILIDADES:

• Desarrollar tareas administrativas según los lineamientos DRC.
• Apoyar con las reservaciones de hoteles y viajes según necesidad.
• Apoyar con la realización del plan de movimientos de personal cada semana.
• Apoyar con la organización de las carpetas físicas y digitales.
• Apoyar con tramites en DRC Dynamics según necesidad.
• Hacer seguimiento a las compras realizadas y por hacer.
• Enviar y recibir correspondencia según necesidad.
• Apoyar en la organización de activos fijos de la base y organización de bodega.
• Apoyar en el seguimiento de la flota de vehículos: mantenimientos, kilometrajes, Rotación.
• Desarrollar tareas ad hoc de administración de la oficina, según necesidad.
• Apoyar con tareas administrativas de RRHH como diligenciar información de compensación y de beneficios de los empleados, verificar estatus de los empleados en dynamics.
• Apoyar la verificación de la información de nómina mensual
• Hacer seguimiento con las EPS y cajas de compensación para el cobro de incapacidades y actividades de bienestar del personal.
• Apoyar al equipo de finanzas con la información exógena a presentar a la Dian.
• Apoyar la correcta verificación de gastos alojados en el presupuesto.

Seguridad y Salud en el Trabajo

• Procurar el cuidado integral de su salud.
• Participar activamente en la conformación del COPASST – Comité de Convivencia Laboral – Brigadas de emergencia, así como las actividades que los mismos realicen
• Asistir a las capacitaciones en SST definidas por el programa de capacitación del SG-SST.
• Velar por el mantenimiento del orden y aseo de su puesto y área de trabajo.
• Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
• Reportar inmediatamente al área de SST y su jefe inmediato los accidentes de trabajo que se presenten, incidentes (casi Accidentes) y enfermedades diagnosticadas como laborales.
• Reportar al jefe inmediato la necesidad de tomar acciones correctivas o preventivas, que correspondan ante no conformidades reales o potenciales del proceso al cual pertenece.
• Participar en las actividades de capacitación, simulacros y las que sean programadas desde seguridad y salud en el trabajo
• Participar y contribuir con el cumplimiento de la política y los objetivos del SG-SST.

EXPERIENCIA Y COMPETENCIAS TÉCNICAS:

Al menos 1 año de experiencia laboral en administración, de preferencia con una ONG internacional en un rol similar. Dominio de la computadora esencial, particularmente el uso de MS Office. Habilidades organizativas muy sólidas. Honestidad y buen compromiso para apoyar a proyectos sociales y humanitarios

EDUCACIÓN REQUERIDA:

• Formación técnica o tecnóloga en temas administrativos o carreras afines.

REQUISITOS EN TÉRMINOS DE IDIOMAS:

• Español.
• Ingles se considera una ventaja

Actores clave****:

Internos:

• Personal del programa
• Recursos humanos

• Adquisiciones y Logística

  Todas las funciones de DRC requieren que el titular domine las competencias básicas de DRC:

• Lograr la excelencia: centrarse en alcanzar resultados y garantizar procesos eficientes

• Colaboración: involucrar a las partes relevantes y alentar la retroalimentación
• Tomar la iniciativa: tomar posesión e iniciativa mientras se busca la innovación
• Comunicar: escuchar y hablar con eficacia y honestidad.
• Demostrar de integridad: actuar de acuerdo con la visión y los valores de DRC

Ofrecemos:

• La oportunidad de pertenecer a una de las mejores ONG's a nivel mundial.
• Acceso a más de 1,000 capacitaciones y certificados en línea gratuita.
• Contrato nacional Termino Fijo con todas las prestaciones de ley.
• Numero de vacantes: 1
• Contrato nacional Obra o Labor con todas las prestaciones de ley.
• Salario iniciando en ($ 2.462.000 – $ 2.771.000) COP mensual según experiencia y competencias del candidato.
• Fecha de inicio estimada: 01 de diciembre 2025

Proceso de solicitud

Todos los solicitantes deben subir únicamente una carta de presentación (1 página) y una hoja de vida

actualizada (que no supere las 3 páginas) no se reciben más soportes por este medio.

Fecha de cierre de solicitudes: 09 de noviembre de 2025 a las 11:59 am Hora Local.

Nota 1: El postulante que aplique a esta convocatoria autoriza a DRC a validar la información personal suministrada en la hoja de vida. Su identificación será comprobada en las bases de datos públicas y privadas con el uso exclusivo de convalidar la información, de acuerdo con nuestras políticas antifraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.

Nota 2: El/la postulante que de forma libre y voluntaria deseen hacer parte del proceso de selección para ocupar la posición de la presente convocatoria, deberán observar un estricto apego a las normas que apliquen para la materia (idoneidad en los títulos presentados, ejecución de pruebas de forma personal e individual y veracidad en la información) adhiriéndose a los manuales y Políticas anti fraude de DRC, so pena de declarar descalificado el postulante que incurra en cualquier irregularidad a juicio de la organización, aún por la mera sospecha, e incluso en posibles conductas de tipo penal conforme la legislación colombiana.

Nota 3: La DRC anima a todos los solicitantes a presentar su candidatura y no practica ningún tipo de discriminación en ningún proceso de contratación.

Nota 4: Las solicitudes enviadas por correo electrónico no serán consideradas en la postulación de la vacante.

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Potential interview questions

Added 9 months ago - Updated 8 months ago - Source: drc.ngo