Asistente de Servicios de Apoyo (Proyectos)

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UNOPS - United Nations Office for Project Services

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Application deadline 2 years ago: Sunday 10 Oct 2021 at 23:59 UTC

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Contract

This is a LICA-4 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about LICA-4 contracts.

Background Information - Job-specific

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

Functional Responsibilities

El objetivo del/la Asistente de Servicios de Apoyo es asistir en la ejecución de las actividades necesarias para la adecuada implementación de los proyectos asignados.

El/la Asistente de Proyecto realizará las siguientes funciones bajo la supervisión directa del/la Gerente del Proyecto y en coordinación con la Asociada de Portafolio.:

Formulación de proyectos

  • Recopilar la información necesaria para la elaboración de propuestas de proyectos,acuerdos, elaboración de presupuestos, y otros documentos relativos a nuevos proyectos..
  • Realizar los pasos necesarios para la aprobación interna de nuevos proyectos utilizando los instrumentos corporativos y/o otras actividades necesarias para la mejor ejecución de los proyectos asignados concordadas con el/la Gerente del Cluster

Apoyo en la Gestión de Proyectos:

  • Asistir en la elaboración de documentos relativos a las finanzas de los proyectos, para solicitar acciones de la unidad de Finanzas de PEOC y mantener actualizada la información de cada proyecto.
  • Asistir a la Asociada de Portafolio en la elaboración de los informes requeridos por las contrapartes de cada proyecto, por otras entidades y por UNOPS.
  • Apoyar en la recopilación de información para elaborar los informes de los proyectos asignados y mantenerlos actualizados en el sistema.
  • En la fase de cierre de cada proyecto: preparar las listas de comprobación para el pre- cierre, cierre operacional y financiero, seguimiento a los procesos de cierre.
  • Preparar y dar seguimiento a las comunicaciones externas relacionadas con la gestión de cada proyecto.
  • Realizar acciones operativas y administrativas relativas a los proyectos.
  • Otras actividades necesarias para la mejor ejecución de los proyectos asignados concordadas con el/la Gerente de Proyectos.

Implementación de Proyectos

  • Asistir a la Coordinadora de finanzas en el seguimiento a las finanzas de los proyectos asignados.
  • Dar seguimiento al sistema interno de control de gastos, lo que asegura que los vouchers procesados, se verifican y completan, las transacciones son registradas correctamente y se registran en el sistema.
  • Recibir, verificar y dar el curso adecuado a los documentos relativos a los proyectos asignados, (cartas, notas, memoranda, cartas fianzas, etc).
  • Asistir a la Asociada de Portafolio en dar seguimiento oportuno en la implementación de los proyectos de acuerdo a las normas y reglas vigentes
  • Llevar el control adecuado de los documentos que respaldan los pagos, documentación de proyecto, y comunicaciones con las entidades.
  • Brindar soporte administrativo y de seguimiento a la adquisición de insumos, bienes y servicios necesarios para la implementación del proyecto (emisión de Órdenes de Compra), contratación de personal para el proyecto, etc..
  • Realizar actividades diarias, tales como:

  • Coordinar reuniones con Entidades y/o adjudicatarios.

  • Atender consultas de Entidades y/o adjudicatarios (personal, telefónica, vía e-mail).
  • Mantener el archivo de cada Orden de Compra y/o Contratos con toda la documentación relativa.
  • Despacho de correspondencia.
  • Realizar otras funciones de asistencia administrativa que le sea requerida por el/la Gerente de Proyecto.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación - Se requiere Diploma en Formación Secundaria. - Se valorará positivamente aportar educación Universitaria completa (equivalente a Bchelor´s Degree), de preferencia en: Administración, Contabilidad, Finanzas, o áreas afines

***Por favor subir sus diplomas académicos o constancias académicas a su postulación***

b. Experiencia laboral

  • Se requiere 4 años, o menos dependiendo del grado académico que aporte, de experiencia en la provisión de servicios de asistencia administrativa, preferiblemente a proyectos desarrollados en organismos internacionales y/o empresas públicas
  • Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office y/o Google) es requerida.

c. Idiomas

  • Se requiere dominio del idioma español.
  • Se valorará positivamente nivel intermedio de Inglés.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

  • Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA)
  • Nivel de contrato: Local ICA 4 - Soporte
  • Duración del contrato: Indefinido. Contrato continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

Esta vacante esta dirigida a personas nacionales o con permiso de trabajo y residencia en Perú (al momento de presentarse a esta vacante).

Este contrato se establece en la modalidad de Contrato Regular Mensual, es decir, se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx .

Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).17:00hrs Lima - Perú.
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

  • Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales.

*La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

*********UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas y grupos diversos. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción.*********

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a sus colaboradores y reconoce la importancia de mantener un equilibrio entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política estricta de armonización laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

********A solicitud, UNOPS busca acomodar razonablemente a candidatas y candidatos con necesidades especiales.*******

La posición se encuentra en un **lugar de trabajo familiar.****

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

Added 2 years ago - Updated 2 years ago - Source: jobs.unops.org