Asistente de Servicios de Apoyo

Contract

This is a LICA-4 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about LICA-4 contracts.

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas

ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente, transparente y sostenible

iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

UNOPS en Costa Rica y el Caribe de habla inglesa y holandesa desarrolla iniciativas en sectores estratégicos como infraestructura vial, proyectos de infraestructura en agua y saneamiento, infraestructura vertical, proyectos de adquisiciones entre otros, aportando sus capacidades en materia de gerenciamiento de proyectos complejos, asesoramiento técnico y adquisiciones, con un enfoque de sostenibilidad y resiliencia; en todos los casos, aplicando el enfoque de derechos humanos y la perspectiva de género.

Functional Responsibilities

Bajo la guía y supervisión del/la Gerente de Proyecto, el/la Asistente de Servicios de Apoyo brinda soporte administrativo a las diferentes áreas de la oficina, asegurando una alta calidad y exactitud en su trabajo. El/la Asistente de Servicios de Apoyo deberá tomar decisiones rutinarias sobre procesos administrativos basado en directrices claramente definidas. En el desempeño de su trabajo, el/la Asistente de Servicios de Apoyo propiciará un enfoque al cliente, calidad y orientación a resultados.

Resumen de las funciones:

1. Mantenimiento del sistema e informes.
2. Soporte secretarial y de oficina.
3. Soporte en la construcción e intercambio del conocimiento.

Funciones Específicas:

1. Mantenimiento del sistema e informes, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Ingreso y extracción de información de sistemas automatizados. Verificación y exactitud de la información en copias de seguridad y archivos.
• Generación precisa, completa y oportuna de reportes del sistema, registros y datos, para el uso de todo el equipo de trabajo.
• Mantenimiento de registros y archivos relevantes, por ejemplo: compromisos, gastos, información del personal.

2. Proveer soporte secretarial y de oficina, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

- Selección, registro y enrutamiento de la correspondencia entrante y saliente, así como de llamadas telefónicas dentro y fuera de la unidad. - Redacción y/o corrección de cartas según se le solicite. - Respuestas oportunas a las consultas sobre el área administrativa por parte de mensajeros, asistentes y secretarias; suministro de información objetiva respecto a solicitudes de servicios, horarios y procedimientos de mensajería.

3. Brindar soporte a la construcción e intercambio del conocimiento enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

- Participación en capacitación para el personal de operaciones/ proyectos sobre administración. - Contribución de redes y comunidades de conocimiento de la práctica.

Para mayor información de las funciones por favor revisar documento adjunto.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación

• Diploma o Título de estudios secundarios, es requerido.
• Título a nivel técnico en secretariado, asistente y/o áreas afines será considerado valorable y podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos.

***Por favor subir sus diplomas académicos o constancias académicas a su postulación***

b. Experiencia laboral

• Mínimo 4 años de experiencia (ó 2 años si posee título técnico) en funciones de recepción, secretariales y/o asistenciales de soporte de oficina y/o proyectos, es requerido.
• Se valorará el manejo de los paquetes de oficina (preferiblemente G Suite y/o MS Office)
• Experiencia de trabajo en organismos internacionales/UN es deseable.

c. Lenguaje:

• Manejo a nivel avanzado del idioma español es requerido.
• Deseable manejo del idioma inglés a nivel intermedio.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

1. Tipo de Contrato: Acuerdo de Contratista Independiente Local
2. Nivel de Contrato: Local ICA Support, LICA 4
3. Duración del Contrato: Open-ended, sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio. Este contrato se establece en el modalidad de Contrato mensual regular, es decir, se requiere una prestación de servicios contínua durante el periodo de contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

****UNOPS es un empleador incluyente, por lo que invitamos a postularse a mujeres y hombres indistintamente de su etnia, discapacidad, orientación sexual o identidad de género. Estamos comprometidos a promover una representación equitativa.**** UNOPS busca brindar las facilidades necesarias a candidatos/as con necesidades especiales, según previa solicitud. Para más detalles sobre la modalidad de contrato ICA, por favor vaya a este link:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.

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