Asistente de Programa

Volunteering

Overview

Provide administrative and programmatic support to the office.

You have:

• Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.
• Technical/Vocational diploma required; university degree preferred.
• At least 5 years of professional experience at national and/or international level in public or private sector.
• Spanish language skills required; working knowledge.
• English language skills required; working knowledge.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión de el/la Representante Auxiliar, el/la Voluntario/a de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:  Elaboración y/o edición de correspondencia solicitada por la Representante Auxiliar y del área de Programa, asegurando su despacho y seguimiento.  Elaboración y/o edición de actas y/o resúmenes de las reuniones de Programa y otras, según necesidad.  Mantiene y facilita el flujo de circulación de documentos de ingreso y salida de la oficina de la Representante Auxiliar, asegurando que los mismos estén debidamente respaldados con toda la información necesaria.  Seguimiento a instrucciones o solicitudes que son emanadas por parte de el/la Representante Auxiliar referidos a informes, reuniones, requerimientos generales y asuntos pendientes.  Seguimiento y apoyo al área de Programa y a las Oficinas de Proyecto en el flujo de revisiones y aprobaciones de Planes Anuales de Trabajo (PATs), Acuerdos y/o Enmiendas.  Coordinación de la agenda de el/la Representante Auxiliar.  Apoyo a la planificación, coordinación, logística y disponibilidad de documentación relevante para actividades de Programa en particular y de la oficina en general.  Alimentación del archivo digital y del Archivo Central de la oficina, asegurando versiones actualizadas en los archivos de documentación legal y esencial de Programa, así como depurar regularmente archivos según normativa.  Tramitación, logística y seguimiento de viajes nacionales y/o internacionales de el/la Representante Auxiliar y de otros/as funcionarios/as del área de Programa.  Gestiona, envía y recibe las solicitudes de cotizaciones requeridas por la oficina a través de la Casilla de Compras, haciendo el seguimiento a la presentación de ofertas en los plazos establecidos.  Selecciona, clasifica y refiere las llamadas telefónicas, asegurando el flujo ágil de llamadas de ingreso y salida orientando al personal apropiado.  Mantiene un directorio completo y actualizado de todos los organismos, ejecutivos y contactos de contraparte del Programa de País.  Realiza las tareas inherentes como alterna de la Asistente Personal de Representación.  Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el/la supervisor/a.

Qualifications/Requirements

Required degree level:

Technical/Vocational diploma

Education - Additional Comments:

Educación secundaria con entrenamiento secretarial.

Titulación universitaria a nivel de pre-grado o equivalente, deseable.

Required experience:

60 Months

Experience remark:

Al menos 5 años de experiencia laboral profesional a nivel nacional y/o internacional en en el sector público o privado, como secretaria de gerencia; experiencia en el área administrativa es valorada, así como experiencia trabajando en la ONU o en otras organizaciones internacionales de desarrollo;

Language skills:

• Spanish(Mandatory), Level - Working Knowledge
• English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Area of expertise:

Other development programme/project experience

Area of expertise details:

Habilidades de redacción y edición de documentos

Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos niveles; familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo;  Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante; capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional;  Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; familiaridad con gestión de bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina;  Motivación por iniciativa propia, capacidad de trabajar con mínima supervisión; capacidad de trabajar con plazos ajustados;  Afinidad o interés en temas relacionados a salud reproductiva, igualdad de género y población, estrategias de desarrollo y voluntariado como un mecanismo para el desarrollo sostenible y el Sistema de Naciones Unidas.

Driving license:

No

Competencies values:

Accountability, Adaptability and Flexibility, Building Trust, Client Orientation, Commitment and Motivation, Communication, Ethics and Values, Integrity, Professionalism, Respect for Diversity, Technological Awareness, Working in Teams

Application procedure:

Procedimiento para la aplicación

¿Aún no se ha registrado en la reserva de candidatos de VNU? Por favor, primero registre su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/signup. Importante: Después de crear su cuenta, complete todas las secciones de su perfil y envíelo. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypage y seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar.

¿Ya se encuentra registrada/o en la reserva de candidatos de VNU? Por favor, primero actualice su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/profile. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypage y seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar.

Fecha límite para postularse: Domingo 06 diciembre 2020 a las 18:00 Hora de Bolivia

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Potential interview questions

Added 5 years ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org