Asistente de Personas y Cultura

Overview

Support People and Culture coordination in administrative tasks.

You have:

• Estudiante de universidad o técnico en áreas relacionadas al cargo.
• Habilidades en uso de sistemas de información.
• Manejo de diferentes plataformas de información de la organización.
• Conocimiento en manejo de Word, Excel y Power Point.
• Máximo grado de integridad con capacidad comprobada para ganarse la confianza de todos los niveles de la organización.
• Orden y calidad.
• Escrupulosidad/minuciosidad.

A través de su trabajo en 75 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan International busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.

¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto, toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo!

Dimensiones del cargo

• Apoyo a la Coordinación de P&C en todas las labores de gestión administrativa y técnica del área en el país.
• Elabora documentos escritos del área.
• Elabora certificaciones laborales, cartas de vacaciones, y demás documentos que será requeridos por las personas que trabajan en el país o sus supervisores. No firma documentos.
• Mantiene información del personal del país actualizada en los sistemas.
• Lleva el archivo físico y digital de los documentos del staff de manera segura según ley local y lineamientos organizacionales.

Responsabilidades

Apoyo a la Coordinación de País.

• Elaboración, recopilación y seguimiento de documentos de contratación, inducción, novedades o finalización de contratos.
• Elaboración de certificaciones laborales, cartas de vacaciones otras certificaciones requeridas por el staff
• Mantenimiento de registros en físico y digital
• Contacto con autoridades o proveedores locales.
• Contactar personas para entrevistas.
• Gestiona las referencias laborales, antecedentes penales y policiales.
• Envía los objetivos de periodo de prueba y asignar el formulario de evaluación de la misma, asegurando el cumplimiento de las evaluaciones.
• Gestiona todos los accesos a correo, sistemas y equipo de todas las nuevas contrataciones.
• Da seguimiento y realizar estatus para asegurar el cumplimiento de todas los cursos y capacitaciones programadas para todo el personal, administrando los respectivos certificados.
• Apoyo en el manejo y registro de vacaciones y ausencias de los colaboradores(as).
• Monitorea las finalizaciones de contrato y períodos de prueba.
• Genera reportes del personal del país requeridos por el clúster.
• Ser el referente de documentaciones para las auditorias CFU y/o Auditores externos
• Entrega de documentación de finalización de contrato de trabajo. (Visado de Finiquitos)
• Realización de paz y salvos (Envío de check list de salida y entrevista de salida)
• Aviso a autoridades locales, proveedores de seguros y sistemas de seguridad social sobre el retiro de la persona. (reportar novedades en sistema Salar sobre la salida del personal)
• Retiro en los sistemas de la organización.
• Las demás que la Coordinación le solicite.

Gestión de la información del personal en el sistema HRIS

• Realiza ingreso, retiro y actualización de información del personal en el sistema de nómina local y en HRIS.
• Comunica cualquier situación de inconsistencia o dificultades con el sistema de HRIS y el sistema de nómina local.

Administrar los Beneficios otorgados al Staff

• Tramitar el ingreso y salida de todas las personas que ingresan/salen del seguro médico
• Realizar los pedidos y reclamos de documentos acreditantes de adhesión al seguro del staff
• Apoyar en el trámite de reembolsos al staff en los casos que correspondan
• Ante cualquier emergencia o necesidad, hacer nexo entre el seguro y el empleado para negociaciones con respecto a la cobertura de diferentes casos
• Preparar planilla de pago
• Realizar el ingreso y exclusión, así como todo trámite necesario del staff de Plan relacionada con el seguro de vida.

Manejo del archivo físico y digital del persona y archivo del área.

• Solicita los documentos de ingreso de las nuevas contrataciones y administrar todos los expedientes del personal.
• Mantenimiento de toda la información de las personas con contratos, adendas, soportes de pago, cartas, soportes de novedades, cartas de finalización y documentación legal que cada país requiere, paz y salvos y demás documentos, en archivo organizado y seguro.
• Mantenimiento del archivo físico y digital del área organizado y seguro.
• Apoyo en los procesos administrativo requeridos por el área de Personas y Cultura.

Gestión Administrativa de Personas y Cultura:

• Elabora las requisiciones de bienes y/o servicios necesarios para la ejecución de actividades del área.
• Coordinar la logística en la realización de auditorías de calidad y de procesos, con relación al área de P&C.
• Recopilar toda la documentación e información necesaria para las auditorias, autoevaluación de estándares y/o cualquier otra que se realice en la organización.
• Gestionar todo el proceso de prácticas profesionales y voluntariados profesionales.

Realiza labores afines y complementarias adicionales, alineadas con los objetivos, valores, normas y ética de la organización:

• Realiza labores complementarias a las descritas en el perfil y que sean en beneficio de los objetivos organizacionales tanto en tiempo normales como en periodos de emergencia.
• Cumple con las responsabilidades a su cargo como Punto Focal en cualquiera de las áreas designadas.
• Otras que sean designadas por su supervisor/a inmediato/a.

Experiencia tecnica, habilidades y conocimientos

• Estudiante de universidad o técnico en áreas relacionadas al cargo.
• Habilidades en uso de sistemas de información
• Manejo de diferentes plataformas de información de la organización
• Conocimiento en manejo de Word, Excel y Power Point
• Máximo grado de integridad con capacidad comprobada para ganarse la confianza de todos los niveles de la organización.
• Orden y calidad

• Escrupulosidad/minuciosidad

• Por favor tomar en cuenta que los procesos de selección que realiza Plan International son completamente gratuitos, nunca se solicita que los candidatos o candidatas realicen algún tipo de pago o depósito para participar o ser tomado en cuenta para ocupar una posición.

• Plan International cuenta con un código de conducta y políticas internas de Género, Inclusión y Salvaguarda de niños, niñas y jóvenes, por lo que toda persona que sea contratada, debe estar dispuesta a conocer, firmar, cumplir y promover estas políticas.
• Plan International asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y la discriminación.
• Plan International realiza el proceso de selección centrado en la Política de Protección de la Niñez, Derechos Humanos, Equidad de Género y Multiculturalidad.
• Plan International se reserva el derecho de cerrar la convocatoria antes de la fecha establecida, al contar con los candidatos que requiere.
• Toda persona que aplica a un puesto de trabajo de Plan, deberá presentar la Solvencia del Registro Nacional de Agresores Sexuales del Ministerio Público.

* PLAZA SUJETA A APROBACIÓN DE FINANCIAMIENTO * Temporalidad: Proyecto de 6 meses de duración.

Apply now

Potential interview questions

Added 4 months ago - Updated 4 months ago - Source: jobs.plan-international.org