Asistente de Apoyo Administrativo SC3

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El WFP busca candidatos de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios. La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el equilibrio de género.

SOBRE WFP

El Programa Mundial de Alimentos (WFP, por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria líder que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición y crear resiliencia, asistiendo cada año a 97 millones de personas en 88 países. En Venezuela, WFP tiene una oferta de actividades que incluyen programas de alimentación escolar, medios de vida, preparación y respuesta a emergencias climáticas, y fortalecimiento de capacidades a actores nacionales.

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Estos puestos han de cubrirse en las oficinas en los países, los despachos regionales y la Sede. Los titulares de este puesto prestan apoyo administrativo a uno o varios equipos y/o respaldan una esfera operativa específica, y presentan informes al Asistente pertinente. En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo bien organizado y preciso.

PROPÓSITO DEL CARGO

Llevar a cabo una variedad de tareas ordinarias de apoyo operativo garantizando que el personal reciba un respaldo eficaz.

RESPONSABILIDADES

1. Recopilar, ordenar y distribuir correspondencia, informes y otros materiales para atender las necesidades del personal en los plazos establecidos. 2. Responder a las consultas ordinarias recibidas o remitirlas, cuando sea apropiado, a las instancias superiores, para prestar un servicio oportuno y esmerado a los clientes. 3. Corregir documentos escritos, como informes y correspondencia estándar, para contribuir a la exactitud de la información escrita elaborada por el personal. 4. Llevar a cabo, cuando se requiera, un conjunto de actividades ordinarias de apoyo operativo, para contribuir al funcionamiento eficaz de las operaciones institucionales. 5. Hacer preparativos de viaje y ayudar a organizar eventos, entre otros menesteres, para ayudar al personal a trabajar con eficacia. 6. Ayudar en el mantenimiento de ficheros, documentos y registros de oficina, de conformidad con los sistemas y procedimientos establecidos, para que la información esté al día y el personal pueda acceder fácilmente a ella. 7. Realizar tareas estándar de introducción de datos de conformidad con los sistemas definidos, para velar por que la información esté organizada y el equipo operativo pueda acceder fácilmente a ella.

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO

En el área de recepción: a. Ser un primer punto de contacto para consultas internas, para facilitar la provisión de una resolución eficiente y efectiva de los problemas diarios. Coordinar al equipo de limpieza del proveedor externo y el inventario de materiales correspondiente al área. b. Recibir visitantes a la oficina y remitirlos a la fuente apropiada o responder personalmente a las consultas cuando sea posible c. Mantener un registro de los visitantes que ingresan a las oficinas en el libro de control (ningún visitante puede ingresar a la oficina sin una persona responsable que lo acompañe). d. Gestionar la comunicación con la administración del edificio para todo lo relacionado a temas administrativos y de acceso. e. Gestionar las solicitudes de Salas de reunión en sistema tanto para el staff interno como para el staff de otras agencias de SNU. En el caso de externos generar las cotizaciones, solicitar facturación y darle seguimiento al pago. f. Realizar otras tareas administrativas relacionadas según sea necesario

LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES

Finalidad

• Comprender y comunicar los objetivos estratégicos.
• Ser un motor de cambio positivo.
• Hacer que el cometido del PMA sea fuente de inspiración para su equipo.
• Hacer que el cometido del PMA sea visible en la labor cotidiana.

Personas

• Buscar maneras de reforzar las competencias individuales.
• Crear una cultura de inclusión.
• Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva.
• Crear y fomentar un espíritu voluntarioso.

Desempeño

• Alentar la innovación y las soluciones creativas.
• Centrarse en la obtención de resultados.
• Adoptar compromisos y respetarlos.
• Ser resolutivo.

Asociaciones

• Conectar y hacer trabajar juntas a la dependencias del PMA.
• Establecer asociaciones sólidas con actores externos.
• Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político.
• Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones.

CUALIFICACIONES MINIMAS REQUERIDAS

Formación: Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable finalización de nivel de educación técnico Superior en administración. Experiencia: Tres años como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas de carácter general. Conocimientos y competencias:

• Capacidad para utilizar equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras y escáneres.
• Conocimiento de las tareas y los métodos estandarizados de apoyo operativo.
• Conocimiento de los paquetes de programas informáticos estándar para oficina, como Microsoft Office, deseable Sap.
• Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
• Gran atención a los detalles para encontrar discrepancias en los datos
• Capacidad para trabajar respetando los plazos y seguir instrucciones claras

Idiomas: Dominio del idioma español.

TERMINOS Y CONDICIONES

TÍTULO: Asistente de Apoyo Administrativo

TIPO DE CONTRATO: Service Contract - SC3

UNIDAD/DIVISIÓN: Administración

ESTACIÓN DE SERVICIO (Ciudad, País): Caracas, Venezuela

DURACIÓN: 12 meses.

Solo los candidatos calificados preseleccionados recibirán una notificación.

Esta vacante está disponible solo para ciudadanos y/o residentes de la República Bolivariana de Venezuela con permiso de trabajo permanente.

FECHA LIMITE PARA APLICAR

La fecha límite para aplicar es el 28 de junio de 2024.

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Se anima especialmente a las mujeres, así como a las personas de grupos sociales minoritarios: indígenas, afro-descendientes, personas con discapacidad y personas transgénero calificadas a aplicar a la posición. El WFP tiene tolerancia cero con la discriminación y no discrimina por su condición de VIH / SIDA, además de que está comprometido a lograr la diversidad en el lugar de trabajo en términos de género, nacionalidad y cultura.

Para mejorar la accesibilidad y la inclusión de los procesos de selección en el Programa Mundial de Alimentos (PMA), alentamos a las personas que requieran adaptaciones relacionadas con discapacidad u otra asistencia de accesibilidad, a que nos contacten. Envíe sus solicitudes por correo electrónico a global.inclusion@wfp.org. Al recibir su correo electrónico, el equipo de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) se comunicará con usted para discutir sus necesidades de manera confidencial y brindarle apoyo. El PMA está comprometido con proporcionar una experiencia de reclutamiento que respete y responda a las necesidades únicas de cada candidato y candidata.

No se ofrecerá ningún tipo de contrato a los miembros del Comité Asesor de las Naciones Unidas para Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP), la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI), el Comité de Finanzas de la FAO, el Auditor Externo del WFP, el Comité de Auditoría del WFP, la Dependencia Común de Inspección ( JIU) u otros organismos similares dentro del sistema de las Naciones Unidas con responsabilidades de supervisión sobre el WFP, tanto durante su servicio como dentro de los tres años posteriores a su cese.