Asistente de apoyo administrativo a la gestión y desarrollo de personas - NPSA5

Mid Senior

Overview

Assist in administrative support and management development activities.

You have:

• Full secondary education is required.
• Professional university degree in administration, public administration, human resources, psychology or related fields is preferred but not mandatory.
• Minimum 5 years of relevant work experience with secondary education or 2 years with a bachelor’s degree is required.
• Experience in personnel administration, human resources, and/or talent management is essential.
• Experience in developing induction processes and performance evaluation is required.
• Fluency in Spanish is required.
• Knowledge of remote work tools such as Microsoft Teams or Zoom is required.
• Experience in administrative management of personnel in state administration or equivalent is preferred.
• Experience in implementing processes and procedures related to personnel administration is desirable.

Contract

This is a NPSA-5 contract. This kind of contract is known as National Personnel Services Agreement. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about NPSA-5 contracts.

1.Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

2. Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto

El PNUD es la red mundial de las Naciones Unidas para el desarrollo que promueve el cambio y conecta a los países con los conocimientos, la experiencia y los recursos necesarios para ayudar a los pueblos a forjar una vida mejor. Presente en 166 países, en donde vive el 90 por ciento de los habitantes más pobres del mundo, el PNUD trabaja con ellos para ayudarlos a encontrar sus propias soluciones a los retos mundiales y nacionales del desarrollo. Además, el PNUD ayuda a los países en desarrollo a atraer y utilizar la asistencia financiera eficientemente. En todas sus actividades promueve la protección de los derechos humanos y la realización del potencial de la mujer. El PNUD opera en Chile como agente de desarrollo desde 1965.

El marco de colaboración y asistencia entre INJUV y PNUD, se desarrolla desde hace aproximadamente 20 años, dentro de los cuales se han implementado diversas actividades y programas, en favor de las necesidades de la juventud chilena, como por ejemplo la Red de Infocentros, Talleres juveniles, el programa de Juventud y Cultura, acceso a preuniversitario, Red de voluntariado, escuelas de ciudadanía, desayunos públicos, tarjeta joven, entre muchos otros.

Para el período 2025, se ha establecido que el convenio entre PNUD e INJUV busque establecer una estrategia de apoyo técnico y logístico para la implementación de los programas e iniciativas sociales correspondientes a la oferta programática del Instituto Nacional de la Juventud (INJUV) según lo establecido en la Ley de Presupuesto 2025, en los ejes Cívico Social y Físico Mental.

Para llevar a cabo estos programas, es necesario coordinar diversas estrategias y acciones, orientadas a la gestión administrativa del personal PNUD de los Programas en INJUV, para lo cual se requiere de la contratación del cargo de Asistente de apoyo administrativo a la gestión y desarrollo de personas que facilite los procesos de su responsabilidad, a fin de desarrollar las actividades planificadas y comprometidas para el Programa y sus respectivos componentes, con impacto en la organización en general.

3. Alcance del trabajo

El objetivo principal del cargo es colaborar con la implementación y apoyo técnico-administrativo de los procesos de reclutamiento y selección, gestión del desempeño individual, control de gestión interno de procesos de desarrollo de personas y brindar atención y soporte administrativo personalizado en materias de personal al equipo PNUD que se desempeña en INJUV.

Entre las funciones y resultados esperados se encuentran:

1. Apoyar la coordinación con PNUD sobre los procesos de reclutamiento y selección, inducción y gestión del desempeño individual del personal PNUD que se desempeña en INJUV.
2. Colaborar con la actualización y mejora de los procedimientos y protocolos que le sean pertinentes, utilizando las orientaciones de PNUD en materias de gestión y desarrollo de personas y otras de índole administrativa.
3. Elaborar material técnico pertinente, para orientar y fortalecer la gestión, capacitación y el desarrollo del personal PNUD en los distintos programas de INJUV, que tienen desempeño en el nivel central y regional; apoyar las intervenciones de equipos y personas, en materias que sean propias y contingentes al contexto de desempeño programático, bajo criterios y orientaciones propias de PNUD e INJUV.
4. Colaborar con el desarrollo y mejoramiento del material didáctico para inducción, considerando los tipos contractuales y las orientaciones técnicas de PNUD Chile en INJUV.
5. Atender las necesidades técnicas y administrativas relacionadas con la gestión de personas con contrato PNUD (NPSA e IC) en INJUV, a nivel nacional, y dar respuesta a las solicitudes de las Direcciones Regionales y Nacional relativas a los contratos y/o contratados/as.
   • Apoyar el proceso de mejora administrativa y subprocesos internos, con relación a las tareas del Departamento de Administración y Finanzas y del Departamento de Coordinación Programática relacionadas con la gestión de personal y contratos PNUD.
   • Apoyar la gestión y mantenimiento de la información del personal PNUD en las plataformas designadas, como beneficios, permisos, seguro médico, payroll, pagos y otros.
   • Preparar certificados de antigüedad o experiencia y responder a las necesidades de información de PNUD; resolver incidencias informáticas y de información.
   • Revisar y actualizar las nóminas del proyecto relacionado tanto a los contratos NPSA regulares y short-term, como IC, en las plataformas respectivas.
6. El/la titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente del proyecto, la Oficina y la Organización.

4. Acuerdo Institucional

Quien resulte contratado/a se desempeñará bajo la supervisión directa de la Jefatura del Departamento de Coordinación Programática en el Nivel Central en colaboración con la Coordinación Nacional PNUD y la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas de INJUV. Su lugar de trabajo se encontrará en dependencia de Dirección Nacional del Instituto Nacional de la Juventud, del Ministerio de Desarrollo Social y Familia. La jornada de trabajo será la que dispone INJUV. Por parte de PNUD, administrativamente corresponderá al Coordinador/a del proyecto, la respectiva supervisión.

5. Competencias

Competencias Esenciales

Lograr Resultados - NIVEL 1: Planea y monitorea su trabajo, poniendo atención a los detalles, realiza un trabajo de calidad y a tiempo.

Pensar Innovadoramente - NIVEL 1: Abierto(a) a nuevas ideas, conoce los riesgos, resuelve los problemas en forma pragmática, hace mejoras.

Aprender Continuamente - NIVEL 1: Abierto(a) de mente y curioso(a), comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad - NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja la incertidumbre/ambigüedad constructivamente, es flexible.

Actuar con Determinación NIVEL 1: Demuestra manejo y motivación, capaz de afrontar la adversidad calmadamente, seguro(a).

Participar y Asociarse - NIVEL 1: Demuestra compasión/entendimiento frente a otros, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión - NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios, confronta la discriminación.

Competencias Funcionales y Técnicas

Gestión de negocios - Satisfacción / Gestión de clientes

• Habilidad para responder oportuna y apropiadamente con un sentido de urgencia, proveyendo soluciones consistentes, ejecución en tiempo, resultados de calidad y /o soluciones que cumplan y comprendan las necesidades reales del cliente/usuario/beneficiario. Proporcionar insumos para el desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Busque formas de agregar valor más allá de las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad para anticipar las próximas necesidades e inquietudes del cliente.

Gestión de negocios - Gestión de proyectos

• Habilidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para el logro de metas específicas.

Gestión de negocios - Comunicación

• Comunicar de manera clara, concisa, sin ambigüedades, tanto de manera verbal como escrita; adaptar mensajes y elegir métodos de comunicación según audiencia. Habilidad de gestionar Comunicaciones interna y externamente, a través de redes sociales, medios, y otros canales apropiados.

Recursos Humanos – Compensación / Remuneración - Gestión del payroll

• Conocimiento y habilidad para aplicar mecanismos y herramientas de recolección de datos, procesamiento y gestión de reportes de payroll.

Recursos Humanos - Reclutamiento - Diseño y gestión de reclutamiento

• Conocimiento y habilidad para diseñar y gestionar un proceso de reclutamiento completo.

Recursos Humanos - Reclutamiento - Evaluación y selección

• Conocimiento y habilidad para aplicar variadas metodologías de evaluación y selección de candidatos, herramientas y plataformas; habilidad para alinearlas efectivamente con las necesidades específicas de reclutamiento.

Recursos Humanos - Gestión del talento - Gestión del desempeño

• Conocimiento y habilidad para guiar la aplicación de teorías de la gestión del desempeño, sistemas y herramientas, incluida la articulación de expectativas, establecimiento de objetivos y estándares de desempeño, conducción de conversaciones relativas al desempeño, acompañamiento del desempeño; habilidad para desarrollar procesos de apreciación y gestión del desempeño que minimicen las desviaciones.

6. Calificaciones mínimas de un NPSA

Educación académica mínima requerida

• Educación secundaria completa es requerida.
• Título profesional universitario (Grado de licenciado(a)) en áreas de la administración, administración pública, recursos humanos, psicología y/o afines, se dará debida consideración, pero no es un requisito.

Será considerada una ventaja contar con título profesional en las áreas mencionadas.

Años mínimos de Experiencia laboral relevante

• Mínimo 5 años (con Educación Secundaria) o 2 años (con Licenciatura) de experiencia relevante.

• Se entenderá por experiencia relevante, al conjunto de experiencia laboral que incluya:

  • Experiencia en administración de personal, recursos humanos y/o gestión de personas y talentos.
  • Experiencia en el desarrollo de procesos de inducción y evaluación del desempeño.

  Habilidades y competencias requeridas

• Manejo de herramientas de trabajo remoto tales como Microsoft Teams o Zoom, nubes de almacenamiento y herramientas de trabajo colaborativo.

• Manejo de herramientas tradicionales Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint.

• Manejo de correo electrónico Outlook y sus funcionalidades.

  Habilidades y competencias deseables

• Para personas con título profesional en las áreas señaladas, será considerada una ventaja contar con al menos 5 años de experiencia laboral relevante.

• Experiencia en unidades administrativas o de gestión de personas en la administración del Estado o equivalente.
• Experiencia en la implementación o aplicación de procesos y procedimientos relacionados a la administración y gestión de personas.
• Experiencia en administración, seguimiento y control de datos e información de nóminas, permisos y otros de la administración de personas, elaboración de reportes de control y emisión de certificados.
• Conocimiento y/o experiencia en administración de recursos, uso de sistemas ERP y sistemas de gestión.
• Conocimiento aplicado de gestión por competencias en procesos de reclutamiento y selección, inducción, evaluación de desempeño y potencial, diseño organizacional.
• Experiencia en o con organismos internacionales como consultor/a y/o en la prestación de servicios.
• Experiencia de trabajo en equipos multidisciplinarios y/o en el apoyo a la coordinación operativa y/o técnica de proyectos.

Otros requisitos deseables:

• Residencia en la Región de desempeño.

Idiomas requeridos (a nivel laboral)

• Fluidez en el idioma español es requerida.

Certificados profesionales

Se exigirá a los/as postulantes acreditar mediante certificados u otros documentos similares, su experiencia laboral en el manejo de las herramientas señaladas.

7. Viajes:

Se prevén viajes oficiales para este puesto, regionales y nacionales.

8. Los siguientes documentos deben requerirse a los aplicantes.

1. P11 (postulación en línea) y CV indicando los puestos anteriores y sus funciones, la duración (mes-año), los requisitos, así como los detalles de contacto (correo y número de teléfono) del (la) candidato(a), y al menos tres referencias laborales de supervisores previos. Las referencias pueden incluir también a los colegas.
2. Una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué la persona se considera idónea para la posición.
3. Certificados de título y/o capacitaciones.
4. Los gerentes pueden requerir cualquier otro material relevante de su experiencia como reportes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales.

Información de interés

1. Sitio web de información de interés: www.injuv.gob.cl; cl.undp.org

Consideraciones en su postulación:

• Complete el formulario en línea; es requerido.
• Adjunte también CV en formato libre, como complemento.
• Incluya una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué se considera idónea(o) para la posición.
• Identifique al menos tres referencias laborales de supervisores(as) anteriores. Las referencias pueden incluir también a los colegas.
• Se trata de una posición nacional NPSA (National Personnel Services Agreement) por lo que se requiere que las personas extranjeras, no nacionales (Chile), al momento de postular cuenten con las condiciones habilitantes para trabajar en el país (permiso, residencia).
• La presente posición se requiere para el proyecto INJUV/PNUD, y se encuentra adscrita a escala salarial NIM (National Implementation Programmes).

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience, and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

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