Asistente de apoyo a Representación

WFP - World Food Programme

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Application deadline in 5 days: Monday 4 Jul 2022 at 05:59 UTC

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El PMA busca candidatos de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios. La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el equilibrio de género.

SOBRE EL PMA

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la agencia humanitaria más grande del mundo que lucha contra el hambre en todo el mundo. La misión del PMA es ayudar al mundo a lograr el Hambre Cero en el mundo. Todos los días, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, en particular las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

  • Nacionalidad boliviana o extranjero/a con residencia legal en Bolivia (permiso para trabajar vigente al momento de postulación).

Formación:

  • Estudios universitarios o técnicos en secretariado ejecutivo, administración de empresas, ciencias sociales o económicas y/o relacionados con el puesto.

Experiencia:

  • 4 años como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas básicas de carácter general.
  • 2 años de experiencia mínima en archivo de documentación administrativa y correspondencia en general.
  • 4 años en cargos de soporte o similares, asistiendo en tareas ejecutivo.
  • Experiencia de trabajo en Organismos internacionales y/o Naciones Unidas será valorado favorablemente más no es un requisito excluyente.

Conocimientos:

  • Capacidad para utilizar equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras, fax, escáner, etc.
  • Dominio de paquetes de computación MS Office.
  • Conocimiento del idioma inglés hablado y escrito (nivel intermedio - avanzado)

PROPOSITO DEL PUESTO

Apoyo directo al Representante del PMA en temas ejecutivos, administrativos y protocolares, realizando una variedad de tareas administrativas de soporte para garantizar que la unidad cuente con el apoyo efectivo y eficiente.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

1. Apoyo Administrativo a Representación

Realizar todos los trámites de viajes para el Representante hasta la finalización de la rendición.

Organización de toda la logística de las misiones del Representante de país y su equipo.

Organizar eventos oficiales y reuniones solicitadas por Representación y coordinar la realización oportuna y eficaz de las disposiciones administrativas y logísticas de acuerdo con normas del PMA.

Elaborar cartas, comunicaciones, memorias, actas de reuniones estratégicas e informes de seguimiento, resúmenes de las acciones a tomar, seguimiento de los avances en cuestiones previstas; seguimiento con los responsables.

Creación y mantenimiento de archivos de documentación oficial de la Representación y de la oficina de país – físicos y digitales - en conformidad con los sistemas y procedimientos establecidos.

2. Apoyo en la gestión de la agenda del Representante de país

Administrar las actividades, eventos, viajes, y agenda del Representante de país, en coordinación con él.

Seguimiento a procedimientos de protocolo apropiados en las reuniones y eventos de la agenda.

Recoger, revisar y organizar los materiales informativos de citas, reuniones, misiones oficiales y otras actividades en las que participe.

Mantener la lista de contactos de gobierno, donantes y otros para facilitar el acceso y la comunicación eficaz.

Revisar y priorizar la correspondencia y enrutarla desde la oficina del Representante a quien corresponda, realizar el seguimiento y preparar cartas de respuesta.

Asegurar el correcto archivo de la correspondencia.

3. Otras Funciones

Apoyo a la coordinación logística de la oficina, preparación de reuniones de equipo, preparación de actas y seguimiento.

Dar seguimiento a los plazos y acciones pendientes establecidas en reuniones de equipos de trabajo con el representante.

Apoyo a otras unidades de la oficina a requerimiento.

La persona que asuma esta posición deberá ser parte del grupo de asistentes de apoyo, prestando el soporte necesario en diferentes actividades cuando sea requerido por otras unidades de la oficina de país.

De ser necesario realizar otras tareas a solicitud.

CAPACIDADES

Proposito Ser una fuerza para el cambio positivo: sugiere posibles mejoras en los procesos de trabajo del equipo al supervisor.

Personas Crear un espíritu de "lo haré" / "lo haremos": realiza un seguimiento del progreso hacia las metas y comparte esta información de forma regular con el supervisor. Crear una cultura inclusiva: busca oportunidades para trabajar con personas de diferentes orígenes..

Desempeño Fomentar la innovación y las soluciones creativas: explora formas de ser consistentemente más eficientes y precisos en sus propias áreas de trabajo y comparte nuevos métodos de trabajo con sus colegas. Hacer compromisos y cumplir con los compromisos: asume la responsabilidad de sus propias tareas y notifica al supervisor lo antes posible sobre posibles retrasos en el cumplimiento de los plazos o compromisos.

Asociación Conéctese y comparta entre las unidades del PMA: Sugiere oportunidades para asociarse con otras unidades al supervisor. Sea claro sobre el valor que el PMA aporta a las asociaciones: alinea sus propias actividades con las prioridades del supervisor para satisfacer las necesidades de los socios internos y externos.

COMPETENCIES

FECHA LÍMITE DE POSTULACIÓN

Las aplicaciones serán recibidas hasta el 03 de julio del año en curso.

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“El PMA se ha comprometido a disponer de un entorno de trabajo inclusivo en el que se valore la diversidad, y tiene tolerancia cero ante cualquier tipo de discriminación” El PMA no discrimina por motivos de VIH / SIDA.

Added 4 days ago - Updated 14 minutes ago - Source: wfp.org