Asistente de Adquisiciones

Mid Senior

Overview

Apoyar en la administración y aplicación de estrategias de adquisiciones.

You have:

• Educación secundaria obligatoria requerida.
• Licenciatura en administración y finanzas o carreras afines es deseable.
• 5 años de experiencia progresivamente responsable en administración, finanzas, adquisiciones, o servicios de apoyo logístico.
• 2 años de experiencia progresivamente combinados con Licenciatura son aceptables.
• Dominio de herramientas básicas computacionales.
• Inglés nivel básico requerido.

Contract

This is a NPSA-5 contract. This kind of contract is known as National Personnel Services Agreement. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about NPSA-5 contracts.

Background

El PNUD trabaja en cerca de 170 países y territorios, ayudando a lograr la erradicación de la pobreza, y la reducción de las desigualdades y exclusión. Asistimos a los países en el desarrollo de políticas, capacidades de liderazgo, asociación e institucionales; y a crear resistencia con el fin de obtener resultados en materia de desarrollo.

Nos concentramos en ayudar a los países a elaborar y compartir soluciones para los desafíos que plantean las cuestiones siguientes:

• Desarrollo sostenible
• Gobernanza democratica y mantenimeinto de la paz
• Clima y resiliencia a los desastres

En cada una de estas esferas temáticas, el PNUD defiende la protección de los derechos humanos y especialmente el empoderamiento de la mujer. El PNUD es parte del Sistema de las Naciones Unidas en RD desde 1964.

Bajo la dirección y supervisión directa del/la Oficial de Adquisiciones, e/la Asistente de Adquisiciones brinda el apoyo logístico especializado necesario en las actividades diarias del equipo de trabajo, de conformidad con estos términos de referencia.

El/ la Asistente de Adquisiciones trabaja en estrecha colaboración con los equipos de operaciones, programas, proyectos en la Oficina País y el personal de la sede del PNUD para intercambiar información y asegurar un servicio consistente.

Duties and Responsibilities

• Administración y aplicación de estrategias operativas
• Apoyar en los procesos de adquisiciones
• Facilitación de la construcción del conocimiento y el intercambio de conocimiento.

1. Apoyar en la administración y aplicación de las estrategias operativas que se centran en la consecución de los siguientes resultados:

• Cumplimiento de las reglas, regulaciones, políticas y estrategias PNUD relativas a actividades de adquisiciones (Procurement).
• Provisión de insumos a la Oficina país para la contratación de procesos de negocios y elaboración de procedimientos internos operativos estándar (SOP) en compras y contrataciones en consulta con la gerencia de la Unidad de Adquisiciones.

2. Apoyar en la administración y aplicación de las estrategias operativas que se centran en la consecución de los siguientes resultados:

• Cumplimiento de las reglas, regulaciones, políticas y estrategias PNUD relativas a actividades de adquisiciones (Procurement)
• Provisión de insumos a la Oficina país para la contratación de procesos de negocios y elaboración de procedimientos internos operativos estándar (SOP) en compras y contrataciones en consulta con la gerencia de la Unidad de Adquisiciones

3. Apoyar en los procesos de adquisiciones de la Oficina País, proyectos NIM/DIM y a solicitud de otras agencias centrados en el logro de los siguientes resultados:

• Apoyar en la preparación y realización de las peticiones de oferta, ITB o RFP, la recepción de cotizaciones, ofertas o propuestas, su evaluación, negociación de ciertas condiciones de los contratos, en total conformidad con las normas y reglamentos del PNUD.
• Preparación de órdenes de compra y contratos dentro y fuera de Atlas, preparación de pedidos recurrentes de compra para la contratación de los servicios, la creación de suplidores en Atlas.
• Implementación del sistema de control interno que asegura que las órdenes de compras están debidamente preparados y enviadas. acciones correctivas oportunas sobre las POs con errores de comprobación de presupuesto entre otros problemas.
• Organización de los procesos de compras conjuntas de las agencias de la ONU en línea con la reforma de la ONU.
• Mantenimiento de los archivos de la Unidad de adquisiciones

Impacto de los Resultados

Los principales resultados tienen un impacto en la eficiencia global de la Oficina país en la contratación y el éxito en la implementación de estrategias operativas. El análisis preciso y la presentación de la información, procesos de adquisición bien organizados y transparentes garantizan la satisfacción del cliente y la entrega oportuna a los programas / proyectos del PNUD. La información proporcionada facilita la toma de decisiones de la administración.

Competencies

Competencias básicas:

• Salvaguardar la ética y la integridad
• Demostrar conocimiento corporativo y el buen juicio
• Auto-desarrollo, la toma de iniciativas
• Actuar como un jugador de equipo y facilitar el trabajo en equipo
• Facilitar y fomentar la comunicación abierta en el equipo , la comunicación efectiva
• La creación de sinergias a través del autocontrol
• Manejo de conflictos
• El aprendizaje y el intercambio de conocimientos y fomentar el aprendizaje de otros. Promover el aprendizaje y la gestión del conocimiento / compartir es la responsabilidad de cada miembro del personal.
• Tomar decisiones de manera transparente

Competencias Funcionales:

Construcción de alianzas estratégicas

Level 1.1: Mantenimiento de información y base de datos

• Analiza la información general y selecciona materiales en apoyo de las iniciativas de los socios.
• Promoción del aprendizaje e intercambio de conocimientos

Level 1.1: Investigación y Análisis Básico.

• Investiga las mejores prácticas y plantea formas más eficaces de hacer las cosas

Experiencia Técnica

Level 1.1: Conocimientos fundamentales de los procesos, métodos y procedimientos

• Comprende los principales procesos y métodos de trabajo con respecto a la posición
• Posee un conocimiento básico de las políticas y procedimientos de la organización relativos a la posición y las aplica sistemáticamente en las tareas de trabajo
• Se esfuerza por mantener el conocimiento de empleo hasta a la fecha a través del estudio auto dirigido y otros medios de aprendizaje
• Demuestra buen conocimiento de tecnología de la información y la aplica en las asignaciones de trabajo

Promoción del cambio y Desarrollo Organizacional

Level 1.1: Presentación de información sobre las mejores prácticas en el cambio organizacional

• Demuestra habilidad para identificar los problemas y propone soluciones

Diseño e Implementación de Sistemas de Gestión

Level 1.1: Recopilación de datos e implementación de sistemas de gestión

• Utiliza bases de datos / otros sistemas de información de gestión

Orientación al cliente

Level 1.1: Mantiene una relación efectiva con los clientes

• Informa a los clientes internos y externos de una manera oportuna y apropiada
• Organiza y prioriza el horario de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos
• La promoción de rendición de cuentas y gestión basada en resultados

Level 1.1: Recopilación y difusión de información

• Reúne y difunde información sobre las mejores prácticas en los sistemas de gestión y de rendición de cuentas basada en los resultados
• Prepara entradas oportunas a los informes

Required Skills and Experience

Educación:

• Educación secundaria
• Licenciatura en administración y finanzas o carreras afines es deseable, pero no es un requisito.

Experiencia:

• 5 años de experiencia progresivamente responsable en administración, finanzas, adquisiciones, contrataciones o servicios de apoyo logístico a nivel nacional o internacional combinados con educación secundaria.
• O 2 años de experiencia progresivamente combinados con Licenciatura en Negocios, Administración o carreras afines, a nivel nacional o internacional.
• Dominio de herramientas básicas computacionales (procesadora de palabras, hoja de datos, comunicación electrónica, internet).

Idiomas:

• Español e inglés nivel básico

Información Adicional

• Favor completar Formulario P11 de la pagina web;
• Contrato NPSA Short term para candidatas/os nacionales y personas legales en el país;
• Solamente aquellas personas que sean preseleccionadas en la lista corta, serán contactadas para entrevistas.

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Potential interview questions

Added 3 years ago - Updated 1 year ago - Source: jobs.undp.org