Asistente de Administración y Finanzas (Proyecto Lazos-Asdi)

Grado: G5

Número de la vacante: LIMA/RO/DC/G5/2024/113 Fecha de publicación: 15 de agosto 2024 Fecha de cierre (medianoche hora local): 28 de agosto 2024

Job ID: 12287 Departamento: OR–América Latina y el Caribe Unidad: OR-América Latina y el Caribe Lugar de destino: Lima Tipo de contrato: Duración determinada

Duración del contrato: 12 meses

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Pueden someter su candidatura:

• Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
• Los candidatos externos*

*El proceso de reclutamiento para los puestos en los servicios generales está sujeto a criterios específicos de contratación local. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas residencia y permiso de trabajo en Lima, Perú.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de personas con las cualificaciones requeridas, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org y lim_[email protected].

Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación técnica no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. Además, la prórroga de los contratos de cooperación técnica queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. Según la escala salarial de Naciones Unidas para Lima, Perú: G5, step 1.

Introducción

El valor agregado de la OIT en el abordaje de la migración laboral y la movilidad reside en una serie de fortalezas: su mandato constitucional, desde 1919, para la protección de los derechos de los y las trabajadores migrantes; su naturaleza normativa y la importancia de sus normas internacionales del trabajo; su estructura tripartita, que permite a los actores del mundo del trabajo asumir un papel de liderazgo; su experiencia técnica y capacidad para apoyar a los Estados Miembros en el establecimiento de políticas concretas y soluciones legales; su experiencia en temas altamente técnicos relevantes, como la seguridad social y las instituciones del mercado laboral, el análisis del mercado laboral y cuestiones de integración socioeconómica y laboral con un enfoque en derechos humanos y derechos laborales; la capacidad de contribuir al logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS); su trabajo en el nexo «humanitario-desarrollo-paz (HDP)», y su enfoque de promover el trabajo decente con los principios subyacentes de no discriminación e igualdad de trato.

La respuesta a la migración laboral y la movilidad humana de la OIT en América Latina y el Caribe se rige por los siguientes marcos de políticas: la Resolución y las Conclusiones de la Conferencia Internacional del Trabajo de 2017 sobre la gobernanza de la migración laboral justa y eficaz y su plan de acción de seguimiento; los principios rectores de 2016 de la OIT sobre el acceso de los refugiados y otras personas desplazadas por la fuerza al mercado laboral; los Principios generales y directrices operativas de la OIT para la contratación equitativa de 2016; La Agenda de Migración Justa 2014 de la OIT; el Marco multilateral de la OIT para las migraciones laborales de 2006; la resolución y las conclusiones de la Conferencia Internacional del Trabajo de 2004 sobre un trato justo para las personas trabajadoras migrantes en una economía global y su plan de acción de seguimiento; el Pacto Mundial para una Migración Segura, Regular y Ordenada de 2018.

Las líneas estratégicas de acción de la OIT en materia de migración laboral y movilidad humana incluyen: i) promover la migración regular, segura y equitativa; ii) promover la gobernabilidad de las migraciones con fines de empleo y el diálogo social; iii) promover un enfoque de derechos, incluyendo la ratificación e implementación de los convenios sobre trabajadores migrantes; iv) mejorar las condiciones laborales de las personas trabajadoras migrantes; v) promover el enfoque de género en las políticas migratorias; vi) promover la transición de las personas trabajadoras migrantes de la economía informal a la formal; vii) fortalecer los lazos entre políticas de empleo y de migración laboral; viii) proteger a la niñez migrante y prevenir el trabajo infantil migrante; ix) promover una contratación justa y reducir los costos de la migración laboral; x) proveer asistencia técnica a los constituyentes en materia de migración laboral; xi) mejorar la información y las estadísticas sobre migración laboral y xii) movilizar y sensibilizar sobre la contribución de las personas trabajadoras migrantes al desarrollo.

De manera complementaria, en América Latina y el Caribe la OIT adoptó la Estrategia Regional de Migración Laboral y Movilidad Humana 2023-2030, un instrumento tripartito que impulsa una acción adaptada a las características institucionales, las dinámicas de movilidad y la estructura del mercado laboral en la región. La Estrategia propone nueve ejes estratégicos de trabajo divididos en cinco áreas temáticas (Gobernanza de la migración laboral y coherencia de políticas; Contratación Equitativa; Acceso al empleo y mejora de las condiciones de trabajo; Movilidad laboral, formación, certificación y reconocimiento de títulos y aprendizajes previos y protección y cohesión sociales, y cuatro enfoques transversales (Formación interna y gestión del conocimiento, Fortalecimiento de capacidades, alianzas y cooperación para el desarrollo, aplicación y promoción de las normas internacionales

del trabajo).

En América Latina y el Caribe la OIT implementa su acción en materia de migración laboral y movilidad humana a través de diferentes proyectos de cooperación al desarrollo que buscan fortalecer las capacidades institucionales en países de acogida, con el fin de crear y/o mejorar condiciones que faciliten la integración socioeconómica sostenible de personas refugiadas, migrantes y retornadas, con enfoque de Trabajo Decente.

La persona titular del puesto será supervisada directamente por la Coordinación Regional del Proyecto Lazos, “Brindar a las personas migrantes y refugiadas de Venezuela a trabajos decentes en sus países de acogida”, adscrito a la Oficina Regional de la OIT para América Latina y el Caribe (en adelante, “la Oficina Regional”), con sede en Lima.

La persona que ocupe este puesto tendrá como responsabilidad prestar asistencia administrativa, logística y financiera con miras a la consecución de los objetivos establecidos en el plan de trabajo del Proyecto. Este puesto requiere de una persona proactiva, ordenada, con capacidad de trabajo en equipo, con un alto grado de responsabilidad y sensibilidad para tratar con personas y asuntos confidenciales. De acuerdo con los lineamientos establecidos, su desempeño será evaluado en el Sistema de evaluación de Desempeño por la Coordinación Regional del Proyecto, en función a objetivos individuales y a las competencias básicas de la OIT. El Jefe Responsable de este puesto es el/la directora/a Regional de la OIT.

Descripción de las tareas

1. Mantener los archivos financieros y sistemas de monitoreo del proyecto para registrar y conciliar gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos para las transacciones diarias y los informes. Revisar y solicitar información adicional sobre los reportes financieros de los socios en la ejecución del proyecto, asegurando el cumplimiento de las reglas de la OIT, antes de presentarlos a la Unidad de Finanzas.
2. Procesar contratos para aprobación financiera y pago. Asegurar la exactitud e idoneidad de los tipos de contratos usados en cada actividad, y asegurar que se adjunten todos los documentos necesarios de respaldo. Clasificar y asignar códigos presupuestarios, verificar y procesar solicitudes de pago y revisar los comprobantes de pago, precios y reclamos en facturas.
3. Preparar correspondencia a iniciativa propia para verificar datos, atender y responder consultas y hacer seguimiento cuando sea necesario, con personal del proyecto, de la OIT, consultores y contrapartes. Consultar con la Coordinación Regional del Proyecto Lazos los asuntos que requieran atención inmediata.
4. Calcular y recopilar estimados de costos y participar en el análisis y proyecciones de presupuesto, de acuerdo con lo requerido por la Coordinación Regional del Proyecto Lazos. Proveer de apoyo administrativo y financiero y orientación al personal del proyecto y a los consultores, respecto a pagos, autorizaciones, reembolsos de gastos de viaje y otros requerimientos relacionados con las cuentas y las finanzas.

5.Organizar actividades (reuniones, seminarios, talleres u otro tipo de evento), para lo cual deberá encargarse del control del presupuesto asignado, redacción de las cartas de invitación, seguimiento y coordinación de emisión de boletos aéreos y alojamiento de los participantes y/o ponentes, así como redacción de las actas correspondientes, de acuerdo a como se haya concebido la actividad; solicitar las unidades de Administración, Finanzas, Cómputo, Programación y Recursos Humanos, el apoyo que se requiera para que las actividades se desarrollen sin inconvenientes.

6.Apoyar la preparación de informes periódicos, según lo programado, e informes especiales requeridos para la presentación a donantes, para la preparación y revisión del presupuesto, auditorías u otras razones.

7.Asegurar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” correspondiente para un correcto registro de sus datos en el sistema Administrativo de la Oficina Regional.

8.Asegurar la preparación de los insumos y sustentos requeridos para el correcto procesamiento de los contratos de bienes, servicios, colaboración externa, y solicitudes de viaje, en el Sistema Administrativo de la Oficina Regional, siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.

9.Gestionar la correcta recepción de los bienes y servicios, la entrega de la factura o recibo, según corresponda, y la obtención de la conformidad de la Coordinación Regional del Proyecto Lazos, así como la aprobación de la Dirección Regional para el procesamiento del pago por los servicios administrativos de Lima.

10.Colaborar con asistentes de otros proyectos de Cooperación para el Desarrollo de la OIT mediante su actuación como mentor(a), con relación al funcionamiento y procedimientos de la Oficina.

11.Realizar otras funciones asignadas por la Coordinación Regional del Proyecto Lazos.

Educación

MÍNIMO

• ### Educación secundaria completa

DESEABLE

• Formación formal en contabilidad, finanzas y/o administración.
• Conocimiento o estudios técnicos en gestión de proyectos y/o programas sociales de instituciones públicas, Privadas y/o de la cooperación.
• Dominio de programas de cómputo referidos al procesamiento de textos, presentaciones gráficas y bases de datos.

Experiencia

MÍNIMO:

• Cinco años de trabajo en finanzas y/o administración con responsabilidad progresiva.

  VENTAJA:

• Experiencia en puestos administrativos-financieros, o de apoyo a la programación y/o en gestión de proyecto de cooperación para el desarrollo.

• Experiencia laboral en agencias del Sistema de Naciones Unidas u otras agencias de cooperación para el desarrollo.
• Experiencia para tratar asuntos confidenciales con discreción.

Idiomas e informática

MÍNIMO:

• Excelente conocimiento del español y nivel intermedio en inglés.
• Software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.

Competencias

Básicas

La persona a cubrir este puesto debe demostrar las nueve competencias fundamentales de la OIT, que se listan a continuación, las cuales se tomarán en cuenta para evaluar su desempeño al finalizar su contrato: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Asume la responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.

Técnicas y generales

• Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
• Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo.
• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, trabajar bajo presión, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.
• Debe demostrar un comportamiento responsable y tener habilidad para tratar a las personas con tacto y diplomacia, tratar temas confidenciales con discreción y debe mostrar altos niveles de conducta ética.
• Buenas habilidades analíticas, para razonar y emitir juicios ponderados.
• Habilidad para mantener los registros financieros y para preparar informes contables y declaraciones administrativas.
• Habilidad para para filtrar las solicitudes por urgencia y prioridad, evaluar correspondencia y consultas para darles el mejor curso de acción y responder de una manera apropiada.
• Habilidad para aclarar información, obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.
• Habilidad para comunicarse efectivamente en forma oral y escrita.
• Precisión y habilidad para poner atención en los detalles, buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.

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Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

Peligro fraude

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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Added 19 hours ago - Updated 1 hour ago - Source: jobs.ilo.org