Asistente de Administración

Admin

El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.

La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.

Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster para múltiples ciudades y podrán ser contactados en los próximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.

POSICIÓN: Asistente de Administración

TIPO DE CONTRATO: GS5

LUGAR DE TRABAJO: Bogotá, Colombia

DURACIÓN: 1 año (renovable)

CONTEXTO ORGANIZATIVO: Estos puestos han de cubrirse en las oficinas en los países, los despachos regionales y la Sede. Los titulares rinden cuentas a un Jefe de Dependencia, Jefe u Oficial de Administración, o bien a la persona designada a tal efecto. En este nivel, los titulares de estos puestos deben asumir la responsabilidad de llevar a término una serie de procesos y actividades que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar una determinada línea de acción a funcionarios de diversos niveles y asignar tareas a otros funcionarios de apoyo. FINALIDAD DEL PUESTO: Prestar apoyo a la ejecución y el mantenimiento eficaces de prácticas administrativas de calidad centradas en el cliente y tendientes a conseguir la mejor relación calidad-precio. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

1. Comprobar la prestación de diversos servicios, incluida la gestión de instalaciones y vehículos ligeros, viajes, protocolo, etc., conservando la información conexa, para contribuir a la creación de un ambiente de trabajo seguro y cómodo.
2. Analizar la información emanada de los sistemas corporativos, brindando informes de calidad que faciliten la toma de decisiones oportunamente.
3. Analizar los procedimientos existentes, detectar fallas en los controles y proponer mejoras.
4. Gestionar documentos físicos y electrónicos. Ser un enlace entre las oficinas de terreno y la oficina central en temas relacionados con los servicios administrativos.
5. Mantener el sistema estándar de archivo físico y digital, coordinando la adecuada gestión de este.
6. Apoyar en la coordinación de los comités de inventarios, gestión de vehículos (disposición y operatividad).
7. Apoyar la gestión ambiental costo efectiva, apoyar al punto focal de OSH (Seguridad y Salud en el Trabajo) en lo relacionado con este tema cuando sea necesario.
8. Apoyar los registros en los sistemas corporativos y verificar la información contenida en ellos, además de asegurar el adecuado flujo de la información.
9. Apoyar en la coordinación de los requerimientos de infraestructura de la oficina Central y oficinas de terreno cuando sea necesario.
10. Proporcionar apoyo para contribuir al control interno y a la mejora continua de los servicios prestados.
11. Apoyar al Oficial de Administración en los procedimientos y tareas administrativas que sean requeridas para el logro de los objetivos del área y por ende de WFP.

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO (el responsable del puesto determinará los detalles)

Brindar apoyo en la coordinación de los servicios administrativos de alta calidad, centrados en el cliente y tendientes a conseguir la mejor relación calidad-precio.

MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO

Lidera con el ejemplo con Integridad

Defiende los valores, principios y normas

del PMA

Demuestra los valores,

principios y normas del

PMA

Respeta a los demás y valora la diversidad

Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo

Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión

Se mantiene enfocado y tranquilo cuando está bajo presión

Demuestra humildad y voluntad de aprender

Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, buscando y actuando

sobre la

retroalimentación, y aprovechando las oportunidades para desarrollarse.

Impulsa los resultados y cumple Compromisos

Ofrece resultados para lograr el máximo impacto

Es responsable de la entrega de resultados

Delegados apropiadamente

Busca orientación y apoyo donde sea necesario

Se adapta fácilmente al cambio

Se adapta fácilmente al cambio ajustando el trabajo según sea necesario

Fomenta la inclusión y la colaboración

Es inclusivo y colaborativo

Promueve el trabajo en equipo compartiendo ideas y planteando problemas abiertamente

Proporciona retroalimentación oportuna y constructiva

Da retroalimentación oportuna y

constructiva a los

demás

Construye y comparte nuevas perspectivas

Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de

vista

Aplica estrategia Pensamiento

Se comunica y

cumple la visión del

PMA

Adopta la visión del PMA y cómo afecta su papel

Abraza la curiosidad y las nuevas formas de hacer las cosas

Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante

Analiza y evalúa los Considera el impacto

datos de las decisiones

Recopila datos y

Hace preguntas para comparte

conocimientos comprender el impacto para informar las de las decisiones para actividades del equipo sus objetivos

Construye y

Mantiene

Sostenible

Asociaciones

Construye asociaciones

Actúa profesionalmente con socios externos

Colabora para cumplir objetivos comunes

Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia.

Licitaciones y contrataciones

Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria.

Gestión de proveedores

Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.

Información sobre los bienes y los productos/servicios

Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública.

Sistemas y presentación de informes

Utiliza su conocimiento básico de las fuentes de datos, los sistemas de compra y el sistema operativo y los procesos institucionales para desempeñar las tareas diarias.

Ética y cumplimiento

Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.

REQUISITOS MINIMOS REQUERIDOS

Educación: Finalización de la educación secundaria. Deseable un certificado postsecundario en el área funcional relacionada.

Experiencias deseadas:

• Mínimo cinco (5) años de experiencia progresiva en procesos actividades administrativas u otra disciplina afín, de conformidad con las normas operativas del PMA mediante el trabajo diario.
• Experiencia en la realización de análisis y elaboración de informes.
• Manejo de hojas de cálculo (Excel), y demás herramientas ofimáticas.

• Deseable experiencia en manejo de personal.

  Idiomas: Dominio hablado y escrito en español y deseable conocimiento básico/intermedio de inglés.

Plazo para postular: 18 de junio de 2023

Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP (http://www.wfp.org)

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Added 11 months ago - Updated 11 months ago - Source: wfp.org